企业节点检查活动电子档案利用分析

前言：想要写出一篇引人入胜的文章？我们特意为您整理了企业节点检查活动电子档案利用分析范文，希望能给你带来灵感和参考，敬请阅读。

[摘要]“单轨制”归档理念的提出已有多年，但在档案利用载体中纸质档案在档案利用比例中仍占较大的比重。本文从企事业单位检查与审查活动中档案利用的视角出发，从电子档案的法律性、企业检查审查活动的特征以及电子档案在检查审查活动利用中面临的困境与对策等角度出发，探讨电子档案在企业检查与审核活动中的应用。在企业内部自查或外部检查中，档案自身具有的凭证作用愈显重要。通过档案存量的数字化与增量的电子化，大量的档案实现了数字化、电子化，为档案的利用提供了物质基础。数字化管理要求收、管、存、用各个环节电子化，企业电子档案在检查审查过程中发挥利用功能，打通了电子档案管理的最后环节，方便利用者利用档案信息。电子档案强化管理，必然推动电子档案的利用。

一、电子档案的法律性

在2018年召开的第九届中国电子文件管理论坛上，中国人民大学法学院刘品新教授曾提出“不是我们法律界不认电子文件，而是档案部门不认”的观点。电子档案在诸多法律法规中得到认可，如《中华人民共和国电子签章条例》规定：“如果当事人同意，任何机构或个人不得否认电子签章的效力”“经安全电子签章的数据电文具有与原件同等的效力”。

二、企业电子档案与企业检查审查活动

企业档案是企业在生产、经营、管理活动产生的，企业电子档案是企业档案信息化建设的成果。企业档案具有的凭证作用，能够为企业预研创新项目立项、评审、节点检查的提供保障性支撑。

(一)企业电子档案凭证作用档案的原始记录性赋予了档案凭证作用，档案的形成规律及其自身的特点决定了档案是历史的真凭实据，档案是社会实践的原始记录，是可参考的第一手资料。电子档案是一种以电子化方式呈现的档案，同样具有凭证性。因此，企业电子档案能够支撑企业的检查与审查活动。

(二)企业检查审查活动企业检查与审查活动：为保障企业生产、科研与管理的活动有序、合规开展，必要的检查与审查必不可少，检查审查过程中以具有凭证作用的档案作为支撑工具，为检查审查工作提供“抓手”，同时也提高了企业检查与审查工作的效率。企业检查审查活动具有以下特点：1.历时短。在企业管理活动中，工作、项目等检查工作多以“突击”的方式开展，以达到发现问题并解决问题的目的，从而提高工作人员的质量意识。2.时间紧。企业管理检查活动往往以公文的形式通知，在1至2周内检查工作全面展开，企业内部不同组织、部门的检查与审查工作，需要档案部门提供大量档案材料以供其查考。3.任务重。以“突击”的方式开展的企业检查审查工作，在较短的时间内在多部门同时开展检查工作，对于检查者而言是一项繁重的任务，同样对于被检查对象而言也是一项繁重的任务。

(三)企业检查审查活动的流程较短时间内由于用户对纸质档案的依赖，借阅大量的纸质档案需要档案管理人员从库房抽取并交予借阅人，借阅人将借到的档案提供给检查人检查审核。检查审查完毕后，再由借阅人将借阅档案归还档案室，档案管理人员需要检查案卷的情况，随后需要逐件入库上架。具体借阅流程如图1所示。此种借阅模式的弊端在于：1.数字资源浪费。纸质档案本身已存在电子资源，重复使用纸质资源造成数字资源的闲置；2.造成纸质资源的磨损，缩短纸质档案的寿命；3.与企业无纸化办公的策略相悖；4.造成人力、物力与时间的浪费，档案管理人员与借阅人员需要花费更多的人力、时间来完成纸质档案的借阅。

(四)企业检查审查活动新流程构建为有效解决上述问题，减少档案利用者与借阅者的工作量，需重构档案流程，改变以纸质档案为利用载体的方式，使电子档案成为检查审查活动档案利用的主要的载体。企业检查审查需要提供档案作为检查依据时，档案管理部门应直接提供电子文档，而不再提供纸质文档。具体工作流程如图2所示。以电子档案作为检查审查活动的凭证，通过电脑端直接查阅相关档案文件，减少了审查人、被查人与档案管理人员的时间和工作量，提高了工作效率。

三、电子档案在企业检查审查活动档案利用中存在的困境与对策

目前，在诸多的检查审查活动中，利用者大多数要求提供纸质档案。一方面，在传统观念中，查阅利用多是纸质档案利用，对纸质载体的档案产生了依赖性，对电子档案信任度较低；另一方面，电子档案借阅程序较为繁琐且利用不方便。

(一)电子档案在企业检查审查活动档案利用中面临的困境1.利用者使用习惯驱动从东汉蔡伦造纸至今已有近两千年的历史，对于纸张的使用早已深入人心。当今虽然电子产品的数量、种类不断增加，对纸质档案文件使用产生了巨大冲击，但很难从根本上杜绝对纸质档案的固有观念。这种习惯某种程度上造成对于纸质档案的利用的习惯，对于电子档案也产生一种不信任。2.电子档案凭证效用认知缺陷电子档案具有内容可脱离载体、易修改、对系统依赖性大等特点，加深了利用者对电子档案凭证作发挥的质疑。3.文件数字化率的影响目前，国家出台了诸多电子文件与电子档案相关的法律法规，鼓励企事业单位建设数字档案馆(室)，要求对重要、利用率高、珍贵的档案进行数字化，但由于资金、技术、人员等因素的制约，很多企业的馆藏档案完全数字化无法实现。4.企业实行电子签名存在阻力企业实行电子档案数字签名存在阻力并非源于法律方面的认可，而是在于电子签名的权威性与成本之间的平衡关系。考量电子签名实施所承担的成本与所获得的网报二者之间严重失衡，在技术条件成熟的条件下，以营利为目的的企业推广电子签名的困难可想而知。目前部分企业利用自身的技术，在企业内部推广电子签名，不得不承认这是一种“不得已而为之”的方式，但这种方式的弊端也很明显：一方面，电子签名的认可性局限于企业内部；另一方面，涉及到外部人员时，企业内部的电子签名使用则存在漏洞。

(二)电子档案在企业检查审查活动档案利用中的对策1.开发更加友好的查档工具在企业的检查与审查活动中，笔者通过与利用者交流发现，检查者使用电子档案的意愿较低，主要是由于电子档案查看方式便捷性无法满足利用需求。在检查审查过程中，检查者按照“从文档到文档”的检查模式进行业务操作，以查找文档间的关系来检查文档的完整性，从而判定企业科研、生产、管理活动业务的合规性，这也是源于档案是社会活动的记录，档案的原始记录性得以充分体现。加拿大渥太华市档案馆馆长PaulJ.Henry在第十届中国电子文件管理论坛上曾提出“可以使用户通过熟悉的界面与系统交互，而不必考虑是纸质还是电子格式。”开发更加友好、便捷的查档工具，更加有利于推动电子文档的利用。在企业检查审查活动中，对多份档案文件对比的功能需求更加强烈。2.普及电子档案凭证作用的法律常识信息化社会使电子档案在档案管理活动中的地位愈加重要。档案管理部门接收的电子档案数量不断增加，但却并不意味着电子档案管理手段的进步，这种矛盾的存在造成电子档案管理实行“单轨运行、双套保存、多份利用”的尴尬局面。电子与纸质两种载体同时运行，一方面反映了电子档案管理不成熟的境况；另一方面也反映他们对电子档案的不信任。而这种不信任不仅存在于档案管理者身上，档案利用者同样存在不信任的心态。对于电子档案法律凭证作用的常识需要进一步普及，双套保存的根源在于电子档案保管策略，电子档案管理技术的逐步成熟必然会实现保管的单轨制，而非法律上的不认可。3.简化审批手续电子档案在企业检查审查活动中得不到认可还在于电子档案利用繁琐的审批手续。在企业内部，要获得一份档案文件，特别是跨部门产生的档案文件，审批手续过程可以称得上“道道壁垒”。对于文件管控，一部分企业也是出于保护企业(商业)秘密的初衷，但无法避免造成利用档案文件的重重壁垒。电子档案的利用也是如此，审批过程由线下到线上，通过鼠标的点击，简化了审批手续程序，但不可忽视的是，具有审批权限的人员无法保证每时每刻坐在计算机前，审批的及时性无法得到保障。应进一步简化审批手续，特别是在重大检查审查活动中，在保证电子档案信息内容安全的前提下，能够实现快速地使利用者获得所需的档案文件。纸质档案在档案利用中仍占有较大的比重，然而“单轨制”归档理念的提出已多年，电子档案利用愈凸显其重要性。我们要以企事业检查审查活动中电子档案的利用为切入点，从电子档案的法律性、企业检查审查活动的特征以及电子档案在检查审查活动档案利用中面临的困境与对策等角度出发，探讨电子档案在企业检查与审查活动中的利用方式，从而提高利用者对电子档案的认可度，推动企业数字档案馆(室)建设以及档案信息化建设。

参考文献：

[1]薛四新.电子档案单轨制管理的关键问题研究[J].浙江档案，2020(7)：17-20

[2]刘贞伶.电子档案法律证据价值的维护研究[J].档案与建设，2020(1)：38-41+33

[3]刘俊，彭蒙蒙.企业电子文件归档和电子档案管理的启示[J].中国档案，2019(2)：64-65

[4]李纯.电子档案管理若干问题的思考[J].山东档案，2016(5)：41-42

[5]孙兆伟.关于用电子签名技术及其法律解决电子档案法律效力问题的思考[J].浙江档案，2007(5)：44-46

作者：马敬济 夏倩 单位：图书情报专业硕士研究生