电子技术在档案管理工作中的作用

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电子技术近年来在档案管理工作中的应用水平在社会的发展推动下有了很大的提升，并且在电子技术相关研究人员的不断努力下，电子技术在档案管理中应用的水平逐渐趋于成熟，并且在档案管理工作中发挥着重要的作用。主要以电子信息技术在档案管理中的作用为研究重点，提出了笔者自身的几点建议，希望可以有利于提高电子技术的进一步应用。

1电子技术在档案管理领域应用的必然性

档案工作要适应信息时代的要求，必须有一支政治素质好、专业水平高、工作能力强的档案管理队伍才能适应经济社会发展的需要，提高档案人员的信息技术应用能力势在必行，它是提高档案管理工作的前提。先进的科技手段打破了传统的档案管理的物理时空的限制，使人们对资源的查找有了快捷、便利和及时的方式，现代化的信息库，也可以加强档案管理系统之间的联系和交流，为不同的用户需求提供了多样化的选择空间，档案工作要适应这些新的东西，要求我们档案工作者，在整个档案的信息管理工作方面，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要，档案管理也只有渗透新理念、运用新技术、才能开创档案管理工作的新局面。

2电子技术在档案管理中的作用

通过上述研究可知，电子技术在档案管理中的应用是社会发展的必然，所以，要档案管理方面的相关人员要加强对电子技术的重视和学习。并且在研究其应用作用的基础上促进电子技术的进一步发展。笔者在此对电子技术在档案管理中的作用进行了一定的探索，希望可以提高档案管理工作的水平而做出一些贡献。

2.1促进计算机网络将馆藏数字化

所谓“将馆藏数字化”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。

2.2利用网络进行档案著录、标引等工作

技术的进步使得档案著录可以通过档案管理软件而在计算机上进行操作，著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容摘要等方面。档案标引是依据档案分类法和主题法将档案主题概念转换为档案标识的过程，这两项内容为快速查找档案提供了很好的途径。传统的著录是在卡片上进行的，而在计算机上进行著录和标引，使得查找档案十分便捷。

2.3加强对电子文件进行管理

计算机网络给传统的档案工作带来的最大改革应该是电子文件的产生。电子文件是计算机技术运用的产物，从形式上看，它是数字化的，但由于它是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，档案部门应针对单位移交产生的电子文件开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系。

2.4利用网络进行档案信息网络开发利用

网络最根本的价值就在于其本身就能提供越来越完善的信息服务。网络信息资源存在着数量大、类型多、范围厂、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，更不用说深层次开发与利用。因此档案部门应做好两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化、链接化，以便引导读者快速查找到所需信息；二是根据需求，直接通过网络采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可以提供利用的二次数字信息资源。无论是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。电子信息技术在档案管理中作用的研究涉及的方面有很多，所以，对于其作用的研究就可以从多个角度进行考虑。而以上仅仅只是笔者对于电子技术作用的几个主要方面的研究，并且由于笔者对于电子信息及档案管理方面的研究能力有限，所以上述研究也比较浅显，仅仅凭借这些研究来提高档案管理工作中电子技术应用的水平是远远不够的。因此，对于电子信息技术在档案管理中的作用的研究还有待进一步加强。综上所述，对于电子信息技术在档案管理中作用的研究无论是从理论研究方面，还是从实践研究方面都取得了很大的成绩，并且为档案管理领域的发展做出了突出的贡献。然而，我们在看到其成绩与发展的同时，也应该意识到电子技术的不断发展以及社会对档案管理领域需求的逐步提高使得对于电子信息技术在档案管理中作用的研究也必须要不断的向前发展。因此，我国档案管理领域的相关人士应该加强对电子技术的重视和研究，从而大幅度的提高我国档案管理工作质量以及效率的提高。

作者：谷雪 单位：红色边疆农场人力资源和社会保障科