高校教学资料课程单位存档方案设计分析

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摘要：高校教学资料的规范化管理有助于各项教学检查和评估工作的开展。“以课程为单位”的存档方案，给出了不同类型课程的资料清单。根据工作角色的不同，制定了存档的工作流程，并对存档后资料的质量控制、调阅和归还等操作进行了规范。存档方案在实际工作应用中取得了较好的效果。

关键词：存档方案；教学资料；课程

高校的教学资料是指各级教学部门在教育、教学的运行过程中产生的各种文档、报表、图片及音视频材料等[1]。这些资料在各级教学检查和教学评估中，作为重要的佐证和支撑材料，再现了教学管理和运行的过程[2]。对教学资料进行规范化的管理有助于高校各项教学检查工作的开展，同时也体现了学校的整体办学和管理水平。但是，教学资料往往数量较多，种类繁杂，而且很多资料没有纳入到学校的档案管理范围内[3]。在学校没有统一归档的状态下，这些教学资料都散置于二级学院或者专任教师处。教学资料管理不规范的现象比较常见，甚至资料遗失的情况也时有发生。这就导致了真正需要用到资料时，查找比较困难，有时为了教学检查和评估，出现了应急补材料的情况[4]。为了对教学资料进行规范化的管理，上海健康医学院下属的医学影像学院拟定了一套“以课程为单位”的存档方案，并在学校的教学检查和专业达标预评估中得到了应用，取得了较好的效果。

1以课程为单位的存档方案

整个存档方案的基本思想是：将同一门课程的所有教学资料，按照不同年级进行集中统一归档。这样在各级教学检查和各类教学评估中，根据不同年级和课程名称，能够很方便地查询并调阅到相关的教学资料。

1.1不同类型课程及其关键教学资料

在存档时，根据实践教学的不同，将所有的课程分为以下四类：纯理论课程、含课内实践的理论课程、纯实践课程和毕业设计或实习类课程等。纯理论课程是指没有实践环节的课程，如高等数学，大学英语等。含课内实践的理论课程是指课程里面有小实验等实践环节的课程，如C程序设计等。纯实践课程是指在一定教学周内集中实践的课程，如工程数学与医学图像处理实训等。毕业设计或实习类课程是指毕业设计、行业见习和毕业实习等。不同类型的课程所产生的教学资料差异较大，存档时要厘清各自的关键教学资料，有针对性的提出不同的规定和要求。

1.2课程单位的说明

在各级教学检查中，一般都是按要求选取一门或者几门课程，进行教学资料的调阅。在存档时，以课程为单位将该门课程的所有相关资料存放在一起，能够很方便的进行查阅，也能更全面的展示课程的授课情况。以课程为单位存档时，应该注意分年级归档，也就是不同年级的资料应该分开存档。另外，若某一年级的某一课程，有多个班级分班授课的，归档时并不分班。该门课程所有班级的资料集中归档于一处。若同一门课程分两个或多个学期授课时，也要将所有资料集中归档在一起。可以看出，以课程为单位归档时，需要对课程的情况做一个比较详细的记录，这样在进行教学检查时，能一一对应，更方便的厘清各项教学资料。在本存档方案中，设计了一个课程情况记录表，如表2所示，对课程的学时、授课教师、授课情况等做了较详细的记录。

1.3教学资料的清单

专任教师在提交归档材料时，往往会存在一些遗漏的情况。我们在设计存档方案时，到各教研室进行充分调研后，形成了一个以课程为单位的教学资料清单。清单中列举了本校所有可能出现的教学资料，专任教师在整理资料时，可以依据清单中所列项目，结合自己所授课程的类型进行整理；不适用的清单项目也要求专任教师注明。资料清单主要项目包括教学日历(电子版)、教学日历(纸质版、教学日志(纸质版)、教案(电子版)、教材(出版教材)、自编教材(电子版)、自编教材(纸质版)、实训讲义(电子版)、实训讲义(纸质版)、试卷册(纸质版)、学生实验报告(电子版)、学生实验报告(纸质版)、课程情况记录表、课程材料异常情况说明表等。

1.4不同角色按流程完成归档工作

在存档方案设计时，我们将参与存档工作的人员分成了4种角色。(1)专任教师，负责所有课程资料的整理与提交；(2)教研室主任，负责核实专任教师所整理资料的完备性。专任教师在提交材料前，需要教研室主任签字确认；(3)是院办，负责存档工作中的硬件准备和相关服务工作；(4)档案员，最终资料都是提交给档案员统一归档。另外，我们针对不同的角色，结合学院的情况，设计了一个归档的流程，如图1所示。能够看到，专任教师一共需要进行9个步骤，才能完成归档工作。教研室(或实训中心)需要进行2步确认。院办在存档过程中提供支持。学院的档案员一般都是由专任教师兼任，方案设计时，尽可能减少档案员的工作量。在这个方案中，档案员仅需要按照课程的不同，最终进行教学资料的接收。

2归档后的运行管理

2.1存档质量的两级监控

课程资料存档时，涉及到多个专业和众多的课程，存档的质量和资料的完备性需要进行监控。我们设计的方案中，对存档质量进行了两级监控。第一级是教研室层面。在所有资料提交前，教研室主任需要对照存档清单，核实专任教师存档材料是否正确，是否有遗漏。核实通过后，教研室主任需要签字确认。第二级是学院层面。学院的存档监控方式是抽查。由教学副院长发起，会同教研室主任、院办主任和教学秘书等，对每一个教研室随机调阅3门课程，检查归档材料的正确性和完备性。教学秘书对抽查情况做记录。如果同一教研室抽取的课程有2门以上(含2门)不合格，所归档学期的整个教研室的所有课程全部进行整改，并将整改情况报学院备案。如果仅1门课程检查不合格，由教研室内部组织自查整改。

2.2定期存档和专人管理

课程资料的存档需要定期进行，并由档案员进行专人管理。在我们的方案中，课程资料存档每个学期进行一次。具体时间安排在每学期补考结束后的第二周。补考结束后，课程的成绩、试卷册等资料都齐全了。跨学期开设的课程，等所有授课内容结束后，再行归档。专任教师有3周的时间用来整理并提交资料。每学期的中期，配合学校的教学检查，学院完成存档质量的抽查工作。存档资料由专人负责管理。我们的方案中，有兼职的档案员来负责归档材料的接收和管理。档案员会对所有课程的归档情况作出记录，并在中期检查前，向学院汇报课程归档情况。对未按期归档的课程，学院会通知到课程组的负责人或专任教师，要求课程组在规定时间内完成归档。档案员在教学检查和评估工作中，也要配合学院开展工作。

2.3规范的调阅和归还流程

课程资料完成归档后，在后续的各级教学检查和评估中，经常会被调阅。在以往的工作中，曾经出现查完一次，就乱一次，需要重新再整理的现象。在归档方案中，我们在专人管理的基础上，对资料的调阅和归还流程做了规定。教研室或评估办公室可以向档案员调阅归档后的资料。在调阅时，需要记录日期、调取的资料名称和份数、用途等，并签字确认。使用完成后，由调阅人向档案员进行归还操作。归还时，档案员需要检查被调阅资料是否完好或遗漏。确认通过后，调阅人在归还栏再次签字，完成归还操作。

3存档方案的应用

本存档方案制定后，医学影像学院在“医学影像技术”专业达标预评估和学士学位授予单位审核预评估中得到了应用。在专业达标预评估中，根据现场专家的要求，调阅了4门课程的资料，完成了试卷、教案、学生实训报告等教学材料的检查。评估专家对学院教学材料的存档形式也给予了肯定。在学士学位预评估中，教务处要求对课程的实践教学部分进行检查。各教研室根据教务处所列的课程清单，很方便和快捷的完成了资料的调阅和送检工作，并按流程进行了归还。

4结论

二级学院在教学资料的存档方面一直存在着一些困扰。教学资料种类多，又没有完全纳入学校档案的统一管理，造成了管理的混乱。本文设计了一个资料的存档方案，给出了存档的清单，并分清了不同的角色和各自的存档流程。方案也对资料存档后的运行管理进行规范。这个方案在医学影像学院的实际工作中得到了应用，取得了较好的效果。

参考文献

[1]袁双云.高校教学资料规范化管理的思考[J].教育教学论坛，2017(12):19-20.

[2]杨晴，于秀敏，范海荣，等.做好二级学院教学督导工作加强教学质量监控体系建设[J].文教资料，2014(33):135-136.

[3]李建英.谈“教学质量工程”项目材料的归档[J].价值工程，2014(8):265-266.

[4]刘红敏，徐纪伟.医学院校教学检查的探索与实践[J].卫生职业教育，2015(16):29-30.

作者：肖寒 程敬海 桑玉亭 单位：上海健康医学院医学影像学院