房地产权属档案管理

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房地产权属档案是指房地产行政管理部门在房地产权属登记、测绘、调查、转移、变更等业务办理工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的原始记录和重要历史凭证。伴随着房地产市场中房屋交易日益增多，房地产权属档案的重要性日趋显现，已经成为保障房地产权利人合法权益的关键凭证。

一、房地产权属档案的内容

房地产权属档案涉及千家万户的切身利益，是极为重要的民生档案。据不完全统计，上海市自20世纪末重新恢复房产交易至今已累计形成房地产权属档案2100万册，已成为上海市房管专业档案的重要组成部分。从房地产权属档案涉及的内容看，主要有四大类。其一，房地产权利人、房地产权属登记、确权、转移、变更、设定他项权利等的证明和文件材料；其二，房屋及房屋所占用的土地使用权权属界定图、房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等图纸资料；其三，房地产产权登记时产生的各种文件材料；其四，反映和记录房地产权属状况的各类声像信息资料。

二、房地产权属档案的特性

房地产权属档案作为记录房地产权属信息的重要民生档案，其自身的价值决定了它具有专业性强、动态性大、真实性高、完整性强、价值性久等五大特性。

（一）专业性强

房地产权属档案的专业性体现在它是由房地产行政主管部门在业务办理时形成的专业档案。房地产权属档案具有专业的管理办法——权属登记须“图、卡、册、档”齐全，其中“图”是指房地产平面图等，“卡”是指房地产卡片，“册”是指房产登记簿，“档”是指房地产权属管理过程中形成的文字材料。

（二）动态性大

房地产权属档案的动态性体现在其内容会随着房屋产权的变动而变动。一套房屋从产生到灭失，会经过不断地转售、转租、抵押、冻结等，权属档案真实地记录了这些变化。这一特性也使房地产权属档案的管理具有复杂性。

（三）真实性高

房地产权属档案真实性体现在其记载的房屋所有权归属，是房屋产权最原始的凭证，是产权变化沿革的原始记录，具有法律效应，是房地产行政管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地差纠纷的主要依据。

（四）完整性强

房地产权属档案完整性体现在权属档案是“房地结合”及“图档结合”的管理模式。“房地结合”是指房屋产权登记遵循房屋所有权和房屋所占土地使用权的权利主体一致。“图档结合”是指权属档案需将图纸档案与权属档案结合进行管理。

（五）价值性久

房地产权属档案的价值性体现为其记载的房地产价值性高。房地产属于不动产，具有价值高、持有周期较长的特点，其在个人财产中占有极其重要的地位，是百姓重要的物权权益，关系到产权人的切身经济利益。房地产权属档案的特性，使其在房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋征收、税务部门纳税等领域发挥着极其重要的作用。

三、上海房地产权属档案的管理现状

（一）房地产权属档案数量与档案

管理专业人员数量、质量不匹配房地产权属档案是房地产行政管理的核心与基础，是重要的凭证性档案，占全市房管专业档案总数的95%以上。随着法制建设的不断完善以及群众法制意识的不断提高，在遇到有关房产纠纷的各类诉讼、仲裁案件时，人们都会运用法律武器维护自己的合法权益，此时房地产权属档案的凭证性、原始性、专业性、法律性等价值就得到了完全的体现。自1995年《房地产登记条例》颁布以来，上海一直采用“房地一体”的登记体制，房地产权属档案多数集中在各区房地产交易中心或由各区档案部门保管，呈多样化、属地化、分散式管理。许多档案管理人员对权属档案的登记流程不熟悉，无法正确查证权属档案的质量，只是被动地交与收，使许多不符合归档要求的资料也混迹其中。专业档案管理人员不仅要管理档案，还要接待大量的档案查阅人员，其人员数量和权属档案数量相比较匮乏。

（二）房地产权属档案保管期限鉴

定不到位，导致库房严重胀库目前，据上海房地产交易中心初步统计，全市现有房地产权属档案2100万卷，并以每年15%的量递增。由于房地产权属档案的特性，房管档案保管部门多将其保管期限列为永久保存。随着房地产市场交易的日益增加，房地产权属档案的数量也在剧增，但由于档案管理部门没有制定相关的鉴定销毁制度，无法及时开展房地产权属档案鉴定销毁工作，使存放房地产权属档案的库房面积严重不足，这对房地产权属档案的管理方法提出了严峻的挑战。

（三）房地产权属档案的管理模式，使档案出现大量重复件

目前，房地产权属档案的整理实行“一号一卷”的模式。以房屋号为单位建档，将权利人的所有登记档案、变更、转移、他项权利登记及注销等资料集中存放，合并成一卷。由于缺乏统一的标准规范，其保管期限的认定缺乏明确性，以致档案管理部门无法开展鉴定、销毁工作，类似他项权利注销、房屋征收注销、房改房注销等利用率较低的档案资料占据了较大空间。此外，由于权属登记业务部门办理流程的需要，相关案卷中出现许多重复件，案卷自身量的膨胀，也在一定程度上造成了胀库。

四、加强房地产权属档案管理的建议

（一）规范房地产权属档案的收集

范围，确保文件材料的完整、齐全根据2001年建设部第101号令《城市房地产权属档案管理办法》的规定，房地产权属档案管理部门应确保档案中四大类文件材料的收集齐全，保证其真实性，要严格按照规定，对房地产权属档案的各种资料进行验收，保证权属档案与权属现状相一致，以确保房地产权属档案的客观、真实。

（二）改变现有房地产权属档案管理模式，对其进行“集约化”“动态化”管理

“集约化”管理是档案管理机构为提高效率而采取的一种做法。“集”即“集中”，指集中人力、物力、财力、管理技术等要素，对房地产权属档案进行集中管理。“约”是指以节俭、约束、高效为价值目标，达到降低成本、高效管理的目的。上海市、区两级的房地产交易部门应建立健全房地产权属档案全市统一的管理模式。随着房地产市场的日益强大和日趋健康成熟地发展，交易过程中产生的权籍档案也将有增无减。而权属档案数字化的开展，使房地产权属档案的影像件得到充分利用。在“加强管理、充分利用”的前提下，实现房地产权属档案统一管理、统一存放、统一查阅，从根本上解决当前权属档案多头管理、零散存放、多部门查阅的管理体制问题。对利用率较低的房地产权属档案，如贷款结清的抵押房地产登记资料、已办理房屋交接的预告房地产登记资料、已发生产权转移的历史房地产登记资料等，可以移交到全市统一的库房进行存放，查阅时使用相关的影像件。“动态化”管理是指以房屋单位为基本单位进行房地产权属档案的管理。有关该房屋的产权转移、名称变更、他项权利设立等都应该体现在这一盒档案案卷中。房屋情况出现异动变更时，对其进行整合，归入最初的权证号档案中，并在其权证号的相应位置插入标识卡指引其去向。同时，根据整合的纸质档案对应电子档案进行相应的标注、修改，以便随时能便捷地检索到与实际相符的动态电子档案。

（三）加强房地产权属档案的鉴定、销毁工作

各级房管部门和交易管理机构应当切实加强房地产权属档案鉴定工作，从有利于发挥档案的作用、便于档案的安全管理及应对突发事件出发，提高档案案卷质量，优化档案构造，有效精化馆藏，降低管理成本。在国家尚未出台具体标准前，房屋管理部门可会同各级档案管理部门、理论研究机构先行试点，制定有关房地产权属档案管理技术规范与标准，从制度上规范房地产权属档案的归档范围、保管期限、档案鉴定等技术要点，可参照住建部《房地产登记技术规程》要求，制订房地产权籍档案鉴定销毁范围：1.抵押权登记已注销满5年；2.查封登记已解除满5年；3.地役权登记已注销满2年；4.预告登记已注销满2年；5.异议登记已注销满2年。按照房地产权属档案的鉴定和销毁条件，将已建立异地容灾体系数据存放点完成房地产权属档案电子目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理和异地保存工作的需销毁的房地产权属档案，列入正式鉴定、销毁程序。

（四）利用信息化成果，弥补档案整理立卷模式的不足

从档案产生源头抓起，精炼档案材料，及时对房地产权属档案进行数字扫描，利用信息化手段，改变落后的立卷模式和排架方式，实行多方位快速检索和动态管理，从业务部门登记收件环节起即剔除权属档案的重复件，从源头把关，达到精简档案的目的。把房地产权属档案的管理和应用工作理顺，加快权属档案影像资料的利用。同时，在范围上做到全覆盖权属档案影像资料，在时间上对权属档案的数字化做到及时、高效，并且做细、做深权属档案的影像资料工作，这样房地产权属档案的管理和应用工作才能更上一个层次。同时，把纸质权属档案按条件有规划地集中存放，在利用时使用影像件，以大大降低库房的胀库率，使权属档案的使用率、有效性都大大提高。

（五）加强库房管理，使“八防”措施落实到位

1988年1月15日城乡建设环境保护部印发的《城乡建设档案保管期限暂行规定》规定，城乡房地产权属档案需永久保存。而保存房地产权属档案的库房在技术管理方面要坚持“以防为主，防治结合”的原则，并做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”工作。要科学地安设温湿度记录仪表，配备去湿机，空调设备，设置消毒室或消毒箱，配置空气过滤装置，定期进行虫霉检查和处理，配备消防器材，安装火警及防盗报警装置，实施防盗措施等，以保证房地产权属档案有良好的保存环境。房地产权属档案管理是房地产专业档案管理范围内一个极为重要的领域，涉及百姓民生。随着社会经济的进一步繁荣和法制的不断完善，其管理理论、技术、方法都值得深入研究，需要档案管理人员加强学习与研究，结合实践、开拓创新，以负责、务实的态度开展交流与讨论，积极制定相关的房地产权属档案管理性标准，改变和提升“集约化”和“动态化”管理模式，充分利用现代科技，更大程度地发挥其在城市发展建设、社会民生服务、保护百姓切身利益、维护社会安定等各方面的作用。

作者;陈之瑜 单位：上海市住房保障和房屋管理局档案管理中心