加强房地产档案管理研究

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一、房地产档案的重要性

1.房地产档案具备较强的法律效力，有利于处理交易后产生的纠纷。房地产档案涵盖了较为丰富的内容，包括房地产建设过程中的相关证明材料，里面的所有材料都要经过相关部门的审核，具有一定的权威性，一旦发生纠纷，可以作为双方解决问题的重要参考依据。房地产档案信息的全面性，也充分体现了房地产档案的价值，其真实可靠性受到法律的保护。房地产档案归档范围广泛，时间跨度较长，涉及部门较多，在数据齐全的情况下，价值利用也大，对社会经济发展的作用也日益凸显。2.房地产档案是政府部门制定城市规划发展的重要参考依据。房地产档案信息齐全且精准，记录了城市建筑的历史特点，有一定的借鉴意义，为城市建筑、传统文化的传承提供帮助，有利于规划部门掌握准确的数据，梳理城市建筑的历史脉络，制定科学合理的规划。政府部门可以从房地产档案中吸取精华，取长补短，在继承优秀传统的基础上，开展卓有成效的创新研究工作，从而作出更有效的判断。随着城市发展的日新月异，政府部门在制定城市建筑规划、开展论证工作时，都对房地产档案的历史信息给予了足够的重视。3.房地产档案能够保护房产拥有者的合法权益。房地产档案是房产拥有者重要的支撑材料，也是房产证丢失后唯一的证明材料，其重要性不言而喻。由于具有较强的法律效力，所以它是神圣不可侵犯的，能够很好地保障房产拥有者支配和使用自身财产的合法权益。房产拥有者进行房产交易、评估、抵押等活动时，房地产档案都可以有力地支持房产拥有者的一切合法行为，使其合法权益不受到任何的损害。尤其是当双方争执不下时，可以很好地起到保障房产拥有者合法权益的作用。

二、房地产档案管理面临的问题

1.档案管理人员的综合素质不高，欠缺一支专业化的管理队伍。档案管理人员的素质高低直接影响到房地产档案的归档、查询等水平，决定了档案管理的质量高低。目前，很多房地产档案管理人员的学历偏低，且没有经过系统化的培训，不能熟练掌握计算机技术专业化管理水平不高，档案的信息化建设能力不足，思想上也没有足够的重视，因此，不能开展行之有效的科学化管理，严重降低了档案管理的工作效率，不利于档案科学化管理水平的提升。2.房地产档案内容载体比较单一，档案的存在形式无法适应时代的需求。由于历史的原因，很多档案都局限于文字资料，对于拆迁审批、房屋纠纷和房产的影像等重要信息，都不能很详细地记录，无法满足广大用户的需求，加上不能很有效地加以保管，导致很多房地产档案信息不够具体和完整。房地产档案在得不到有效管理的情况下，其抗风险能力也会随之降低，一旦发生天灾人祸或者遇到不可抗力的情况，就会遭受到破坏性的打击，资料也会因为保存单一的缘故而损失殆尽。3.房地产档案的利用率不高，价值无法得到凸显。档案只有得到经常性的利用，才能不断更新，不断增加内容，从而有效地提升档案的价值和作用。但是在实际情况中，大部分的档案处于堆积状态，没有人查询，没有得到充分的利用和开发，无法发挥出真正的优势和价值。档案管理人员也没有与时俱进的意识，没有主动去开发房地产档案的功能、发挥其作用，因此，极大限制了房地产档案在实际工作中的作用发挥，也降低了档案的利用率，使其隐藏的很多重要价值无法得到充分的展现。4.房地产档案管理信息化体系不够完善。很多单位虽然将开发档案的信息化管理技术提上议事日程，但是还处于摸索的阶段，对档案信息化管理技术的各项优势了解不足，加上对信息化各项设施投入不够，没有管理人员培训计划，没有建立科学合理的制度规定，对房地产资源的整理和归档不到位，种种因素导致了房地产档案管理信息化体系无法建设到位。科学的检索系统没有建立，也大大制约了房地产档案朝着利好的方向发展，与新形势下房地产档案信息化建设要求相违背。

三、加强房地产档案管理的对策

1.加强工匠精神的宣传，提高档案管理人员的综合素质。组织档案管理人员开展工匠精神培训学习，加强对工匠精神内涵的深入学习，让每一个人做到将其内化于心外化于行，对工匠精神有深刻的领会，并融入自己的业务工作中。只有当档案管理人员真正做到用工匠精神武装自己，凡事都追求完美，做到精益求精，才能进一步提升档案管理的水平。加强档案管理人员的业务素质培训，着重提升法律法规知识运用、计算机基础应用等方面的能力，使档案管理人员既知法懂法，又具备熟练的实际操作能力，成为档案管理的中流砥柱。加强档案管理队伍建设，重视档案管理人员职业道德和专业素养的培育，注重专业能力的提升，灌输档案管理工作高于一切的意识，做到从内心接受、喜爱档案管理工作岗位，愿意为档案管理奉献终身，加强管理能力的培养，注重老中青梯队建设，为房地产档案管理事业的发展积累宝贵的人才资源。2.创新档案的载体，丰富档案的收集功能。档案管理人员要拓宽知识面，做到熟练掌握现代先进技术，并将其应用于房地产档案信息的收集工作中，不断创新工作方式方法，既做到质的提升，又有量的变化。通过熟练掌握计算机技术、音频技术，对档案信息进行包装护理，既让档案的质量得到有效的提高，又可以使档案的内容更为生动、形象、直观，更易于为客户所接受，也便于归档、整理、查询。要不断拓宽档案信息的收集渠道，多角度、多层面开展档案的收集工作，做到档案资料的完整性和丰富性相统一。要充分评估档案管理中遇到的风险因素，制定出相应的对策，以应对突发状况，保证档案的抗风险能力。要落实电子归档和备份制度在档案管理中的建设，在整理纸质资料的基础上，对所有资料进行相应的电子归档和备份，保证资料的永久性保存，既实现归档、整理的便利性，又实现档案查询的快捷性，使档案的管理建设朝信息化迈出坚实的一步。3.重视档案的开发和利用，提升档案的价值。要把档案资源的开发与推广利用作为档案管理工作的重要一环，给予其足够的重视，使档案的价值得到充分的展现，并保持持久不衰的生命力。要建立开放式的资源平台，方便政府、企业或者个人的查询，在档案管理中充分运用网络技术的优势，达到档案资源共享的目的，从而实现档案资源的有效开发，档案的价值也在这一过程中得到最大化。进一步完善房地产档案的查询系统，建立方便快捷高效的档案检索查询系统，建立分门别类、多层次的检索体系，方便用户的查询，提高工作的效率。要确保档案信息的数据与实际情况保持一致，做到不断更新档案检索查询系统的数据，既保证数据的一致性，又保证数据的准确性，从而实现档案的权威性。要不断提升档案的利用率，通过提高日常的归档整理速度以及档案查询速度，使房地产档案的利用率得到有效的提升。4.完善档案系统，加强档案信息化体系建设。要在档案管理中开展现代化和信息化建设，建立先进的数据录入系统和查询检索系统，着眼于推广和普及先进的信息化技术和网络技术，进一步提高档案工作的质量和效率。要加强档案管理软硬件的提升，注重管理人员信息化能力的提升，实现制度上墙、技术上手的目标，确保档案管理工作随着时代的进步不断前进。要加强档案管理人员的培训，做到熟练掌握信息化系统操作，既保证设备的先进性，又做到技术人才的管理水平上一个台阶，使设备与人才都能做到与时俱进，都实现质的飞跃，为保证房地产档案适应社会发展奠定坚实的基础。要加强档案各项管理系统的安全性能研究，建立房地产信息安全系统，在确保信息覆盖面广的基础上，做好房地产档案信息的保密工作，以及实现房地产档案信息的共建共享，从而有效地提升档案信息化水平。房地产档案管理工作需要随着时代的发展，不断调整自己的角色，通过自身由内而外的变革，融会贯通新房屋管理时代工匠精神，才能更好推动社会经济的发展，发挥更大的促进作用。房地产档案管理部门要结合工匠精神，提高档案管理人员的综合素质，创新档案的载体，重视档案的利用，加强档案的信息化建设，从而实现档案工作软硬件齐上新台阶，真正做到提高档案工作效率、实现档案价值的最大化。

作者：肖劝治 单位：泉州市不动产交易登记档案馆