房地产档案管理工作策略探讨

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【摘要】房地产档案是档案的重要构成部分，我国房地产档案管理工作主要是对档案进行收集、整理与保管等，这要求房地产工作人员要做好档案管理工作的记录与保管，通过科学的管理手段不断提高管理的有效性。本文将对房地产档案管理工作现状展开合理的分析，明确管理中的不足，并提出有效的对策，进一步提高档案管理水平。

【关键词】房地产；档案管理；文书档案；策略

房地产档案是房地产工作人员对房屋产权交易各项信息进行整理和保管的重要内容。现阶段，由于房地产档案管理环境的改变，使得档案管理模式受到一定的挑战，档案在管理保管及利用方面出现很多问题，这在一定程度上加大了房地产档案管理工作的难度，要求单位管理人员意识到档案管理的重要作用，从而采取有效的措施解决此类问题，提高档案档案管理的有效性，使自身的工作能力和管理水平都得到极大的提升。

一、房地产档案管理工作的重要意义

房地产档案管理指的是房地产行政管理部门在房地产发证登记、交易买卖等活动中，通过收集整理的方式将产权人房屋状况以及土地占用情况汇成完整的产权信息，并利用图纸、照片、录音等载体将其统一归档，作为日后产权变更的依据。因此，房地产档案管理人员的工作水平，会对档案利用效率起着决定性作用，为了更好地适应当下我国社会的需求，需要通过正确的管理方式来保证档案管理的有效性，同时还要按照相关法律规定依法对房地产档案进行管理，以此来促进房地产档案管理的权威性和实用性，使其价值得到充分发挥，同时，还要利用现代化的管理手段，实现数字化档案建设，对提高档案管理效率起着积极作用。

二、房地产开发企业档案管理现状

（一）档案管理创新意识不强。随着我国经济社会的发展，房地产档案在不断增多的同时，档案利用效率也在不断增长，人们对所提供的服务质量和要求也在不断增多，这要求档案管理人员在原有工作职能基础上不断提高自身的行政管理水平和服务水平，具有良好的服务意识，同时还要不断与时俱进，细化档案管理规则，提高档案管理的先进性。当下房地产档案管理人员不论从自身的工作能力上还是创新意识上都比较欠缺，档案管理效率低下，不利于对档案进行有效利用。

（二）培训工作不到位。房地产档案管理培训工作的开展，对提高管理人员的专业能力以及现代化水平起着积极作用，房地产档案是城市房地产管理的综合体现，而当下我国房地产档案管理人员自身技能方面存在一定的欠缺，无法掌握基础的计算机基础理论操作，进而影响了档案管理的有效性和管理质量。

（三）电子档案的归档及保存不利。随着我国科技水平的提升，信息化技术在各个领域中得到非常广泛的应用，房地产行业加强了对先进技术的应用，提高了档案整理效率和水平，通过建立数字化信息系统，促进了档案管理的便捷化程度，与传统人工档案整理方式相比，有着一定的先进之处。信息化水平提高的同时，也对档案的安全性带来一定的威胁，电子档案数量信息较多，如果不准确筛选，就很容易出现错误。

三、做好房地产开发企业档案管理的策略

（一）加强制度建设，建立运行机制。加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，应建立一个完善的继续教育管理制度，如登记、统计、考核、奖励等制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制，约束激励机制可以在一定程度上提高档案管理工作人员的紧迫感，使其能够积极参与到继续教育中来，提高自身的档案管理水平。比如档案管理工作人员上岗前以及轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，从而大大提高档案管理人员参加教育培训的动力。

（二）建立奖惩机制，细化监督考核。要想提高档案管理人员对档案管理的重视程度，需要档案管理人员认识到工作的重要性，并通过《档案法》以及相关档案工作来展开正确的教育，将其作为一项法律义务尽职尽责完成，提高工作的自觉性和主动性，使档案管理效率得到保证。同时，还要将档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，做好对档案材料的有效控制，定期开展考核工作，做到赏罚分明，才能提高档案管理效率和水平。

（三）加强人力资源建设。房地产档案工作对工作人员的专业性要求较高，档案工作人员素质的高低决定档案工作的优劣以及档案价值。档案工作人员的素质具体体现在：首先，档案工作人员应具备一定的文化素养。具有较强的逻辑思维能力，可以在大量档案信息中提取到有价值信息，并将其开发利用成果完整表达出来。同时，还需要档案管理人员具备掌握基础的计算机操作能力，可以对不同年份的档案数据进行对比分析。其次，档案管理人员应具备一定的专业素质。熟悉相关法律规定，明确房地产开发利用方向，能够独立办理各项业务，掌握档案开发利用方法。最后，档案管理人员应具备一定的职业道德素养。有良好的责任心，端正自己的服务态度，真正做到为人民服务，不违法交易，不以权谋私，坚决维护档案信息的机密性，坚守岗位职责。房地产档案管理部门应积极开展工作人员的培训工作，通过各种方式来保证学习效果，从而使档案工作人员的整体业务素质能力得到提升。

（四）增强主动服务意识。房地产部门要不断提高自身影响力，采用网络媒体等方式对房地产档案价值进行宣传，使更多人可以重新认识、了解房地产档案，以期不断提高房地产档案利用效率，为社会经济建设开展提供一定的便利。具体从以下几方面开展：首先，要做好房地产权属登记服务。产权档案因其自身存在的动态性，因此在产权形成后，往往会随着房地产权属转移而不断发生改变，这也是产权管理中最重要的信息资源，是确认变更行为是否合法的重要依据。其次，做好房地产交易审查服务，随着房地产发展前景逐渐广阔，房地产交易也变得活跃起来，要想保证交易的有效性，就需要通过房地产权属档案来进行查证。最后，为法院解决房地产纠纷服务。房地产教育在增多的同时，房地产纠纷也在不断增多，各种抵押行为不断增多，因此需要产权档案为司法部门解决纠纷提供依据，维护当事人正当权益。

（五）提高档案管理队伍的专业性。要想保证房地产档案队伍建设顺利开展，需要做好档案队伍培训与考核工作，进一步提高档案管理人员的知识能力，促进档案管理工作的有效开展，提高整理效率和整理质量，使档案管理人员主动学习先进的管理知识，提高自身的综合素质和责任感，并协助各部门更好地开展档案资料查找管理工作。此外，还要加强交流学习，房地产管理部门应该充分掌握档案管理人员的工作能力，并以此为基础建立相应的学习交流平台，便于后续工作能够顺利开展。与此同时，还要注重人才的引进，房地产档案管理工作对档案管理人员的综合素质能力要求较高，为了进一步提高房地产档案管理水平，应不断挑选优秀的管理人员加入房地产档案管理团队中来，从而进一步提高房地产档案管理的整体水平。

（六）房地产开发档案信息化建设。首先，要加强并提高对房产档案管理信息化建设的认识。充分利用现代化信息软件来进行房地产的档案整理工作，这是房地产行业开展档案管理的必然趋势，极大地提高房地产档案的利用效率，也便于查找相关资源，将档案的价值进行充分的发挥。其次，要不断推进档案管理的数字化水平。档案数字化是房地产信息化建设的基础，要想应用档案检索功能，就需要通过数字档案来实现，只有这样，才能获取产权人的房屋信息，这种高级检索的方式可以帮助管理人员精准查找，为人们提供更加便捷、高效的服务。为了进一步提高信息的全面性，可以通过照相录入的方式，通过扫描仪的处理将图像通过信息的方式进行归档，在完成检索和分类环节后，使其成为一个完整的数据库。

四、结语

综上所述，房地产档案管理工作作为一项服务性质的工作，必须要与时俱进，使档案记录与整理能更好地与社会发展现状相适应。同时，房地产档案管理人员还要结合其发展现状制定合理的档案管理计划，这样才能避免管理过程中出现问题，提高其抗风险能力，促进档案的有效利用。

【参考文献】

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[2]冯璐.浅谈房地产开发企业工程档案管理[J].企业科技与发展,2018,439(5):238-239.

[3]刘静.房地产档案管理工作中的常见难点和对策分析[J].神州,2017(11):243.

作者：冯文碧 单位：中山市自然资源档案馆