大数据下高职院校档案管理优化浅析

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摘要：大数据时代的来临影响着社会经济的发展方向与速度，也转变了人们的思维、工作及生活方式，同时对高职院校档案管理工作带来了巨大的影响和冲击，是对高职档案部门管理水平与能力的考验。在大数据技术的支持下，高职档案业务流程能够得到优化，档案增值信息可以得到挖掘，职能建设工作能得到持续的推进。为更好、更全面、更深入地推进高职档案管理工作的优化，我们需要明确大数据时代高职档案管理模式的变化，分析大数据时代高职档案管理所存在的问题，从而提出相应的档案管理优化对策，为我国高职院校档案管理工作的持续推进及改革，奠定坚实的基础，提供可靠的保障。

关键词：大数据；高职院校；档案管理

在大数据背景下，社会各领域都将面临高效管理的困难局面，要不断认识到海量数据在高效管理中所拥有的迫切性及重要性。档案管理学也不例外，在信息数字时代的背景下，档案管理工作在“技术提升”“方法改进”“政策制定”等层面已得到明显的改进，并不断在完善和进步。而在信息技术得到充分应用的视域下，教育科研、管理服务所产生的档案数据种类和规模日渐增加，使高职传统的档案管理工作面临着严峻的挑战。因此，我们需要深入分析大数据背景下高职档案管理工作所发生的变化，从高职档案管理问题的层面，探索科学合理的优化策略。

一、大数据背景下高职院校档案管理工作所发生的变化

（一）档案管理观念

大数据时代，档案服务、档案规模及软件平台的充分应用，使档案管理者对档案管理的认识发生了深刻的改变。并且催生出宏观鉴定论、文件连续论、新来源论等档案管理理论及大档案观、大数据观、大服务观、大平台观等管理观念。其中大数据观主要指档案管理部门应充分利用大数据技术，挖掘有价值的数据资料，使档案管理工作呈现精细化的特征。而大档案观主要指档案数据和信息分布在不同的计算机网络节点及平台中，需要档案管理者及时收集各类档案信息，使其应用到档案管理工作中。而大服务观则指档案管理者应将被动服务转变为主动服务，借助现代信息技术为用户提供一条龙服务。至于大平台观则指对档案管理平台灵活、充分、全面的应用。

（二）资源体系发生的变化

第一，在大数据背景下，数据来源愈加广泛，高职管理、教育、科研及生活中都能产生大量的数据信息，这些数据信息不仅来源于高职信息管理平台，更来源于不同的网络节点中。第二，数据内容多种多样。通常包括实物、声像、纸质及电子档案，其中电子档案包括非结构化与结构化的数据，如视频、音频、网页、图像、表格及文档等。第三，价值密度较低。在大数据背景下，档案数据的总量越来越多，档案的价值密度及平均利用率却呈现出不断降低的态势。

（三）档案服务体系

第一，服务对象。档案部门的服务对象能够更好地覆盖所有教职员工、学生及学校领导，用户能够通过“线下”延伸“线上”的方式，更好、更便捷地应用档案资源，并且成为档案管理的主要对象。第二，服务内容。在大数据技术的支持下，档案管理服务能够更加深入人心，从被动服务转变为主动服务，关注用户的行为特点，通过检索结果、检索方式、查阅记录及身份登记的方式，明确用户需求，提高档案信息推荐及服务的针对性。第三，服务方式。当前我国部分高职院校的档案管理工作已经形成了智能推送、个性定制等档案服务方式，档案管理者能够对线上用户进行悉心解答及偏好分析，让档案服务更具针对性与个性化［1］。

二、大数据时代高职档案管理工作所存在的问题

（一）缺乏协同合作意识

高职院校是培养高质量、高素质、高技能优秀人才的关键阵地，通过充分利用档案资源，能够帮助高职院校更好地开展各项教育、科研、管理及服务工作，为现代职业人才的培养，提供必要的保障。然而在档案建设的过程中，却存在建设主体缺乏协同合作意识的问题，简而言之就是档案管理者缺乏与其他部门协同合作的理念、意识，导致档案管理工作的建设实效难以得到充分的提升，致使用户需求无法得到全面、有效、切实地满足。这与大数据下档案管理工作的“大服务观”相背离。譬如，档案管理者缺乏与档案用户或档案利用者的合作、交流，将导致档案服务的针对性、精准性不高，虽然能够通过大数据技术对用户需求进行分析，但难以全面满足档案利用者的现实需求。而缺乏与档案信息形成者的联系，又会导致档案数据采集、整理工作耗时耗力，极大地提升了高职院校档案建设的成本。而缺乏与数据管理平台管理者的合作，如财务管理平台等，会导致数据信息的完整性、全面性受到严重的影响。因此，高职院校档案管理者应加强对档案建设主体的完善，提升档案管理者的协同合作意识［2］。

（二）档案服务形式单一

高职院校的档案管理工作主要包括分类整理、档案保存、档案收集、归纳及应用等方面的内容。在大数据时代，高职档案服务逐渐形成了智能化推送、个性化定制等趋势，使档案管理者的服务方式，从传统的被动服务逐渐转变为主动服务，可以通过档案远程服务的形式，帮助用户解决档案资源上的问题。然而我国部分高职院校档案管理部门却难以革新档案服务形式，依旧采用较为单一、传统、机械、刻板的服务模式，导致档案服务的整体水平较差，档案管理质量低下。虽然部分高职院校已经将远程服务、智能推送等模式融入档案管理的过程中，但主要以咨询服务为主，无法充分满足用户多元化、多样化的需求。并且，很多档案管理系统缺乏档案共享功能、远程查阅功能，仅仅停留在资源存储和备份上，很难发挥档案管理系统所拥有的优势，丰富档案服务的形式。与此同时，也导致大数据技术在档案管理中所拥有的价值，无法得到全面彰显，很难适应大数据时代对高职档案管理工作所提出的基本要求［3］。

（三）专业队伍不够合理

高职院校在编制档案管理人员的过程中，通常坚持节约成本的基本原则，尽量精简行政岗位人员，特别是对高职院校工作开展效益不明显的档案管理岗位，更是严格控制人员数量，导致高职档案管理工作的开展质量受到了影响。第一，专兼职人员不足。目前，在我国大部分拥有配置档案人员能力的高职院校中，依旧有少部分院校没有配置专职人员。虽然其中有过半的高职院校配备了专职人员，但很多档案专职人员还兼职教学、秘书与办公室等工作。真正配备专职人员的院校“少之又少”。第二，人员结构不够合理。一是在职称结构和学历结构的层面上，大部分高职院校的档案管理者普遍为本科，职称层次为中级或初级，高级职称或高学历的档案管理人员相对较少。二是老龄化问题严重。高职院校中的档案管理人员的年龄层次普遍以40岁或50岁的人群为主，很多档案管理者都是临近退休或者教师家属。第三，专业人员匮乏。档案专业的人员占比非常低，其他档案员管理者通常是半路出家抑或非档案管理专业，他们普遍缺乏扎实的档案专业技能、价值观及信息技术应用能力［4］。

三、大数据时代高职档案管理工作的优化对策

（一）完善档案建设主体

第一，高职档案管理者应加强与档案形成者的交流与合作。通常来讲高职档案的形成者主要包括院校的教师、职工、学生及相关的行政人员。他们在工作中会形成、产生大量的数据，这些数据资料经过处理后能够成为档案管理的主要内容。因此档案管理者应与档案形成者建立紧密的联系，让档案管理工作的收集、归档工作更具实效性和有效性。特别在现代信息技术的支持下，档案形成者应通过统一的管理系统，将数据记录或上传到云终端，以便于档案管理者利用。第二，档案管理者应加强与档案利用者的交流沟通。虽然档案利用者及档案用户不直接形成、产生档案信息，然而通过探究他们应用档案的结果和行为，能够优化档案资源体系，让档案资源体系建设更具针对性、实效性、全面性及有效性。简而言之就是通过大数据技术分析档案用户的需求特征、明确用户与档案之间的关系，提升档案信息应用的全面性。第三，加强档案管理者与档案保存者的联系。档案保存者是档案资源的归属者，拥有最为集中、全面的档案资源，通过加强与档案保存者的充分联系，能够帮助管理者更好、更全面地了解档案保存情况，譬如电商平台保存着大量用户的数据，能够为国家档案管理部门的工作开展提供依托。而在我国高职院校档案管理工作中，档案管理者、整理者及存储者通常是相互统一的，但高职院校教育、科研及发展的各类数据依旧存储在各行政部门或管理系统中，在该层面，行政部门或管理平台便属于档案资源的“保存者”，需要档案部门加强与其的内在联系。也就是加强档案管理者的协同合作意识，使其能够与各部门、机构及个人取得联系，让档案管理工作得到更好、更快、更健康的发展。当然在此过程中，高职院校需要构建一个科学合理的协同合作机制、保障机制，确保各类协同合作工作的开展都能够得到充分、全面的保障。

（二）丰富档案服务形式

在大数据背景下，档案管理者、服务者应创新档案服务形式，通过发挥大数据技术的优势对档案价值进行挖掘和彰显，提升高职档案的整体水平。第一，用户需求分析。档案管理者应加强与档案用户交流合作，明确用户利用档案资源的目的、需求及情况，进而借助大数据技术分析档案资源的具体应用趋势、态势、格局及情况，以此确定档案用户的真正需求及不同用户群体在高职档案资源利用中所存在的差异性，及时将有价值的档案资源推送给用户，让档案数据更好地满足用户的多样化需求。第二，构建档案数据库。在“大服务观”的指引下，高职档案管理者还应结合大数据挖掘、分析技术的优势，将高职档案用户划分为不同的用户类别，并将其经常能用上或者重要性较高的档案数据资源整合到特定的模块中，当档案用户提出需求后，档案管理者或计算机系统，能够及时、全面、充分地将档案资源呈现在用户面前。在此背景下，高职院校还可以结合不同院系、专业的特征、特点，构建与之相对应的档案信息库、数据库，并对数据库中的数据资源进行分类和细化。当教师提出特定的档案需求时，管理者能够根据高职的院系特征、教师的需求特征，让档案数据信息更好地、更及时地呈现在教师的面前。第三，加强档案数据管理系统与其他管理系统的联系，即在教师、学生或院校领导，通过某信息系统开展业务活动时，可以通过输入基本信息、账号密码或验证权限的方式，自动、智能地获取档案资源。此外，在档案管理服务形式丰富和优化的过程中，高职院校还应通过优化档案管理制度的形式，深化对档案服务的考核、评价，确保档案服务工作能够充分适应档案应用者的基本需求，能够更好地提升档案管理的实效性，使大数据技术充分、全面、有效地应用在档案管理服务中［5］。

（三）加强档案队伍建设

在大数据背景下，档案队伍是档案信息化、数字化建设的关键与核心，是推动我国高职档案管理工作健康发展的有力保障。为充分提升档案服务质量、丰富档案服务形式，提高档案管理的实效性：第一，配备专职人员。高职院校在人员选拔、引入及聘任上，可以先由办公室人员来负责档案管理的相关事宜，随后在高职院校规模扩大及能力提升的过程中，根据实际情况及时配备专业的人员，确保其拥有充足的时间和精力，完成档案管理工作和任务，提升高职档案管理的科学化、规范化及标准化程度。第二，完善队伍结构。一是职称评审。高职院校应统一开展档案管理者或档案员的职称评定工作，推进职称评审工作的科学化、规范化、正常化发展，与此同时应结合办学实际，对业务能力强、有重要贡献的档案员给予高级职称。二是聘任制度。高职院校需要坚持考核严格、聘用择优、双向选择、轮换岗位、按需设岗等原则，明确档案管理工作的聘用目的，提升人才聘用的科学性。三是优化在职人员。档案管理部门需要在考虑人员差异性的前提下，结合岗位需求、能力、兴趣、特长等方面的特征，使不同专业、职能、学历的人员得到优化配置。第三，积极开展培训活动及引进专业人员。一是培训工作。由于大数据时代使高职档案管理工作发生了深刻的、巨大的、复杂的变化，因此需要档案管理人员拥有较高的信息化素养，能够充分应用大数据技术提升档案服务质量和效率。对此，高职院校应积极开展信息技术培训活动，引领档案管理者树立大数据观、大平台观、大服务观及大档案观，能够掌握先进的信息技术，提升档案管理工作的整体质量。二是引进专业人才。高职院校应结合档案队伍建设的实际状况及档案管理信息化的建设趋势，加大对档案专业人才及信息管理人才的引进，确保高职院校拥有坚实的、可靠的、结构合理、专业功底强的档案管理队伍。

四、结语

大数据时代对高职院校档案管理工作的开展，带来巨大而显著的影响。通过分析大数据背景下高职档案管理工作所出现的变化，能够发现大数据技术在档案管理中拥有举足轻重、难以替代的价值，能够从信息挖掘、分析及利用的角度，推动高职档案管理工作的优化升级。因此，在管理实践中，我们应从主体完善、服务形式丰富及人员结构完善等角度出发，制定优化策略，破解大数据时代下高职档案管理所存在的问题，提高档案管理工作的整体质量。

参考文献：

［1］霍倩倩．以“双高”计划为引领，加强高职院校档案管理人才队伍专业化建设［J］．杨凌职业技术学院学报，2022，21（1）：70-72．

［2］王冰楠．大数据背景下档案追踪机制在高职院校档案管理中的应用优势研究［J］．黑龙江档案，2021（5）：230-231．

［3］王翠华．信息技术对高职院校档案管理工作的冲击及应对策略［J］．黑龙江档案，2021（4）：152-153．

［4］廖建兵．浅谈“互联网+”背景下的高职院校学生档案管理工作［J］．中国管理信息化，2021，24（15）：192-194．

［5］闫瑶瑶，张军霞，屈娜．基于生命周期理论的高职院校档案管理模型构建与分析［J］．投资与合作，2021（7）：155-156．

作者:赵思 单位:杨凌职业技术学院