高校基建工程材料设备采供与管理

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摘要：

基于高校基建材料设备采供管的工作实践，对建材采供管工作的议事程序、采购决策、计划采供、履约监督、管理激励、事后评估等管理环节进行探究思考，为进一步改进采供工作、提高管理水平提供参考。

关键词：高校基建；工程材料；采购决策；履约监督

1引言

据2013年江苏省教育经费统计年鉴显示，2013年度全省高校基本建设资金投入达65.13亿元（其中中央44.84亿元、地方20.29亿元）。从近两年的基建实际看，有少数高校年基本建设投资预算可达亿计。其中建筑材料与设备的资金投入约占建筑工程预算造价60%～70%；作为建设方的高校业主基于国内高校系统工程建设管理的惯例与实际情况，自行负责采购供应的所谓建筑工程甲供材料设备（一般是在工程项目招标清单中以暂估价出现的材料与设备）同样规模巨大。各高校经过长期的工作实践积累，已初步探索出既符合国家法规又适合各校实际的建设工程甲供材料设备采供方法，但建筑材料设备采供与管理的全过程工作具体操作中，依然存在许多值得认真思考的问题。本文结合多年建材采供管实际工作经验，对现行采供管相关环节实际操作过程中的问题进行思考。

2工程材料采供与管理的问题分析

综合分析高校基建工程建筑材料采供管的现状，总结归纳如下几个问题：

（1）采供议事程序简略化。部分高校采购人进行在建工程建筑材料设备批量采购议事时，其程序仅仅为使用者报请学校基建部门经办人，经办人编排进入采购计划，并与部门管理者商讨且由领导拍定相关采购供应事宜，省略了公众参与、专家论证、民主决策等程序。

（2）招标采购决策行政化。对建材采购问题，依然延用行政事务决策方法，即采购人（一般为基建职能部门）依据工程图纸设计实况申报，建设方主管领导定夺，指定经办人操办具体事宜的行政化决策机制。

（3）采供合同监督形式化。招标采购合同的监督，名义上是业务主管部门及职能监督部门的事，事实上，其监督往往缺失或流于形式，有的监管环节处于无人问津状态。

（4）建材采供计划框架化。由于建材市场变化万千，同时建设工程又因设计深度与计划编制等因素呈现“计划不如变化快”的随变格局，所以现在建材采供计划流行“框架式”编报，只列大概数量要求、大约供应时间、最基本的个别要求，实采实供，届时按需调整。

（5）采供管理激励单一化：在高校行政管理中，工作激励方式以精神鼓励为主，常见的年度总结表彰或工作评优颁奖，因形式单一数年不变，激励效果不佳。

（6）工作实践评价偶然化。采购管理实践中，推进专业工作后评估可以针对工作实际问题即时纠偏或适时整改或集优推进，已被业内广泛认同，但部分采购人员存有需时承办思想，不愿多做一些“未来的防范与准备”的前期性工作，偶遇上级部署专项管理评价检查工作时，常常应付事。

3采供与管理再思考

3.1议事程序规范化

所谓议事程序规范化即议事程序符合一定的标准。工程建设领域采购专项工作的议事需要解决“7W”问题：即

（1）为什么“Why”要进行相关采购？

（2）准备采购什么“What”？

（3）应用哪项资金“Which”（事业单位不同性质的资金适用的相关法规有差异）实施采购？

（4）在哪里“Where”（在校内自行组织或校外有形市场）完成采购计划？

（5）采购任务运作的适宜时间“When”（包括需求极限时间约定）要求？

（6）由谁“Who”（哪个部门）来承担并负责这项工作?

（7）采购全程怎么“Way”操作？而要解决这些问题，议事组织者首先要考虑议事所要坚持的基本原则：集体讨论、民主集中；其次考虑议事的程序要求：遵规守章、科学规范，诸如参加议事的单位与人员以及解释说明与议论发言的政策导向、次序安排，以及议事运用的方式方法（包括必要时的专家论证报告与市场调研资料等佐证呈报与传阅等）；最后考虑议事结论汇总与备案工作。本文将其基本议事程序步骤总结归纳为：“I-P-D-S-C”即

（1）项目负责人介绍“Introduce”采购项目概况

（2）专项承办人对议事需要解决的“7W”问题作简要陈述“Presentation”

（3）议事者逐项进行审议“Deliberation”

（4）议事组织负责人总结“Summary”汇总审议结论

（5）议事者签字确认“Confirm”议事结论并备案归档——这也就是约定的规范化标准流程。事实说明，对于重大行政与业务决策问题，如果经过了规范的议事程序就能够有的放矢的集体讨论，可以进行民主基础上的意见与建议集中及确定；只有议事程序规范了，才能提高工作决策效率，也才能避免主观意断。

3.2采购决策法制化

业内普遍认为，所称采购决策法制化，就是充分运用现行法律法规及规章，来调控其业务决策过程，也就是决策者在整个采购决策过程中依法、用法、守法，使其采购决策制度化、规范化。根据十八届四中全会“健全依法决策机制”，“建立行政机关内部重大决策合法性审查机制，建立重大决策终身责任追究制度及责任倒查机制”的精神，各行各业各领域都在积极倡导并推进法制化建设，工程建设行业的采供领域也不例外。本文认为建材采供决策的法制化需要：

（1）采购计划依据溯源，追溯至项目本身合法性的依据；

（2）采购方式合法定夺，推进公众参与、专家论证、集体讨论、民主集中方式；

（3）采购项目依法操作，即依法进行采购项目论证、招标公告、编制招标文件、经过招投标专业评审产生中标候选人，遵规公示（公告）结果、合同谈判与签订（含合同专项评审）、采购标后评估、合同履约监督。实践中结合过往同类产品评估结果，充分运用标前“专家论证”方式进行采购项目合法合规性审查、绿色经济性论证、可靠可行性探讨，并形成参考性建议。随后在广泛民主的基础上进行集中，采用无计名投票方法产生拟采购产品的品质经济层次定位，最后，严格坚持依法遵规守章导出采购产品，依法进行公开招标采购。从而使得采购决策的每一决定都有法可依、每一环节有规可遵、每一步推进有章可循。

3.3计划采供细致化

计划采供不仅要确定在什么时间里计划采供什么规格型号货物，数量多少？交到哪里？交给谁收？而且要进一步细致化（Meticulous），例如，某工程项目采购合同规定采购合成树脂（苯丙烯酸）乳液内墙涂料，色彩要求为乳白色、技术等级要求为一般检测项目检测合格及以上，其中对比率指标必须0.95以上、耐洗刷次数指标必须2000次以上（合同约定批量复检指标不得低于合同规定指标值的95%，否则全部退货处理），分时（根据工程进度约定）分批（依据实际工作量使用情况）供货并明确分批次分别到货抽检，把计划进一步细化落实，准确到具体时间节点、实际需要数量、供货确切位置等。再如，工程铝合金门窗项目就需要分时间段，主体完成后需要供应商派技术人员到现场测量并复核门窗洞口尺寸，全部计划采供的时间需要考虑到采购招标全过程以及土建工程施工进度安排协调、工程竣工交付日期等。将计划细致落实到各个预期时间段及与工程进度相协调的工作衔接时间点。当前，建设工程逐步试点走向总包制，甲方建材供应范围趋小并趋向直供，其工程货物供应管理工作既要依法遵规守约、保持井井有条，还要力争适时适量、更要力求准确无误。

3.4履约监督精准化

精准化是一种理念和意识、也是一种认真务实的工作态度和一种精益求精的工作方式。采供合同履约监督管理的工作实践经验告诉我们，提高合同履行监督效果的根本要求在于：一要着眼“精”—精炼，追求提炼精华、关注重点，如将重点落在工程货物采供合同标的物验收与货款支付环节点上；二要着力“准”—准确，争取有的放矢、事半功倍，例如查核工程货物采供合同质量标准执行的符合度与货款支付的准确度，努力避免履约监督形式主义、面面俱到走过场。

3.5管理激励科学化

管理激励（Managementincentive）是激励理论在管理中的运用，国内外实践中已经形成丰富的激励内容和各种各样的激励形式。例如美国企业采取的雇员持股和收益永久分成的长期激励；国内企事业单位管理中常见采用的分等奖金激励，以及评优表彰精神激励、工作晋级升职激励。实践中，也可以结合时展趋势，创新激励方式，如休闲疗养激励、学习进修激励，但是，当前一些管理激励被部分单位管理者简单化、均等化、金钱化。作为传授知识、培养人才、科学研究场所的高等学校管理部门，借鉴社会上的一些行之有效的激励措施尚未不可，但是应该防止管理激励的拜金主义思潮、低庸俗化倾向。管理激励应该在实际工作中推行参与大众化、形式多样化、内容多彩化、管理科学化新格局新常态，最终实现管理激励的预期。

3.6事后评估常态化

所谓后评估或后评价（PostProjectEvaluation）是指在项目已经完成并运行一段时间后，对项目的目的、执行过程、效益、作用和影响进行系统的、客观的分析和总结的一种技术经济活动。实践证明它能够避免工作不切实际情形再现与错误重复、切实有效改进工作、提高工作效率并提升效果。对大型或者重要且批量的建筑材料与设备采购供应后评估工作，一般可采用定向（不同阶段的不同类人员）发放并定期回收后评估调查表方法，以掌握采供实际、了解全程成效，同时广纳采供评价意见或建议，以纠偏改进、推动前行；另外可召开行业内专家评估会进行专业评定，增强其评估的专业性和权威性。目前，建设行业各领域的后评估工作越来越被各层次管理者以及顶层设计者所重视。2015年4月15日，国家发展改革委、工业和信息化部、住建部等七部委联合印发《关于建立清理和规范招标投标有关规定长效机制的意见》（发改法规[2015]787号），明确提出要完善规定审查和后评估机制。我国建设工程项目采购招投标领域的后评估工作必将进入法制化、常态化。评估结论为今后采购类似产品提供了可靠的和准确的改进目标，有利于精确管理和精准监督，从而有效提高管理效率。作为基层具体采供管理而言，其采供后评估工作已经被高校采购人意识到其重要性和现实的必要性，部分有工程建设任务的高校系统开始在基建领域积极推进工程货物采供后评估工作常态化建设。

4结语

当前，高校建设工程项目尚没有广泛推行总包制或者代建制，虽然甲方采供材料与设备的范围大幅度缩小，但仍保持着有部分重要工程材料设备以暂定价进入工程土建项目招标清单，相关文件也明确：以暂定价出现在工程招标清单中且又达到现行法规规定招标采购规模标准的，实际需要时可由发承包双方负责招标采购供应。由此可以看出，在今后一个相当长的时间里，高校基本建设中关于建筑材料与设备采供与管理问题，依然值得基建工作者去认真思考与研究。

参考文献

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作者：高国民 单位：南京林业大学