工程监理档案资料有效管理

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一、目前工程监理档案资料管理工作中存在的问题

1.对档案资料的保管不够重视:很长时间以来，许多监理人员对工程监理档案资料的管理工作存在一些错误的认知，在他们的意识里档案管理就是一些简单的保管工作，而在工程施工监理的主要任务，仅仅是为了辅助来做好其他工作，只要能应付平常的工程检查而在施工即将结束时突击一下就可以。这些对监理档案管理的态度都说明了监理人员对档案管理缺乏正确的认识，对这些工作的重视程度过低导致监理工作有时举步维艰。

2.管理模式不正规:对一些管理部门来说，很多因为各类资源配置不合理，工程量大且人员零散，而监理档案被其他人员代为管理或者监督，造成档案资料比较零散无章。

3.档案资料管理人员问题:多数资料保管人员没有受到过专业培训，对档案的收集整理保管的工作不够细致专业，并且对档案的收集缺乏重视，难以保证对档案的合理保管。并且许多档案保管人员都是兼任保管工作，因此对其投入的精力较少，导致收集归档不及时，很大程度上降低了档案管理的工作效率，还会降低资料的真实性和准确性。

4.档案管理程序不完整:档案室人员不能对公司文件进行充分学习，档案室管理制度没有得到实施，致使不能对资料的保管和使用的各方面进行有效的控制。

二、工程监理档案资料的有效管理措施

1.针对档案管理工作加强宣传，提高全体员工对档案管理的重视，对档案管理的重要性也要加强教育宣传，经常组织一些讲座来提高员工的认识。经常印制一些档案知识宣传手册或者员工考核来提高员工档案保管的意识和水平，建立并完善管理机制，有效协调档案管理工作的各个方面。在档案的收集、归案、保管等各个环节建立明确有效的管理系统和方法，区分好监理档案资料的界限，做到不遗漏不粗心。明确各类档案的保管期限，使档案收集管理和使用各阶段都有条不紊。

2.明确监理职责，加强档案管理工作认知。组织建立以工程总监理为主要负责人为中心的档案管理小组，加强领导的监督作用，分清档案管理工作中各责任人的工作范围，增强责任感实施奖罚制，经常对责任人进行考核。同时监理人员还应该协调好设计单位、施工单位和委托方的档案归属，确定移交范围。履行好监理对施工单位的监管，完善档案收集监督体系。经常对各方在档案的收集保管方面进行抽查，在分部分项工程施工中，还应该在验收前检查档案资料的收集和管理，使档案资料保管可以贯穿在整个工程施工中。

3.掌握工程进度，增加工程的参与度。想要使工程档案资料完整有效，不仅要求监理人员有足够的责任感，还要求监理人员能够掌握施工的整个进度，一方面根据完工进度，制定档案收集入档的进度计划，另一方面对施工中档案整理直接监督控制，参与到各个环节中。4.对档案资料进行编号管理。对在工程监理中档案管理经验进行总结，将施工单位上报的资科进行分段标号管理，每个阶段标号的开头编制相同的开头编号；监理方面的档案还要施工单位档案编

号相同。这种做法保证监理方和施工方在整理各自资料的同时，还要保证资料的完整性和一致性，有利于整体工程档案的有效管理。

5.监理档案按项目划分，遵循形成规律。工程监理的总监理监督各监理人员提高对档案管理的重视和参与，按每个施工环节监理人既是负责人的原则来对档案的收集整理进行监督；按照项目对工程验收的同时提供完整的档案资料，并将完整有效的的监理档案交由专门的档案保管机构进行保管，必要时还应建立相关的台帐。整理档案资料立卷时应按照档案形成时间的先后或者其他规律来确保各档案之间存在的勾稽关系。根据施工项目对档案进行分类，考虑资料的厚度，把档案资料实施有序管理，使档案的查找和使用更加简便快捷。整理监理资料时还要检查档案资料的真实性，排除弄虚作假的行为，充分发挥监理人员的作用，出现问题时，要及时调查清楚，确定有错误时用要求资料的提供方及时纠正。

6.基本建设档案的收集管理。有些基本建设的施工时间长，参与施工的单位较多而且专业性强。导致这些施工资料的收集的管理很难控制，这一直是档案管理工作中的一个难点。而这种问题可以通过分工来解决，具体办法就是，将基本建设档案的收集管理分布工作的环节分散到个施工单位中；各施工单位分别把施工过程中的资料进行归集和整理，而设计两个或者多个单位交叉的资料为减少推卸责任交由建设方来管理。

7.创建并管理电子档案。如今计算机在生活工作中的有效使用，网络已经成为我们工作和生活中不可替代的存储工具，很大程度上简化了我们的日常工作，使工作效率大大提高。当然，在工程监理档案资料管理中也得到了大量的应用。各类档案资料管理的数字化、信息化是信息时代的新要求，同时是档案管理人员的责任和任务。现如今，每份资料的形成都离不开信息技术，计算机的办公自动化更加广泛的应用，要求资料的管理人员必须学会利用现代信息技术和方法来对档案进行管理，这样才能适应时代的要求。工程监理中经常会出现一些电子版的档案资料，例如有关的图像资料和有些档案附带的说明都有可能是电子版。把整个工程档案有关的电子档案进行编号、整理，方便以后对档案资料的检索和使用。

8.提高档案管理人员的素质，加强责任感。每一个资料档案的管理人员，都应具备专业胜任能力和职业素养；还应具有一定的表达能力。在各类工程设施建设和信息化的快速发展的推动下，工程施工对监理工作的质量也越来越高，对工程监理来说更加需要一些具备现代化信息技术的人员来对档案进行管理。在任何工作中，人才是关键部分，工程监理中要想使各方面的工作都能够顺利进行就要求后方的档案管理提供一些支持，这就要求档案资料管理人员具有很高的思想觉悟和工作积极性，特别是遵循职业道德，提高对个人工作道德责任意识，以正确的思想道德来规范自己的行为。要适应监理档案管理现代化的需要，必须工作上要自觉，还要不断丰富自己，使自己更加适应现代化要求掌握更加先进的管理方法。

三、结语

合理管理工程监理档案资料可以提高整个工程监理过程的效率。档案资料的归集和整理是工程监理工作的一个重要部分，它能够真实地反映工程监理工作的状况，工程施工和竣工都要使用一些工程监理资料，是检查和管理工程施工的一些重要依据，而能否提供有效的资料成为工程能否顺利进行的一部分因素。所以在实际工程监理中要确保档案的归集和管理能有效实施，从各种方面各角度来尽量提高档案管理工作有效性，并着手档案的归集和整理的监管，保障档案资料的完整性和真实性，实现对工程监理档案资料的合理管理，最终提高监理质量，使业主满意。

作者：黄雪梅 单位：湛江中汇电力咨询有限公司