工程技术档案管理研究

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1工程档案管理内容

(1)工程决策资料。

工程决策资料主要包含的内容有调研报告、会议记录、项目计划、项目评估和决策信息资料、相关建议、可行性报告、策略研究与咨询、包含管理制度在内的管理模式等等。

(2)工程施工资料。

工程施工资料包含的内容众多，其主要涉及到应急策略规划、项目资金获取与使用规划、工程项目选址，其中工程项目选址是指自然市场资源、地质水文、气候、经济格局等在内的选址。也包括工程项目设计资料(是包含基础设计、细节设计和概念设计在内的资料)、规划方案对比、招标投标资料、各级会议内容、各类合同协议等。此外，工程建设规划的资料应包含年度规划、施工单位、各级别规划书、物料供给、器械供给、合同协议以及资金数量、调研报告、订货数量、人力筹划、人员培训、建设常规手续办理等等在内。工程项目的安装包含的档案资料，包含合同协议、财务记录、项目咨询资料、事故发生与处理记录、投标招标文件、工程运行资料、监理方资料、各级管理资料、会议与研讨会资料、工程安装控制和协调资料等等。工程运行涉及的档案资料，主要有各种规章条例、薪资体系、设备特性、涉笔操作规范、财务筹划、项目运行规划、管理体制、经营形式、人员聘请、人员培训、建设工艺、资产管理、等等。当工程项目完成交付使用时的档案资料，包括甲方资料、承包单位资料、供方资料，其中甲方业主的资料应当根据资料时间与类型进行详细的归类，承包单位和供方的资料依照竣工的相关文件要求进行组卷，主要指试运行情况、资金结算情况等。

(3)经营使用资料。

工程项目的经营使用包括项目的实施目标、投资收回时长、收益创造，具体的档案资料内容是指，工程项目竣工后的评估资料，即工程建设完成和投资计划的对比资料，工程建设中原方案的修改及优化资料，项目建成投产的实际效益与预计效益的对比资料，项目经营管理的其他资料，这主要指的是经济环境的评价以及工程项目趋势分析等资料。

2加强档案管理构成与制度建设

设立专门的工程技术档案管理职能部门，就部门工作的职责，部门工作的设施与要求部门的人员配置等做出明确的说明与细化。设置科学的工程技术档案管理制度体系，细化不同项目建设阶段各类资料的收集、归类、标注、保存、管理等，设置由上到下的工作管理权利体系，强调每个人员的工作职责，管理要求。对各类资料的收集、归类、保存、管理进行严格的检查审核等。工程技术档案管理体系要根据各类资料的不同进行专业的管理，根据财务、投资建设、法务、机密等级、人员资料、工程图纸等进行可续的管理。相同类型的资料档案必须设置统一的记录管理格式，依照统一的标准进行分类管理。对于资料档案中设计的代号、字体、用语、图示等细节，应当统一按照国家专业标准进行记录使用。

3工程项目资料的立卷

(1)清晰立卷的规则。

根据自然产生的实际情况立卷，这样才能使得各卷资料能够有机的结合，这主要说的按照工程决策、工程施工、工程运营三个阶段进行立卷。立卷的原则可以按照专业进行，例如工程类资料按照预备阶段资料、决策资料、监理资料、设计资料、施工资料、竣工图纸、验收资料等进行。立卷的厚度应当适宜，最好保持在40毫米以内，各卷的内容也应保持单一，不一样的载体资料使用不同的组卷。

(2)保持卷内资料有序。

文字类别的资料应当根据专业和事项进行顺序排列、相同事项的申请和回复、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分开，依照先批准再请示，先印制再定稿，先主件后附件的顺序进行管理。各类图纸也许根据专业排序;文字和图示都存在的资料，应当保持先文字后图纸的顺序;计算机资料与影像文件同样按以上标准进行排序。

(3)案卷的目录、装编。

保证按照纸张进行页码编制，设置封面，根据实际卷内排序内容设置准确的目录，对案卷的责任人、案卷的编号、案卷的编制日期、案卷的文件名称等进行如实的记载和说明。案卷的装订可以视要求而定，但必须保证文字类型的文静装订成册。如果对案卷进行装订，则需要私用卷夹或者卷盒来进行，但必须按照相关的装订标准来操作。

4文件资料归档

各类档案文件资料的归档必须要保证全面、精准、系统，必须可以将工程项目的实施过程都体现出来，按照相应的归档范围以及验收标准，已经进行归档的文件资料务必要进行归类处理，达到组卷的标准。实施归档务必按照实际工程项目的建设情况分时间完成。工程项目的档案通常情况下最少设置两套，一套留给工业主单位保存，另一套需要递交城建档案管理部门。工程项目的勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在向甲方的业主送档案时，要确保完成移交的单据，待各方都盖章或者签字以后在进行移送。勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在为本单位保存文档时，要按照相关的标准进行立档完保存。

5档案的验收及作用

档案验收是一项非常容易出错的环节，在验收时必须保证档案内容完整、真实、精准、系统、齐全，各个需要签字盖章的文件必须保证真实可靠，各种文件和图纸的资料必须保证格式、记录的标准性达到要求。档案是对某一工程项目从设计到建设使用的所有信息的记录，对前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护，都有着异常重要的作用，因此必须引起工程项目建设各方以及相关政府机构的充分注意。随着科学技术的不断进步，用电子计算机取代纸质的档案管理，不仅能够避免纸张资源的浪费，还能提高信息资料的准确度，是档案的管理更加有效和准确。

6结语

工程项目的档案管理是对整个工程项目从设计、规划到建设、施工，再到最后的竣工、验收、交付的所有信息的记录和保存，它涉及的文件资料内容非常的多，对于各类信息的收集、记录、归类、编制等也非常的繁杂，但正是因为它对工程项目前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护有着巨大作用，建设各方就用该积极做好工程项目技术档案的管理工作。由于文章篇幅及笔者能力的限制，本文中提到的很多问题都未能进行深入的研究和探讨，笔者希望以上的论述，能够为广大工程技术档案管理人员提供一定的借鉴和帮助。

作者：武晋梅 单位：国家新闻出版广电总局七二五台