勘察设计单位工程设计档案管理

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勘察设计单位在日常工作中会产生各种勘察档案，对这些档案进行有效的管理，既能够提升管理效率，又能够使这些档案为今后的项目建设提供依据和参考。

一、勘察设计单位工程设计档案的特点

1.工程设计档案具有综合性。

综合性主要指的是一个工程项目设计形成的材料以及载体的多样性，在建设项目中，设计档案的主要内容包括有设计过程中的报告、方案以及项目建设相关专业的计算书等文件材料以及各种图纸。地质勘查工程项目的设计档案，还产生着大量的专业电子文件，这些都是在施工的过程中形成的，是整个施工过程的重要原始记录。

2.工程设计档案具有阶段性。

根据不同的设计阶段形成的设计档案，分为设计依据以及设计成果。设计前期，项目的批文、任务书、合同书以及设计过程中相应的条件和要求、地勘报告等文件，都是设计依据。而在设计过程中形成的方案设计、初步设计以及相应的设计计算书、概算书、预算书、图纸校审资料和施工设计图等都是设计成果。

3.工程设计档案具有专业性。

在项目建设的过程中，每个阶段的设计文件都是和相应的专业相连接的，可以说，设计工作是一项专业化的活动，而设计文件资料则既具有项目建设总体特点，又具有本专业的特点。在设计的过程中，每个专业之间是相互独立的，但又存在着必然的联系。

4.工程设计档案数目多。

通常情况下，项目建设前期的准备阶段较长，但是形成的档案数量较少。在设计阶段会产生较多数量档案，尤其是大型的工程项目，图纸会多达几百张。因此，在进行档案管理的过程中必须要认真，不允许出现错误。同时需要注意，一个工程项目在设计的时候会由不同的人接手，有时会出现几个设计人员共同设计的情况，这样在设计档案的收集和整编过程中就会出现一定程度的混乱，加之数目较多，会容易出现问题，要引起注意。

二、勘察设计单位工程设计档案管理措施

1.实现工程设计档案的网络化管理。

勘察设计单位的工程设计档案对项目的建设有着重要的意义，是日后项目设计的重要参考。由于工程设计档案的年度跨度较大，且规格不一，加之数量较多，在管理过程中难免会出现疏漏。为了提升管理质量和管理效率，需要实现网络化和自动化管理。为此，勘察设计单位内部需要提供档案自动化和网络化管理的硬件设备，满足工程设计档案管理要求的计算机设备和辅助设备作用的发挥。同时，要有符合工程设计档案信息化管理的相关软件，并保证软件运行的安全性。为了提升管理质量，软件需要具备数据管理、视频管理、实体管理、检索查询以及系统维护等基本功能，并要能够覆盖工程设计档案管理的接收、管理、鉴定以及应用的整个环节。为了更好地实现网络化和自动化管理，还需要建立起工程设计档案信息管理数据库，构建起设计档案的目录库、原件库以及多媒体信息库等基础性的数据库，便于更好地管理。同时，在基础数据库建成之后，还需要在此基础上实现数据的整合，形成各种专题数据库，便于各种专业设计方案的管理，提升工程设计档案信息的利用效率。

2.实现工程设计档案的延续性管理。

在工程设计档案管理的过程中，要想更好地突出档案的作用，必须要实现延续性管理。这就要求管理人员在实际操作的过程中要提前介入到工程设计档案文件的管理工作中，根据文件的具体情况并结合实际应用状况制定出每个层面工程设计档案的文件夹，分类别对文件的形成、收集归档以及应用进行全过程的监督和控制，确保文件的完整性和延续性。为了确保工程设计档案的延续性，在管理的过程中还需要做好与项目相关的档案信息的分析与整合工作，使其能够有效地应用。

3.做好工程设计档案后续归档工作。

由于建设工程项目的施工周期长、分项较多，会形成很多的设计档案，对档案进行管理，必须要做好后续的归档工作，否则档案容易出现混乱。工程设计档案不仅在项目建设的过程中会产生，在项目竣工之后也会有后续的相关档案产生。在管理的过程中不能够忽视这些档案，要根据其特性进行分类管理，并确保档案之间的联系，做好归档工作，在归档的时候需要注明这些档案和相关档案的参见号。

4.实现档案管理工作的创新，提升管理意识。

勘察设计单位传统的档案管理方式已不适应当前的要求，必须要不断创新管理理念，增强管理意识。要求管理人员必须要具有大局意识，在工作开展的过程中需要紧紧围绕工程设计档案这一中心，及时准确地提供档案管理服务。同时要具有开放意识和超前意识，管理人员要能够从传统的封闭的框架中走出来，积极投入到工程设计档案信息资源的开发之中，并增强设计档案管理服务的预见性，能够有针对性地适应新形势，创新档案管理的方法和途径。

作者：范晓美 单位：吉林市勘测设计院