工程设计中文件管理Documentum平台构建

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摘要：本文针对工程设计文档的全生命周期管理中出现的文件收集、存档等一系列问题，利用documentum平台，介绍了一套工程文档管理系统（EngineeringDocumentsManagementSystem，以下简称EDMS）的构建方法。该系统对工程设计过程中产生的所有文件进行管控，建立文件的设计信息和管理信息的对应模块以及信息的自动继承和复用机制，建立了强大的归类和检索功能，大大降低了人员录入的工作量，极大地提高了文件的可利用性。目前该系统已取得计算机软件著作权登记证书，以后将进一步推动并融合信息化建设与工程设计项目工作。

关键词：工程设计；文档管理；JSP设计文件；Documentum

引言

随着业务的快速发展和规模的不断扩大，工程项目中产生的大量项目文档及各种形式的文件也在迅速膨胀。这些文档资料大部分都散落在工程的设计、采购、建设等各个环节，其中包括了许多宝贵的技术资料。这些位于不同位置的技术资料，很多都需要各个层级的安全保护。随着时间累积的这些文档资料，蕴含了大量宝贵的知识需要进行统一管理和利用，同时作为无形资产，这些文档资料还承担着传承企业和社会记忆的重任。目前国内外尚未有一套完整的、成熟的、适用于国际项目的全生命周期软件技术解决方案。可以针对工程设计文件及其内容，从前期概要设计、详细设计到后期出版归档进行综合管理。利用国际上排名首位的Documentum文档管理平台，研发一套工程设计文件管理系统。该文档管理系统具备文件库统一管理、WBS工作任务结构管理、多维视角管理、版本控制、在线浏览查看和批阅、版本差异比对、内容级检索与查询、授权控制等多项功能。能够从海量的文档数据规范化、程序化的进行管理，并从中快速、准确的获取所需的文档信息。实现目标是现存历史工程文件和数据，入库集中管理率80％以上；高效检索和利用，提高文件复用率20％以上；三维模型转换成功率95％以上；二维图纸信息抽取成功率95%以上。

一、需求分析

前期花费了大量的时间确定系统需求，包括功能以及模块的划分，保证开发实施后系统达到预期的效果，真正做到文件从设计完成到企业档案的无缝衔接，实现真正的文档一体化管理。

1.1功能性需求。包含任务管理、项目管理、部门管理、体系管理、档案管理，采用数据驱动的方式实现文档的全生命周期管理。

1.2模块需求

1.2.1项目初始化。项目文控人员通过Excel制定项目分类结构模板，通过导入接口，快速生成相关的项目分类结构。

1.2.2基础模块。系统人员可通过自己的账号登录系统，正确输入用户名和密码后可登录成功。在登录页面可选择显示语言。系统用户结束系统操作后，可注销登录退出系统，保证账号和系统数据安全。

1.2.3项目分类管理。项目负责人可以在项目下新建、修改和删除项目文档分类。

1.2.4项目管理。项目负责人可以新建、修改和删除项目。根据项目编号自动创建、修改、删除项目的角色、项目权限集合，项目节点以及权限。

1.2.5设计文档管理。项目组成员、项目文控人员均可在项目下增加设计文档。修改、删除自己新建的设计文档相关属性和内容。所有用户均可对设计文件进行查询。用户选中某一项目或分类时，可根据显示区的设计文档内容进行检索，使检索结果更加精准。项目组成员或项目文控人员可对设计文件进行升版。所有用户均可对设计文档的历史版本进行查看，当选择查看历史时，会将历史的全部版本列出，双击文档即可查看文档内容。所有用户均可对设计文档进行在线浏览查看，对于设计图纸不需要用户安装任何查图工具即可在线查看。项目组成员或项目文控文员可以上传设计文件，类型分为DWG、PDF、EXCEL、WORD。项目组成员可以下载自己上传的设计文件，具备下载权限的人员可以下载设计文件，不具备权限的人员需要申请下载，经过审批通过后，方可对设计文件进行下载。

1.2.6项目统计。可对项目按照版本号、专业、业主进行数据统计并通过双击统计项的图，即可获取相关的文件列表。

1.2.7多维视图。按照专业－项目的结构展现设计文档，根据文件自身属性，自动实现文件多层次分类和展示。同时自动计算满足条件的设计文件数量。

1.2.8任务区显示需处理的任务信息，待办任务一旦办理将从待办任务列表中消除，进入到已办任务列表。显示用户发起的全部任务列表，任务类型包括：分发任务、项目成果提交、项目成果下载、部门成果提交、部门成果下载。

1.2.9三维模型管理通过配置服务，定期转换三维模型为浏览模型，自动存储到系统中。三维模型可在系统中直接打开在线浏览，无需安装特定软件。

1.2.10档案管理。档案管理分为任务区、预归档、档案三个区域：任务区：用来记录档案管理过程中的流程和通知，包括归档申请与审批流程和借阅申请与审批流程；预归档：用于预归档的档案，一部分来自于文控提交的归档文件；一部分来自于档案人员添加的其他预归档文件。在预归档中，档案人员需要将档案需要的属性信息补充完整并进行归卷操作之后，方可进行正式归档；档案：档案区中是完整的档案信息，按照档案的分类和卷号属性信息自动归档，并可动态生成档案树，方便档案人员浏览和查找。档案人员可对档案进行增加、修改和删除等操作。普通用户可对档案进行在线浏览和借阅，借阅需要通过审批，审批通过后方可下载。

1.2.11权限及日志管理。系统管理员可将系统用户添加到角色中，加入角色后，用户将自动拥有所在角色的权限[1]。系统自动记录设计文件的增、删、改、查等操作。记录操作人、操作类型、操作内容、操作日期、操作者IP。

二、系统实现

2.1框架设计。系统主要包括工程文件门户、工程文件数据统计、多维视图、部门文件门户、档案管理、个人工作区、工程设计文件管理、多项目管理、分类管理、角色/权限管理、设计文件分发和三维模型管理几类功能。

2.2软件及环境。整体采用EMCDocumentum6.7SP1为基础平台，数据库管理系统为MicrosoftSQLSever2008R2，服务器操作系统为MicrosoftWindows2008R2。采用B/S架构。利用JSP（java服务器页面）技术，完全的面向对象，具有平台无关性且安全可靠[2-3]。

2.3模块化设计。将系统按模块进行设计，便于横向、纵向的通用。模块的不同组合能满足多样性需求，易于配置和修改。同时每个模块又相对独立，可以对模块单独进行设计、编译、调试和修改。EDMS系统按照功能划分为12个模块。

2.4页面设计。采用中英文的操作界面，界面力求简洁明了，保证系统功能设计的合理与明确，布局明确、交互操作合理、协调统一。功能要表现清楚，分类清晰有条理，避免过多的控件嵌套导致的视觉混乱。单一功能的操作目的明确，符合易用性原则，避免不必要的信息显示而对用户造成视觉干扰。力求操作简单，简单的功能一步完成，比较复杂的功能三步之内，复杂的功能操作使用操作向导来辅助客户完成。

2.5接口设计。EDMS与域集成，实现用户单点登录。另外作为文档系统，与其他应用系统进行集成，使文档最终流向EDMS。以SmartPlantFoundation（以下简称SPF）为例，该平台为设计阶段的数据相互连通提供平台支持，包括SPP&ID、SPI、SP3DPDS、SPM之间的数据通信，在工程设计阶段可以有效提高设计质量和设计效率[4]。对于SPF中产生的成品文件，需要存放到EDMS中进行统一的管理和归档工作；所以需要进行SPF和EDMS之间的接口开发工作，实现设计文件从SPF自动归类到EDMS中。SPF按照项目、文件类型的方式将项目的设计成品资料进行归类存放，EDMS进行信息扫描，从指定位置获得电子文件及其相关的属性信息，并根据属性信息自动对电子文件进行分类存储，存储成功后自动邮件通知项目的文控人员进行核对和检查。属性文件的配置包括项目编号的对应规则、专业的对应规则、文件种类的对应规则、文件类型的对应规则、文档属性的对应规则等。

三、预期应用前景

EDMS的两种主要行为是管理和利用。管理是各司其职，不同类型的设计文件或资料由不同类型的人或部门来管理。利用就是资源共享，在工作中能够查看到需要的资料。管理与利用应该并举，利用是管理的目的。该系统可采大型数据库存储机制[5]，文件存储与数据库存储分开。全部采用B/S架构，只需在服务器部署相应的应用服务，系统管理员、一般浏览用户就可通过TCP/IP协议网络启用IE浏览器访问系统。系统已经与AutoCAD进行深度融合，可以提供包括图框数据自动提取、CAD图纸的自动、CAD在线浏览等功能，可以满足CAD图纸信息的电子文件管理需求。

四、结语

目前，应用EDMS进行日常工程设计文件管理及归档工作的已经有近60个项目。作为档案管理平台，已经打通了从归档、借阅到归还整个档案管理的全过程。日后将进一步开拓在科研项目、基础工作、规范管理以及体系管理等方面的文档应用工作。

参考文献

[1]马铭,刘玲,田龙.B/S模式下基于角色的用户权限设计[J].安阳工学学报,2012,03.

[2]沈力.JSP技术研究[J].科技资讯,2011,03.

[3]许灏东.基于BS的邮件系统的设计与开发[J].信息通信,2011,04.

[4]邱惠,俞勇.基于SPF的海上油气田工程数据处理浅析[J].中国勘察设计,2012,12.

[5]程学旗,靳小龙,王元卓,郭嘉丰,张铁赢,李国杰.大数据系统和分析技术综述[J].软件学报,2014,09.

作者：张锐 单位：中国石油集团工程设计有限责任公司北京分公司