信息共享平台在油田工程项目的应用

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摘要：建立信息共享平台，使项目在实施过程中所有环节、信息实现可视化运行管理，有利于各相关部门及时全面掌握项目在管理过程中的运行状态，提高项目管理效率。

关键词：项目；信息；流程；共享；可视化

一、前言

工程项目从立项、实施到验收结算业务范围广、管理难度大，信息沟通不畅，环节衔接易出漏洞，影响项目整体运行效率。信息共享平台的建立不仅可实现项目运行中项目信息的共享，还可实时展示项目运行状态，保证项目运行的透明度，对项目异常情况可及时反馈，实现项目合规管理，同时还能进一步提高项目投资完成率及项目结算及时率。平台以项目管理流程为主线，涵盖了项目从投资立项、实施、控制到验收结算、项目结束等动态信息，实现了各系统的资源共享，为决策层和管理层实时掌握项目运行状态、发现问题、制订措施和方案提供可靠依据，最大限度提高项目管理效率。

二、主要做法

油田地面工程项目投资管理是一个钻井试油、工农协调、地面建设、项目结算等环节紧密相连、环环相扣的项目管理链条。项目管理部门多交叉、业务广，因此，建立一个信息共享平台，使项目管理在平台上可视化运行，有利于项目管理各部门实时掌握项目运行状态。

（一）搭建项目信息共享平台

1.梳理项目管理流程。（1）理清项目部门。项目运行管理涵盖了计划下达（施工前）-施工运行（施工中）-验收结算（施工后）三个阶段。由于在项目各阶段运行过程中，涉及相关管理部门多，交叉业务多，平台运行需各相关部门共同维护。（2）梳理部门流程、明确部门节点时间。通过与项目相关部门相互沟通，了解每个部门内部运转流程，确定各环节流程交叉节点，明确平台各自职责。设计部门在出概算、设计图前要明确设计内容，了解设备型号，并清楚现场环境，就需与工程技术、油建管理、工农协调、设备物资4个部门进行配合，任一部门项目管理进度滞后，都会影响施工图出图时间，为此可以根据《项目实施考核细则》，确定流程各节点时间。（3）无缝衔接部门流程，优化项目流程节点。计划投资部门与项目相关管理部门沟通后，梳理出各部门平台流程。此次项目流程梳理以计划立项为基础，再结合地质、油藏、试油、工程、地面等项目环节流程特点，梳理出厂项目流程。项目管理流程按施工前、施工中、施工后进行。施工前流程分出图、不出图。出图流程考虑是否选型、协调工农土地，是否有公司投资、有主体合同、有甲供料。施工前不出图流程考虑按有无主体合同分成两部分；不是主体合同的流程按照参数节点，分为设计和选型，若是选型考虑是否物资采购。施工前运行的五个平台流程在开工节点汇集后，在此按有无“三单”分成两部分运行；施工后流程分成是否出图报审和结算两部分。2.梳理节点内容，明确部门职责。节点内容既要保证各部门在录入、使用中更方便、快捷，还要清晰反映本部门项目运行进度，并且分清各部门交叉时间节点界限，以明晰各自职责权限，为下一步考核提供依据。从上面流程可以看出，设计部门负责节点是现场勘察、设计方案审查、施工图、概算共4个节点。但现场勘察由油建管理组织，设计室没有主导权，因此将现场勘察节点改为设计节点。3.建立共享平台。（1）建立组织机构。建立平台首先要建立组织机构，按照项目管理运行状态，确定项目管理组织机构。组织机构确定后，计划部门与项目管理各相关部门沟通，确定各部门负责平台联系人，并跟平台各部门联系人确定平台相关事宜。平台组织机构和平台维护人员确定后，各部门根据项目运行状态，及时更新本部门所维护的内容。（2）确定平台需求。根据项目流程要求并结合各部门需求：平台有导入项目的功能；按照流程节点录入信息的功能，不按照按流程节点录入信息的功能；以甘特图显示项目进度的功能；人员流动重新调整的功能。根据上述功能需求，把平台分成五个功能模块进行管理。门户模块要能直观显示出项目运行进度，经过与项目相关部门多方探讨，决定以甘特图形式来显示项目进度。由甘特图可以反映项目计划下达、项目委托、选型、设计、工农、设计方案审查、施工图、概算、标底编制、标底报审、招标委托、甲供料、物资采购各状态均已完成；合同审批正在进行；图纸会审、工程质量监督注册、开工、施工、验收、结算尚未进行，从而使项目运行各环节显示清楚，一目了然，便于决策层全面掌握项目运行进度，有针对性督促项目相关部门，并使问题得到及时解决，能最大限度提高项目管理运行效率。项目模块。所有计划项目需要导入平台，再将石油模块进行计划项目导入和上传。项目在批量提交过程中，会产生项目下发成功和不成功两种情况。项目下发成功后，会直接在项目管理各相关部门待办流程上显示，下发不成功各相关部门就无法录入。项目模块可避免计划项目多传、误传，保证了项目上传的正确率。流程模块可统计各部门已办完项目和待办项目，并对每个项目的流程图和运行状态进行清晰显示，并对计划投资部门下达子项目在项目委托节点有合并子项目功能。知识模块。正常流程施工的项目，在流程模块就可录入。异常施工项目，各部门在知识模块进行录入。异常施工项目就是未按照项目正常流程运行的项目，比如无计划进行项目施工，事后合同、事后图纸、三单签证滞后等不按照正常流程运转的项目，都在知识模块进行录入。异常模块可及时录入异常节点内容、异常项目频率等。对于领导工作决策提供理论依据，也便于项目的合规管理。人事模块。项目管理组织机构和项目管理人员增加和删除在人事模块显示。人事模块组织机构按照职责权限的不同分三级：一级是决策层可查看门户界面；二级是管理层可查看门户和本科室维护节点内容；三级是执行层可查看门户和本科室维护节点内容。

（二）利用平台提高项目管理效率

平台上线运行后，计划部门重新在平台石油模块导入计划项目信息，并以电话形式告知各部门维护相关节点信息和上传附件。1.平台宣贯。计划部门首先以电话、邮件形式告知各相关部门平台录入相关功能，并对大家提出的问题及时解决。待大家对平台相关内容基本熟练掌握后，计划部门以PPT形式把平台功能、界面信息、如何录入、流程梳理等内容对各相关部门进行宣贯，并随时解答大家提出的相关问题。2.平台运行。平台正式运行后，计划部门以电话、邮件形式通知各相关部门登陆平台网址、账号、密码以及平台相关功能，并导入计划项目。项目导入成功后，及时通知各部门联系人登录自己部门账号，查看本部门待办事宜。计划部门相关节点人员登录待办项目后，上传相关节点内容，填写完毕后选提交功能，该项目就在已办事宜中显示。在平台运行过程中，计划部门内部以PPT、邮件形式梳理项目流程。在选型节点会出现由于设计方案参数选择不对无法选型情况，在选型节点和设计方案节点间增加退回流程。出图流程里是否有主体合同节点原定在招标委托节点流程触发，在试运行过程中发现流程按此运行有问题，调整在招标编制节点触发，进行项目流程更改。平台可支持多种格式文件的附件上传、下载（单次50M），可大大提高信息资源共享。3.完善平台考核机制。为了保证平台项目正常运行，平台信息及时更新，完善了《工程项目管理办法》《项目实施考核细则》。《项目实施考核细则》规定了项目运行的考核细则与扣罚标准。

三、实施效果

信息共享平台从试运行到正式上线，实现了项目的信息共享，梳理了项目管理程序，保证了项目合规管理，加快了项目结算进度，达到了管理提升的目的。1.实现了项目运行中的信息共享。信息共享平台的建立，使领导和项目管理各相关部门均可通过电脑、手机、邮件等形式查看、掌握项目运行状态，实现了信息共享，为领导下步决策提供依据，并及时提醒各相关部门加快项目实施、更新本部门项目运行进度录入。2.理顺项目管理程序。项目管理各部门在平台上录入每一个项目节点内容的过程，就是平台后台系统对项目流程梳理的过程。正常按照平台流程运行的项目，平台门户模块以甘特图进行界面显示。对于未按照平台流程运行的项目，各项目管理相关部门在知识模块中以EXCEL表形式显示项目实施进度。平台对于运行异常的项目节点内容、频率等进行统计，给领导下一步决策提供依据。3.加强项目合规管理。平台流程分48个节点，从计划下发开始至流程归档为止。上一节点内容录入完成，才能开始下一节点流程。管理层和决策层就会依据平台流程状态，及时督促相关部门进行工作，从而避免了项目的无序运行，提升了项目管理水平，保证了投资项目的合规管理。4.确保项目投资完成率。平台按照每季度计划及时更新，对完工项目结算金额及时录入统计，对投资完成情况一目了然。以前投资完成率只能通过人工统计比较烦琐并容易出现偏差，现在通过平台可随时统计，能极大提高项目投资使用效率，确保项目投资完成。

参考文献：

[1]哈罗德•科兹纳.项目管理：计划、进度和控制的系统方法[M].第11版.杨爱华，王丽珍，洪宇，等（译）.北京：电子工业出版社，2014.

作者：刘华 单位：华北油田公司第三采油厂