谈新时期工程项目档案验收工作

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摘要：档案验收是工程项目验收的重要组成部分，做好新时期工程项目档案验收工作意义重大。本文从完整、准确、规范和系统四个方面探讨了新时期工程项目档案验收的标准和要求，并提出了工程项目档案验收的重点内容及环节，从验收基础、验收过程和验收保障三个方面重点探讨了工程项目档案验收的对策措施，为做好工程项目档案验收工作提供借鉴和参考，具有积极的现实指导意义。

关键词：档案验收；工程项目；档案管理；新时期

概述

档案验收是工程项目验收的重要组成部分，根据《重大建设项目档案验收办法》规定，未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。可见，做好新时期工程项目档案验收工作意义重大。

1工程项目档案验收要求

1.1完整

完整是工程项目档案验收的首要原则和要求，也是工程项目档案验收的主要目标。可见，工程项目档案验收，首要的目标就是要检查工程项目档案资料的完整。通过工程项目档案完整性验收，全面评价工程项目过程的完整、工程项目归档内容的完整，以及工程项目档案载体的完整。因此，为保证工程项目档案完整性，需要严格按照工程项目实际，确定工程项目的归档范围，明确工程项目参与主体，分阶段、工作流程，以及工程项目内容，做到应收尽收。

1.2准确

准确体现工程项目档案验收的质量，需要工程项目所有参与主体共同努力，才可实现。具体来说，应当从过程项目档案的形式与内容两个方面去检验其准确性。其中，形式上的准确，就是从工程项目归档资料原件及其档案文件资料的字迹是否清晰、纸张是否破损、图表是否准确、签章是否合规等方面进行验收判断；内容上的准确，则是验收工程项目档案内容记载的时间、地点、人物等是否与实际一致，工程项目数量、规模、概算、工艺、竣工图、管线图等是否与相关标准规范要求相符。

1.3规范

规范是指工程项目档案应满足工程、档案相关标准和要求，尤其是档案案卷整理要符合规范性要求。具体来说，工程项目档案著录、目录编制等是否符合《归档文件整理规则》《会计档案案卷格式》《数码照片归档与管理规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等，相关具体的标准和规范要求，要确保工程项目档案案卷级卷内文件编号、文件题名等书写规范、准确。

1.4系统

随着信息化、数字化技术的应用，检查工程项目档案是否系统、保持文件材料间的有机联系至关重要，这也需要广大工程项目档案验收参与者具有扎实的档案理论功底，掌握工程项目档案检验标准。工程项目档案系统性验收主要从类别的系统性、案卷的系统性、卷内文件的系统性以及类/卷/件之间的系统性验收、把关。如，类/卷/件系统性检查，则是从工程项目全部归档资料中，检查其是否严格遵循档号编制规则，做到统一编号。此外，不同载体档案或者各个相关工程项目档案之间也可通过标注互见号等形式，确保文件材料间的有机联系。

2工程项目档案验收重点

2.1工程项目档案收集、整理、归档

工程项目档案收集、整理与归档应当与工程项目竣工验收同步进行。凡是与工程项目有关的、具有保存价值的文件资料都属于验收范畴。验收工程项目档案收集时，可根据工程项目档案形成顺序或工程项目完成情况进行审核。工程项目档案整理情况验收，则依据《科学技术案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》《归档文件整理规则》，以及合同协议的相关规定和要求，遵循工程项目文件形成规律及成套性特点，验收工程项目档案整理是否保持卷内系统性、完整性和成套性

2.2竣工图编制质量及整编工程项目竣工图编制质量及整编体现了工程项目档案的整体质量状况，也是工程项目档案验收的核心和关键。在验收竣工图时，要重点验收审核工程项目施工单位是否按照合同规定编制竣工图，是否加盖了相应的监理审核章。当竣工图变更幅面超过一定比例的，还需要重新编制；此外，竣工图编制是否附有鉴定意见、目录及编制说明等等。重点从规范、清晰、完整、准确等要素方面审核验收竣工图是否如实体现了工程项目竣工验收实际。工程项目监理部门应在工程项目竣工图编制结束后督促、协助竣工图编制单位检查、审核竣工图编制结果，发现竣工图编制不妥当的，要及时要求进行完善或修改，要确保工程项目竣工图的编制内容与工程项目竣工验收实际情况相符。

3工程项目档案验收对策

3.1夯实验收基础

首先，完善工程项目档案管理体系。工程项目档案管理体系是否健全、完善是检验工程项目档案管理是否科学、合理的重要基础性工作。工程项目档案管理体系包括：工程项目从立项、施工、监理、竣工验收等各个环节出台的相关档案管理制度；建立的工程项目档案收集、整理、归档等领导小组的组织体系、组成人员，以及档案管理库房、用房、数据库等工程项目档案管理软硬件基础。其次，确保工程项目档案归档质量。工程项目档案验收的关键是要检查贯彻项目档案归档是否满足工程项目档案管理的各项标准和要求，要从工程项目档案的系统性、规范性、准确性、完整性等角度，审核归档的工程项目档案是否满足《建设项目档案管理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》，以及工程项目各参与方就档案管理方面签订的有关合同、质量标准和要求，针对工程项目大、建设周期长的工程项目档案应采取分段评估，分别评估土建、设备安装、调试、试运行等不同阶段的工程项目档案验收评估。再次，严格工程项目档案验收流程。工程项目档案验收应按照《重大建设项目档案验收办法》中关于工程项目档案验收步骤的相关规定和要求，从“自检—整改—提交—预验收—整改—验收申请”的若干流程进行验收，严格按照各个环节的验收时间要求，做好工程项目档案验收。

3.2验收过程控制

工程项目档案验收过程包括验收初次会议、现场检查、档案查看、验收意见汇总及验收末次会议等等，要严格控制工程项目档案验收各环节、各过程的质量控制，制定详细的验收方案，精细化管理验收流程，将验收流程细化为验收准备、实施、收尾等若干工作环节，明确各个环节的任务、责任人和参与人等。首先，领导要重视。工程项目各参与方领导要高度重视工程项目档案验收工作，既要参加档案验收初次会议，也要参加末次会议，与验收组进行沟通，让验收组全面掌握工程项目档案相关工作落实情况。其次，注重档案检索。要积极利用现代信息技术、数据库及专门档案管理软件，做好工程项目档案案卷级、卷内目录级和全文三级检索，努力做到工程项目档案数字化率全覆盖，为工程项目档案验收及后期的工程项目档案利用打下扎实基础。再次，优化调卷效率。调卷效率是保障工程项目档案验收的重要基础性工作。为保障工程项目档案验收组准确、及时调阅相关档案，既要做好工程项目案卷电子信息及实体档案的精准定位，也要保证工程项目档案出库运输安全和回收入库的完整，要求所有参与工程项目档案验收人员履行好自身职责，相互配合，确保整个调卷工作的高效、准确、及时。突出工作亮点。根据工程项目档案验收实际，突出挖掘工程项目档案在登记、数字化等方面的特色和创新点，增强验收专家组对工程项目档案工作质量的认可度。最后，收集验收记录。安排专人与工程项目档案验收组进行对接，及时收集验收专家组在工程项目档案验收过程中反馈的各种意见和建议，以及肯定性评价，根据验收组意见，制定整改方案，做好经验总结，为其他工程项目档案管理提供经验参考。

3.3强化验收保障

要在思想、人员、服务等三个方面为工程项目档案验收提供可靠保障。首先是思想认识。要求所有参与工程项目档案验收的单位及人员高度重视工程项目档案验收工作，提高思想政治站位，本着对国家、社会以及群众负责的高度，把工程项目档案验收与工程项目建设摆在同等重要位置的高度去认识和看待工程项目档案验收工作。要有规矩意识。严格按照工程项目档案验收的相关法律法规、规章制度的规定和要求，严把工程项目档案验收质量关。其次是组织人员。要在组织领导、各方人员参与的角度，重点做好工程项目档案验收工作的组织人员保障。要求业主方、建设方、承包方、监理方等单位分管领导，以及工程项目中档案管理、项目设计、工程建设、设备采购、安全监管等部门共同组成工程项目档案验收小组，负责整个工程项目档案验收协助小组，做好验收前的各项准备工作。再次是做好服务保障。为工程项目档案验收提供各种便捷、周到服务如，验收会场的选择、验收服务人员的确定、验收前的档案资料提供等，切实做好工程项目档案验收前的各项工作对接，为工程项目档案验收提供可靠保障。

参考文献：

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作者：闫丽丽 单位：中国恩菲工程技术有限公司助理馆员