谈供电企业电子档案集中管理模式

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【摘要】本文通过简单介绍我国供电企业普遍存在的电子档案管理情况，以及对电子档案进行管理的重要性和必要性，并在此基础上对电子档案的集中管理模式进行深入的思考和研究，不断优化管理模式，促进管理效率的提高，并最终为供电企业带来可观的经济效益。

【关键词】供电企业；集中管理模式；电子档案；必要性

电力是人们工作和生活中不可或缺的重要基础条件，为了保证给客户提供更加稳定和高质量的电力服务，现代电力市场竞争激烈。在众多电力企业不断完善自身的过程中，针对用户的档案管理成为管理和营销的重要基础，是供电企业得以在市场竞争中脱颖而出的关键。随着网络科技迅速普及，传统纸质档案存在的种种缺陷和弊端显而易见，人们转而寻求更加便捷、高效、易于保存和传输等多功能于一体的电子档案。

一、电子档案管理现状分析

（一）对电子档案管理缺乏正确认知。在电子网络科技手段的驱动下，用电子档案取代传统的纸质档案成为当代企业进行管理的必要趋势。但是就企业自身而言，对使用电子档案仍然缺乏必要的正确认知，导致电子档案的优点和效用未能充分发挥。很多企业档案管理者认为，将纸质换成电子档案并没有任何实质性的变化。因此，他们在管理上并不会花费时间学习并创新，没有对电子档案进行必要的摸索和建立管理流程。这种错误的档案管理思想不仅不能让企业在实施电子档案管理后获得显著效益，同时也会因为无法适应社会的需求而不可避免受到影响。

（二）管理流程未能规范化。电子档案在管理的过程中必须遵循一定的规范流程才能保证管理工作的质量，但是在实际的电子档案管理中，从资料的搜集、整理、筛选、归档到其他各项步骤都存在很大的人为性，缺乏必要的统一管理和标准执行。而这种做法虽然在一次两次中不会存在很大的问题，但是久而久之就会出现信息管理混乱的局面。各个管理员按照自己的管理理念和喜好进行管理，容易造成一些有价值的信息被忽略，甚至被丢弃，对公司而言，损失巨大。而一些没有价值的信息会占用有限的空间，并增加管理的难度。

（三）疏忽对风险进行必要管理。传统档案和电子档案存在一个巨大的差异，即电子档案的本质就是在数字设备下生成的数字化信息，虽然给管理带来极大的便利，但同时也让保管工作变得需要格外谨慎。因为电子档案数据更容易因为人为操作、系统故障、病毒侵占等原因出现信息丢失的情况。在电子档案管理过程中，对风险管理存在疏忽的情况，不仅导致信息容易被恶意删除、破坏，同时也会让档案信息被窃取，造成公司信息的泄露。因此，如果公司在档案管理过程中未能注重这一点，未能提升档案管理人员的专业素质，后果不堪设想。

二、电子档案集中管理的必要性

（一）集中管理。对电子档案实施集中管理，就是将电子档案管理的各个流程都列入统一管理的范畴，从而让管理的每个步骤都能很好地考虑到其他步骤，同时让电子档案管理更加规范化和标准化实施。无论是电子文件的采集环节、生成环节、流转环节、归档和存档环节，都是集中管理的明确规定，是必须进行规范化管理的重要环节。除此之外，对电子档案管理的检查与考核工作也是集中管理的重要环节，并且穿插在各个常规环节，保证管理工作万无一失。

（二）电子档案集中管理的必要性。首先，电子档案管理中存在的管理意识不足、管理流程不规范和对识别风险的疏忽都会对企业造成难以估量的损失。通过集中管理的方法能够有效解决上述几个严重问题，并让混乱的管理格局重新得到规范，从而为供电公司的正常运营提供重要的信息依据。通过将管理引至正轨的过程能为企业树立良好的形象。其次，对电子档案进行集中管理能够很便捷地进行异地业务的办理。电子档案的优势在于能够很好地弥补传统纸质档案在时间和空间上存在的缺陷，能够实现异地传输，保证工作得以迅速进行。通过集中管理能更好地便捷各项业务在异地的正常进行，不用再担心工作中因为种种原因存在信息交接出现问题，以及管理模式不统一造成的信息无法合理使用。同时，电子档案集中管理能够促使各个硬件设备得以统一搭建，从而实现降低成本的目的，为客户档案资源的合理利用奠定稳定基础。在统一管理后，不需要单位进行重复建设，不需要每个部门都进行单独的档案管理，而是在需要时从企业的数据平台中调取即可。这种统一管理的方式，在带来巨大的经济利益的同时，也让环境效益得以体现。

三、供电企业电子档案集中管理模式研究

（一）电子文件采集步骤。电子文件的采集步骤一般通过现代传感设备将各种纸质档案以扫描、拍照和其他形式进行获取，并转化为各种模式进行存储。因此，在文件采集步骤中针对不同类型的纸质文件应该采取与之相适应的采集方式，从而保证采集的质量和转化的效果。对于需要耗费较多传输时间的电子文件，可以采取异步并发存储技术，避免时间有限造成的传输失败。同时，针对容易出现网络故障的情况，可以采取断点续传的方式，避免每次故障后都需要重新上传。

（二）电子文件生成步骤。在电子文件生成步骤进行的集中管理，首先应该对电子文件的档案类型进行格式、大小和名称上的区分，文本、图像、音频或者视频等类型未进行标准化不能流转。需要注意的是，在使用图像文本识别技术时，应该对文档内容的正确性进行严格检查，对于出错率高的设备应该及时进行更换，避免信息传输错误给后续工作造成负担。

（三）电子文件流转步骤。在流转过程中需要保证用户档案的安全性，避免出现用户信息被盗用和泄露的情况。因此，在这一步骤中主要通过数字水印的方式进行防范。

（四）电子文件归档步骤。电子文件归档作为基础环节的最后一个环节，同样不能掉以轻心。在文件整理过程中，虽然可以通过批量整理和自动分类的方式加快归类的速度，但是系统分类同样存在错误，因此需要进行后续的检查，并进行必要的人工调整。同时，供电公司需要制定统一的电子文件封装，要求档案管理者必须对文件进行规范化装封，并生成统一的文件格式。而在最后的归档步骤中，不仅需要将时间、人员、档案编号都进行正确填写，同时更不能轻易变更档案号。

（五）电子文件的检查与考核。为了保证电子档案集中管理，在科学合理的管理理念下进行，需要进行必要的检查和考核工作。首先，供电企业需要定期委派具体负责人对档案进行随机抽查，并保证随机抽查的数量至少在5个以上。同时需要对设备仪器进行外观检查，保证设备的清洁状态和正常使用。其次，需要通过同时调取纸质档案和电子档案的方式检查档案内容的一致性。最后，每个季度或者年度要对档案管理者进行必要的理论知识和实际操作考核，并将考核结果作为绩效考核的重要依据，不断提高管理人员的工作积极性。

四、结语

总而言之，通过对供电企业电子档案的集中管理模式进行深入研究，我们能够清楚知道供电企业作为用电客户的电力支持渠道，其档案中不仅包括各种交易往来的相关凭证，同时，是为用电客户提供高品质服务的重要保障。因此，对供电企业的电子档案采取必要管理手段成为促进供电企业运营的重要步骤。而作为企业的档案管理者，更应该对自己进行严格要求，以更加丰富的理论知识和实践经验指导管理工作。

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[6]李春艳.集团型企业集中管控模式下的档案管理系统研究[J].北京档案,2013(01):34-35.

作者：杨利剑 单位：国网莱芜供电公司