谈高职院校人事档案规范化管理

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【摘要】高职院校是培养人才的重要阵地，在高职院校的各项管理工作中，人事档案管理具有多重性的意义。人事档案管理既能够更好地进行人力资源管理，又能够构建起高职院校的规范化管理模式。人事档案管理能够有效地整合人力资源管理的多种信息，可以为高职院校创设梯队式人才发展提供必要的基础性条件。在新的时期，高职院校人事档案管理面临着新的环境和新的问题。人事档案既要沿用传统的管理优势，又要进行不断的创新。在管理方式上、管理模式上和管理水平上都要有所提高，才能够适应现代化高职院校人事管理的要求。本文以高职院校人事档案管理的规范化为研究核心，阐述了当前高职院校人事管理的重点，提出了人事档案管理的整体思路和发展规划。

【关键词】高职院校；人事档案；规范管理；思路；策略

高等教育已经进入新的发展时期，高职院校作为培养人才的重要基地，担负着培养应用型人才的任务。在高职院校的各项管理中，人事档案管理需要从系统上进行架构才能够实现高职院校人事管理的升级型发展。人才战略是真正提高高职院校整体水平的重要思想指导，在发挥高职院校人事档案管理优势的时候，既要沿用传统的方式，又要进行新的创造。利用互联网信息化的管理是新时期高职院校人事档案管理的思路，人事档案管理能够纳入学校的整体规划中，人事档案管理需要从宏观上进行考量，更要从细致上进行推进。人事档案管理以培养人才为发展目标，以构建起人才培养的多渠道建设为发展方向。高职院校的人事档案管理需要理念和技术上的提升，才能够适应新时期高等教育的发展。

一、高职院校人事档案规范化管理的重要性

信息技术的高速发展给予了档案管理新的方式，在众多领域中，工作的管理方式都发生了变化。在人事档案管理中，数字化管理系统得到发展，人事档案的信息化技术有了新的提升。在高职院校人事档案管理中，采用数据化的管理方式有利于人事档案管理能够更加规范，人事档案管理工作的规范化实现了档案管理信息化发展的重要目标。在人事档案管理中做好硬件建设和软件建设，能够从整体上提高管理水平。众多的工作实践表明，人事档案管理与其他的档案管理有着一定的差别，人事档案管理既有其丰富性又具有其独立性，人事档案管理需要注重各个流程之间的衔接，在强化系统思维发展的前提下，正确实现档案工作的规范化管理，有利于高职院校人事档案管理更加符合现代化发展的要求。在人事档案管理中档案的立卷组合都要符合档案的规范化管理要求，档案的价值、档案的保护、档案的安全性以及各项检索都要符合要求。立卷归档工作要严格按照要求进行。各项具体工作需要解决人事档案的核心问题，各项具体工作要多方面注意细节的管理。

二、高职院校人事档案规范化管理的思路与策略

（一）提高人事档案信息管理的可靠性。人事档案系统进行更新时要保证其安全性和可靠性。操作系统在更新过程中保证其稳定性，如果是不成熟的系统就容易使档案管理系统陷入信息不安全的境地。信息数字化管理系统架构操作技术能够有效提高管理能力，在具体执行方面的融合操作技术的完整性，使人事档案的信息避免外漏。在实施技术管理的过程中，管理系统具有仿真安全性，也就是说在进行数字化管理过程中，保存的信息需要更高级别的软件进行维护。基础档案信息不容易复制，系统的仿真性能够得到有效的保障。人事档案管理坚持技术更新，在规范档案管理过程中，提升学校的管理水平，做好档案管理工作，实现档案管理工作的多重价值。在发展建设过程中，人事档案信息数字化管理要运用网络技术、计算机技术、档案管理知识和信息数字化技术，高职院校在发展建设的过程中采用多种措施，从硬件和软件两个方面强化档案管理工作，使档案管理工作能够促进高校的快速发展。现在科学技术的重要优势就是对于计算机软硬件的应用，计算机软件和硬件高度匹配，信息可以从操作软件和操作软件上进行有效的转移，档案的信息化管理可以呈现出新的发展状态，档案管理可以有效应对传统的管理问题。在信息化管理中，档案操作需要注意系统技术方面的融合。档案管理需要具有前瞻性，在选择技术要求时，注意人事档案信息管理的安全性，操作系统要与数据进行有效对接，保证信息系统的安全，这是档案管理的重要要求；人事档案信息管理在发展运行的过程中信息量存储载体较大，对信息的完整性和真实性要求很高，操作系统依托安全设计对系统进行整体数据化的管理，数据信息能够符合各类管理要求。

（二）实施人事档案专业化管理模式。在高职院校中，人事档案管理与档案管理并存的局面始终存在。但是，人事档案管理不同于一般的公文档案管理。人事档案管理需要以人力资源管理的目标为研究核心，对人事档案的管理要尊重人才的基础信息。在人事档案管理中重视信息的差异性管理，对档案信息及时准确的传输，大量的人事管理信息具有时效性，需要在管理过程中根据不同的时段进行更新和完善。人事档案管理采取动态化的管理模式适应新时期发展的需要，在数据库的管理上要建立起多种技术融合的档案管理模式。人事档案管理能够对人力资源的管理起到基础性的作用，也能够通过人事档案管理让决策层能够更好地清晰人才成长的基本路径。高职院校在人事档案管理中以人才发展和建设为目标。新时期高职院校人才管理理念更新具有重要价值，在档案管理中运用新知识和新理论开阔眼界指导工作，使高职院校的人事发展管理工作能够按照新规定和新方法去执行。学校决策层要重视档案管理工作，提高档案管理意识，在实施专业化管理中，政治思想、品德作风、业务能力、工作表现都要以现实情况为基础，主管领导根据人事工作的实际情况指导档案管理。人事档案管理的利用范围可以不断拓展，人事档案具有其保密性，在进行应用的时候，要充分重视人员隐私权，建立专业化的管理模式，拥有专业性的管理人才，将新的档案内容不断充实到档案信息资料中，实践中注重搜集职工的最新情况，信息可以在人事档案中得到明显的体现。

（三）对人事档案进行科学分类。在人事档案管理中，立卷归档以及文件形成的方式要重点解决文件立卷归档的实效。文件阶段的立卷归档的情况，立卷归档的重点，立卷分工档案管理的信息，档案利用的效率和效果都要有效维护卷宗的完整性。档案在形成的过程中，需要按照规范化管理的方式实施，需要着重注意的问题要进行及时整理。人事档案在新的发展时期就要求进行数字信息化管理，依托计算机软件技术，利用档案管理数字化建设，建立与之相匹配的管理模式。强化应用软件操作系统，实现数字化信息的检索方面的能力，强化技术基础，保障应用准确。根据不同的人才进行档案划分，加强档案数字化建设，建立健全完善电子档案建设。在资料的收集、整理、归档、查阅以及人员工作制度上面，按照档案管理工作的要求进行设计。在推进信息化建设过程中，人事档案要充分反映教职员工的科研创新、社会服务等方面内容，核查鉴定教职工工作实绩。例如人事部门做出的结论鉴定和考核结果等。在电子档案和纸质档案相结合的过程中做好衔接。人事档案的数据库利用数字信息服务来提高人事档案的工作质量和效率，档案管理人员需要保持工作的严谨性和完整性。

三、结语

人才是各项事业的核心要素，开展人事档案管理工作就是为了能从信息化发展角度构建起人才发展的新战略。在高职院校发展的过程中，构建起人才的梯队式发展可以促进高职院校师资力量不断提升，也能够从人才管理方面促进员工能够有效地执行职业规划的设计。在“以人为本”的发展时代，高职院校进行多渠道的人才战略规划能够适应新时代的发展，也能够有效地提高教学水平。人事档案管理要保证其严谨性，更要保证其高效性。在具体工作实践中，信息化建设要解决高职院校传统管理模式中的弊端，构建起高职院校的人事档案新的管理方式。

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作者：王敏仪 单位：惠州城市职业学院