行政审批档案规范化管理体系构建

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摘要：本文简要阐述了行政审批档案规范化管理体系内涵、特点及构建管理体系的必要性，从资源层（档案信息内容）、基础层（档案管理制度）、保障层（档案管理机制）和战略层（档案组织体制）等四个层次和方面提出行政审批档案规范化管理体系构建内容，为管理体系构建和实施提供有益探索。

关键词：行政审批档案；档案管理体系；规范化

概述

近年来，随着政务服务网运行的日趋成熟，行政审批事项由传统的线下审批服务大厅窗口受理逐渐朝着线下与线上审批服务受理相结合。尤其是线上行政审批事项的开展，产生了大量电子审批文件和凭证性纸质文件。规范地将线上行政审批档案进行收集、整理、归档，才能实现行政审批档案的真实、完整。

1行政审批档案规范化管理体系内涵

行政审批档案是指由人社局、民政局、市场监管局，以及行政审批服务中心等行政主管部门依法履行行政管理职能活动中形成的、与行政审批事项相关的、具有保存价值的文字、图表、声像等资料的统称。行政审批档案规范化管理体系（以下简称“管理体系”）则是指拥有行政审批权限的行政主管部门依据档案所反映的行政审批业务工作的特点、规律和要求，利用现代档案工作框架下所建立起来的一套科学、系统、完善的管理规则和秩序。管理体系的构建，能够为行政主管部门线上审批过程中产生的档案资料以统一专业系统行政审批档案管理的标准和要求，建设基于线上统一的专业档案资源储备和交流中心，进一步发挥出行政审批档案资源在行政审批业务工作及其管理中的支撑性作用，有利于专业系统档案管理水平的进一步提升，也有利于提升行政审批业务管理水平。

2行政审批档案规范化管理体系构建的特点

行政审批档案规范化管理体系构建的实现，既需要档案管理人员拥有专业的档案管理知识和素能，也需要行政管理部门严格履行行政审批权限，丰富体系中的档案内容，此外，还需要严密的规章制度作为保障。

2.1管理人员的专业性

行政审批档案管理人员作为管理体系的践行者和制度的具体落实者，直接接触到行政审批档案，因此，管理人员的专业性是构建整个管理体系的前提和基础。所谓专业性，就是指行政审批档案规范化管理人员拥有档案管理方面的专业知识和经验，熟练掌握档案分类、编目、存储、查询、利用等专业性工作。通过管理体系的运用，增强行政审批档案管理的信息化、科学化水平，提升行政管理效能。

2.2管理部门的职权性

行政审批档案专业管理部门是构建管理体系的责任主体，由于拥有行政审批权限的部门较多，职能权限差异较大，因此，各个行政管理部门应严格按照行政审批档案管理部门的统一档案管理标准，在履行行政审批职责权限过程中，及时将具有保存价值的行政审批档案提交至管理体系中，为管理部门的档案管理提供第一手档案资料。同时，管理体系需要各个行政管理部门严格履行行政审批职责，丰富管理体系内容。

2.3管理制度的完备性

管理体系的构建是实现自动化、标准化管理的重要平台载体，离不开完备的规章制度保障，也是管理体系构建及作用发挥的重要基础。通过行政审批档案技术标准、业务规范的统一制定和实施，各个行政审批单位在同一标准和要求下开展行政审批业务档案的收集、整理和归档，实现行政审批档案规范化管理。

3行政审批档案规范化管理体系构建的必要性

随着简政放权等行政管理体制改革的深入，以及信息技术的发展和应用，行政审批事项大多实现了线上办理，行政审批档案规范化管理体系的构建是满足群众查询档案、保障档案安全和大数据时代档案数字化管理的实际需要。

3.1满足群众利用的需要

行政审批业务档案是行政管理部门依职权设定进行行政许可、行政确认事项审批的原始记录，是经济社会发展中不可或缺的重要信息资源，也是保障经济社会活动正常开展的需要。如营业执照的在线申请和办理，待相关部门批准后才可进行营业，开展相关生产经营活动。通过管理体系的构建，群众可直接登录管理系统，根据权限查询或下载其行政审批业务档案，满足其实际需要。

3.2保障档案安全的需要

与公民关系紧密的专业档案被纳入了《国家基本专业2020.9下兰台内外兰台纵横档案目录》（第一、二批），行政审批业务档案等涉及民生权益、公共利益，以及一些有重要存史价值的专业档案目录成为档案管理的重点，保障此类档案信息安全也是档案管理部门需要认真思考和解决的问题。随着办公OA系统的应用，无纸化办公的推进，行政审批档案也越来越呈现出信息化、数字化特点，受到黑客、病毒、恶意浏览或访问等非传统因素威胁，因此，构建管理体系有利于对行政审批业务档案的集中、统一管理，确保档案安全。

3.3档案资源建设的需要

随着大数据、云计算、信息化时代的来临，对信息资源获取的便利性、即时性需求更高。而行政审批档案管理部门掌握着大量行政审批业务档案信息资源，将宝贵的馆藏行政审批业务档案资源通过专业平台或者场所供人们随时随地查询。管理体系的构建，将行政审批管理部门审批业务档案按照统一标准、规范要求存储于专门的管理系统中，实现行政审批类业务档案资源的整合和信息共享，适应大数据时代档案信息资源建设的时展需要。

4行政审批档案规范化管理体系构建的内容

根据行政审批档案规范化管理的实际需要，管理体系由资源层（档案信息内容）、基础层（档案管理制度）、保障层（档案管理机制）和战略层（档案组织体制）等四个层次和方面构成。

4.1管理体系资源层

所谓资源层，是指构成整个管理体系的档案信息资源，即档案信息内容，是管理体系建设的前提和基础，也是管理体系构建的首要任务。根据行政审批业务档案管理的实际特点，资源层建设应做到：集中统一。行政审批业务档案遵循集中统一管理原则，行政审批服务中心应对各个业务系统（如民政、市场监管、林业等）中行政审批事项进行梳理，明确不同行政审批业务系统归档范围、保管期限和管理要求。分级保管。根据行政审批“市—区（县）—街道”三级审批机制，将各级行政审批部门产生的电子档案按照管理体系的统一要求，制作电子档案，并提交管理系统。资源共享。随着行政审批档案资源内容越来越多，通过技术手段，构建行政审批档案资源信息共享，满足用户信息需求。

4.2管理体系基础层

管理体系的基础层是指行政审批档案管理方面的各项规章制度，是实现行政审批档案规范化管理的必要保障。目前管理体系基础层方面的规章制度包括：法律法规。如《档案法》《档案法实施办法》《保密法》《行政许可法》《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》。部门规章。如《环境保护档案管理办法》《集体侵权制度改革档案管理办法》《审计机关审计档案管理规定》《社会保险业务档案管理规定》《婚姻登记档案管理办法》。规范性文件。例如：《金融企业业务档案管理规定》《档案信息系统安全保护基本要求》等等。地方性法规或规定等。以山西省为例，如：《山西省档案管理条例》《太原市档案管理条例》《太原市城乡建设档案管理条例》《大同市档案管理办法》。从管理体系构建来看，管理层中，国家层面的法律法规、部门规章内容基本齐备，十分完善，目前，需要解决的专业行政主管部门针对本行政审批权限内的档案管理规范性文件，建立健全专业档案管理制度、规范等等。

4.3管理体系保障层

管理体系保障层旨在保障基础层的各项规章制度的贯彻落实，通过建立健全相应的保障机制，确保规章制度落到实处。一方面，建立健全奖惩机制。对严格遵守行政审批业务档案管理各项规章制度的单位或个人给予表彰和奖励，反之则给予相应的处罚。另一方面，建立健全考核评估机制。以行政审批档案目标管理为导向，定期检测相关机构及部门档案工作行为，通过成立考评机构、制定考评规则、落实考评机制等，将考核评估作为奖惩的重要依据。

4.4管理体系战略层

所谓战略层，是指构建管理体系长期运行的体制、机构和职责内容等等。一方面，应设立行政审批档案规范化管理体系执行部门，在行政审批服务中心组建专门档案管理部门，负责指导、协调各方资源，抓好统筹协调工作。另一方面，在条件允许基础上，建议尽快建立档案馆，随着行政审批权限体制改革的推进，线上审批成为时展主流，加快行政审批业务档案馆建设，各行政审批单位档案定期交由档案集中统一管理。

参考文献：

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［5］范晶.行政审批档案规范化管理体系的构建研究［J］.才智，2018（27）：202.

作者：刘博 单位：荷泽市行政审批档案中心工程师