谈电子档案规范化管理透视与反思

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摘要：随着人类文明的发展，对于社会的信息记录也愈渐增多。其中，对于具有保存价值的原始记录信息，我们称之为“档案”。在知识经济的催动下，对于诸多档案的管理一点点从“人工”渐渐向“电子信息化”的方向进行着转变。然而每件事物都具有相对的属性，有新型、高效、快捷的事物出现，也必然会因为其“新”的特点，而导致出现诸多的不完善的地方，进而邂逅一个个新的课题。该文将对于高校，对电子档案的管理的问题为切入点，针对其发展中存在的若干问题进行剖析，以期望提高规范化管理的水平。

关键词：规范化管理；电子；档案；透视与反思；高校

在现代社会中，层出不穷的新型技术带来的改变进入了生活中的每个细节，档案的管理也是其中的受益者之一。将档案管理电子信息化，从管理者的立场来说，其储存的空间远超纸质保存的方式，且极易长期的保存，并且对于录入文本信息资料需要的时间也是极短的。站在阅览者的角度来说，易查阅，可复制，且十分便携的方式也是大大节约了诸多时间和空间成本。对于档案管理本身，相比较传统的档案管理，电子档案管理的方式更具有多样性，以视频、音频、图文等多种方式并存不无不可[1-2]。

1高校规范化电子档案的价值

1.1共享性与融合性

将高校档案电子信息化，将会使各个信息的共享性和融合性大大提高。发挥其电子档案这门技术的优势，不仅可以提供更高效、更真实、更全面的信息，在结合如今各类大数据面前，也对其高校管理上产生巨大的促进作用。并且相较于以往的传统档案管理模式，高校在信息视野开阔性方面也有着极为有效地拓展。

1.2科学决策性

将高校档案电子信息化，将会使得信息资源池中信息的储存模式更加的具有多样性。从而在各个方面对于高校决策者来说，在某种方面同时存在一定的科学性。在信息共享程度大幅提升的加持下，在更多领域的数据支持中，对于以科学管理方式用以决策的制定，其可参考的内容得到了更多的数据进行支持和可供进行选择。

1.3管理性

将高校档案电子信息化，将使得对于高校的内部的管理具有很高价值的协调作用。然而对于学校管理方面，只有内部各个部门之间配合、协调、有序，才能对于高校的教育办学产生良好的促进作用[3]。其中对于学校的办学资料、教研资料、师资、招生、就业等各种的档案进行电子信息化并且归档，是十分方便高效进行查阅保存，且也不失为便于集中性地统一管理的方式。并且对于高校记录本身的办学历史，和对高校自身的教学上面的改善存在着很高的价值。

1.4必要性

自党的十八大以来，党对我国的教育事业有了新的要求，其中的“加强党对高校的全面领导，必须坚持走中国特色社会主义大学发展之路”是对学校本身的要求[4]。因此，高校作为高等教育的主干部分，主动承担起推动中国特色社会主义大学发展之路，是一个必然的选择。对于高校如何体现承担的责任，以及如何突出其自身的办学特色，促进教学和管理的改革。并突出其中国特色社会主义道路、理论、制度、文化自信，将高校档案的电子信息化并且规范化是推动其自身发展的必要手段和满足中国特色社会主义大学的内在要求，也是对各个环节进行协调衔接的有效方式。

2高校规范化电子档案存在的几个问题

2.1普及度与认识程度不足

目前众所周知，对档案进行信息化和电子化，是拉动档案管理规范化前进的有效形式，特别是针对高校的办学、教研、就业招生、管理等内容进行高效地归档也是大势所趋。各个高校也是积极地在这方面作出了很多努力。但是对于目前阶段，高校的电子化档案工作还是处于宣传推广的缓慢摸索阶段。对于非经济发达地区，以及建校时间较短的高校来说。滞后的信息化水平和电子档案规范化建设上都处于一种亟待开发、维护、更新的状态。特别是对于刚刚起步的高校来说，主要资产来自国家财政资金与国家调拨以及按照政策的规定收入等形成资产，还有一种是来自企业单位的捐赠资产。高校财政的无法面面俱到，对各方面专业性不强，而导致档案管理工作不规范。

2.2档案管理人才的匮乏以及其专业能力的薄弱

电子档案的管理与规范是与高素质，高专业能力的工作人员密不可分的。人是各个行业的各个岗位的关键的要素。从大数据分析来说，目前的高校的电子档案员兼职化的问题较为突出。兼职化的职业一般来说其档案管理的专业性是远远不够满足需求的，而且其实践的经验可谓是少之又少，对电子档案规范化管理的实施造成了重大的阻碍。目前的档案管理工作是具有一定的技术性质的，管理人员所具备的专业技能是从事此工作的基本条件。从工作上的信息收集到应用，诸多拥有技术性的环节掺杂其中，工作人员自身的素质和能力是不被允许忽略的，因为这是在根本上保证电子档案整体上实现规范化。对于目前这类专业性强且素质高的档案管理人才的缺失，对电子档案规范化起到了不小的阻力。探究其源头，其一，是高校的决策层对于档案管理的工作认识度较低，认为专业性的人才可有可无；其二，是对于高校内体制的建设不足，员工对于该职位可以获得的成就感和认同感严重缺乏，丧失进一步激发自身专业性的热情；其三，是学校管理层对于档案管理工作人员的频繁人事更换调动，导致诸多从事此岗位的工作人员对于主体责任不明确，不能对该职位的专门的业务了然于胸，因此造成了高校电子档案的不规范化。

3关于高校规范化电子档案管理的几个建议

高校电子化档案管理是其管理中一项重要而又相对基础的工作，也是对于细致和严谨把控较深的工作。其规范化管理也是高校电子化档案管理的必要的道路。关于如何做好高校电子档案规范化的管理工作，该文提出了以下几点建议。

3.1多个切入点加强且健全对电子档案的管理制度，完善档案管理体系

人是档案管理规范化工作的中心要素，对整个管理的流程的实施起着主导作用。各个高校应对档案管理职工进行定期的培训。其中以档案管理员对档案管理的工作的细则、规范、政策、所需要的硬件、软件技术为中心来进行。使其对该职位的知识处于不断更新，与时俱进中的状态，进而提高其对于电子档案管理规范化的认识，使其更加完整地做好它们分内的工作事宜[5]。同时在培训方面也需要在电子档案规范化管理上极其专业的人士让其熏陶培训人员，使培训人员更快地适应电子档案管理规范化的内在要求[5]。一方面，提高档案管理人员的岗位竞争力和岗位吸引力也是迫在眉睫的举措。另一方面，构筑其绩效工作的机制也可以巨大的增强电子档案管理人员的素质，并且激发其中复合型管理人才的热情。进而优化整个团队的水准。另外是在管理战略层面的制定上，高校的电子档案管理依旧要针对“立德树人”的根本教育任务且遵循依照法规与政策的方向。针对该校的制度上的漏洞，立足于该高校的实际情况和未来的发展方向制定可行性，可操作性的制度性措施。使其在电子档案管理中的每一个流程，每一个细节都有据可依，有字可循。再则，对于电子档案管理员应保持其相对的稳定性。如若需要工作调动，也需要遵照让其接管人员熟悉其业务后，且电子档案管理各项的工作核对无误后，交班的人员再走的原则进行离岗。这样有利于统一、有序的管理，进而提高电子档案管理工作人员的效率。

3.2完善高校电子档案规范化需要的硬件设备与软件

俗话说：“预先利其事，必先利其器”。高品质的硬件设备是实行电子档案工作的必不可少的保障措施之一，对设备的定期维护、更新、检查、修缮，并且形成一种常态化的机制和配对大容量的设备，并对其按照使用计划进行存储空间的升级。再定期对网络服务进行监测维护也是必不可少的环节。总的提高硬件设备的安全性。众所周知，电子设备的存储器也在飞快地更迭当中，针对某些特定的存储载体中的电子档案，进行定期的检查和复制也是不可少的环节，对于存放的环境也需要满足必要的条件，如防尘、防火、防水、防磁等，用以保障电子档案的安全、完整、可靠、真实。这将会促进高校的电子档案管理工作有序顺利地进行。

3.3加强档案管理队伍的专业人才培养和引进

电子档案管理，需要一定的专业技术支撑，这单纯依靠传统的管理人员，很难取得理想的效果。因为电子档案涉及很多硬软件设备，以及数据电子信息，和传统的纸质档案管理存在很大差异，这需要具有专业知识和技术的人才来开展相关工作，这样才能取得理想的效果。而从目前的实际情况来看，高校电子档案管理这个方面的专业人才比较缺乏，管理队伍还是以传统纸质档案管理人员为主，很多管理人员并不具备信息技术、计算机技术这些方面的专业知识和技能。因此，就需要通过内部培养和外部引进两条路径，对档案管理队伍加强建设。首先，在内部培养这个方面，针对现有的档案管理人员，要对他们展开集中培训，以信息技术、计算机技术等为核心，设置专门的培训课程，提高现有档案管理人员的专业水平。不仅要做好培训，还应该构建起对应的评价机制。针对档案管理人员的专业水平进行评价，并且设置对应的淘汰机制。对于考核评价不达标的管理人员，要进行重点培训，如果连续多次考核不达标，那么可以考虑调离管理岗位或是直接淘汰。通过培训+考核的方式，可以逐步提高管理队伍的专业水平。其次，要加强外部人才引进。随着信息化、数字化的发展，电子档案的数量正在不断增多，类型也越来越丰富。对于高校而言，如果单纯从内部进行人才培养，那么花费的时间会比较长，见效慢。因此，就还需要从外部引进专业人才，融入管理队伍当中，提高电子档案的管理水平。具体来说，高校可以面向社会进行公开招聘，选拔具有档案管理、信息技术这些方面专业知识和技能的人才，将其引入到高校档案管理队伍当中，对档案管理队伍予以优化，为电子档案管理提供保障。

3.4针对电子档案的数据安全加强防护管理

对于电子档案，在管理过程中还需要注意对档案数据的信息安全做好防护管理。从目前形势来讲，信息数据泄露是一个比较严重的社会问题，尤其是各种信息化软件得到广泛使用之后，在有意和无意当中，造成了许多用户的个人信息泄露。而从高校档案的角度来讲，具有很多不同的类型，主要涉及学生档案、教师档案、科研档案等。尤其是科研档案，其中包含了高校科研项目的数据资料，是需要严格保密的信息，如果出现泄漏，就会给高校的科研工作带来重大影响。所以，在电子档案管理过程当中，就需要对数据安全加强防护，做好管理。第一，构建起信息安全防护系统。对于电子档案储存系统而言，需要设立专门的信息安全防护系统，通过这个防护系统，对外部攻击实现自动检测和应对处置，避免外部攻击侵入到电子档案系统窃取数据[6]。第二，要建立电子档案管理和使用制度。在管理过程中，在搜集、整理电子档案的时候，需要全程予以监控，避免个别人员私自制作档案数据备份。同时，在相关人员使用档案的时候，也要建立完善的跟踪制度，全程确保电子档案处在受监控的范围内，严防电子档案信息外泄。第三，要注意数据备份建设。电子档案本身属于电子数据，储存在计算机上。然而，可能受到硬件或软件方面的因素影响，储存于计算机上的电子档案数据可能遭受破坏而无法修复。在这种情况下，如果提前做好了数据备份，那么就能通过备份及时恢复数据。所以，就需要通过合理手段建设电子档案的数据备份，一般来说可以选择云端来备份数据[7]。第四，要对各项硬件设备做好检测，确认硬件设备是否存在安全漏洞。如果发现安全漏洞，那么就要及时解决处置，避免出现电子档案数据泄露的信息安全问题。

4结语

综上所述，高校的电子档案规范化管理是建设一流的高校拼图中非常重要的一部分，随着社会信息高速发展的趋势，档案管理电子信息化成为档案建设事业的龙头。因此结合时展的特点，对于电子信息化档案管理也理应有着更高的要求。在正确结合当展方向并解析电子档案规范化的价值之余，高校的电子档案管理也应顺应时代的发展而发展，面对新问题，新技术，新机遇，也应尽可能多地迎难而上。围绕着高效的管理制度，提高从业人员的综合素质与能力，保障档案资源的完整与可靠性，加快信息建设的步伐，促使整个电子档案管理工作朝着现代化，规范化大步迈前。

参考文献

[1]黄丽容.新时期文书档案管理工作的思考[J].工作指导,2019（311）：125.

[2]田欣,王茜茹,吴丽坤.浅谈高校资产档案管理常见问题及分析建议[J].传播力研究,2019,3(4):183-184.

[3]李昕.新形势下档案管理工作的规范化及电子化[J].陕西档案,2019(3):26，25.

[4]李卫忠.大学电子档案规范化管理的透视与反思[J].中国民族博览,2019(2):255-256.

[5]黄丽容.新时期文书档案管理工作的思考[J].办公室业务,2019(6):125.

[6]杨中营.北京市加强政务服务“一网通办”电子档案管理规范化建设[J].中国档案,2019(5)：117.

[7]陶水龙,薛四新,田雷.电子档案管理系统通用功能要求研究[J].中国档案,2019(5):135.

作者：韩晶晶 单位：淄博市技师学院