谈规范化医院基建档案规范化管理措施

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摘要：随着医院基本建设的快速发展，医院基建档案日益显现出不可忽视的重要作用，因此要着重加强医院基建档案的收集、管理、利用等工作，分析当前医院基建档案管理存在的缺陷和不足，提出医院基建档案规范化管理的具体措施，充分发挥医院基建档案的实际应用价值，有效提高医院基建档案的归档率，保证医院基建档案的完整性和真实性。

关键词：医院基建档案；规范化；管理；措施

在医院建设项目逐渐增多、规模日益扩大的趋势下，医院基建档案管理工作不容忽视。当前，医院基建档案管理工作存在明显的滞后性，暴露出这样或那样的问题，因此要加大对医院基建档案规范化管理的关注度，提出与医院实际相契合的基建档案规范化管理措施，切实提升医院基建档案的规范化管理水平。

一、医院基建档案概述

医院基建档案是对医院所有建设活动的记录和保存，涵盖工程项目文件、施工、竣工验收等资料，全面反映医院基建项目从规划、执行、竣工等各环节内容。它具有以下几方面的特点：一是专业性。医院基建工程项目不同于一般的工程项目，而有其自身的特殊性和专业性。二是成套性。医院基建档案对医院建设项目全过程进行记录，并形成一整套相关的文件记录。三是现实性。医院基建档案记录了医院建设项目所有活动过程，对医院建筑维修、医疗器材管理、纠纷处置提供有力的依据和参考。四是周期长。医院基建档案的周期性较长，主要是由于建设项目要历经规划、设计、施工、验收等过程，需要多个部门和单位的审批和审核，因而延长了医院基建档案的建设周期。医院基建档案是医院建设活动中建立的第一手材料，有极其重要的价值和作用，主要体现在以下几个方面：一是为医院规划发展提供历史依据。医院基建档案真实记录了医院投资决策、项目构想、项目选址、建设地点的地形地貌、水文勘察等情况，并留存有项目可行性研究阶段的论证、分析和评价，真实反映了医院建设活动的现实面貌，对工程维修、管理、改扩建、使用提供了历史凭证和依据。二是保证工程质量。医院基建档案真实地反映了建设工程质量内容，能够为工程事故原因分析、责任认定、改进方法提供技术支持和依据，有利于提高医院建设工程项目的质量。同时，医院基建档案还能为工程总决算提供参考，为审计部门提供审计核查的依据，有效监督医院发展、打击依法受贿等违法行为。

二、医院基建档案建设过程存在的问题

（一）缺乏对医院基建档案工作的重视部分管理者大多关注改扩建的工程项目质量、进度管理内容，而对医院基建档案的管理意识相对薄弱，没有充分关注医院基建档案的日常采集、整理和归档等工作，导致医院基建档案的归档率不高，难以保证医院基建档案的完整性和及时性。

（二）医院基建档案管理制度尚未完善医院基建档案管理制度不够完善，缺乏规范标准的管理方法和操作流程，缺乏对医院基建档案的归口管理，暴露出医院基建档案相对分散的问题，降低了医院基建档案的完整性和安全性。

（三）档案管理人员的专业素质欠缺医院基建档案管理人员的专业素质欠缺，在对医院基建档案进行收集、整理、归档等工作上存在漏洞，如档案收集不全、书写材料不规范、以复印件充数等，降低了医院基建档案的案卷质量，不利于保证医院基建档案归档的及时性和完整性。同时，在医院基建档案的数字化管理上存在不足，档案管理人员缺乏基建档案的数字化管理专业技能和相关知识，无法实现医院基建档案的信息共享和利用。

三、医院基建档案规范化管理的措施

（一）提升基建档案管理意识要提升医院基建档案管理意识，不能片面关注医院基建工程项目的质量、进度，要加大对医院基建档案管理的人员、资金、设备的投入力度，为医院基建档案管理提供必要的支持。同时，不仅要提高档案管理人员的规范化管理意识，还要求医院其他部门和人员树立基建档案规范化管理意识，将基建档案与其他业务同步开展，从而为医院基建档案管理提供意识保障。

（二）完善医院基建管理制度要结合医院的实际情况，全面制定医院基建档案相关制度。一是建立并完善医院基建档案资料收集制度。医院基建档案资料收集制度是首要制度，要明确医院基建资料收集范围，涵盖医院基建项目规划、调研、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等过程，并可以根据基建工程规划和性质列出资料收集清单，规避和防范医院基建档案的少收、漏收等问题。二是建立并完善医院基建档案资料整理卷装订制度。在完成医院基建项目资料的收集之后，还要采用统一的标准和规章制度对医院基建档案进行整理、立卷、装订工作。三是建立并完善医院基建档案验收移交制度。还要注重对医院基建档案的验收移交工作，确保档案立卷符合标准，保证医院基建档案的质量。

（三）注重医院基建档案规范化归档工作与工程建设的同步一是注重工程立项后的资料收集。要注意收集医院改扩建工程的立项资料，包括项目建议书及批复文件、可行性研究项目评估、环境预测调查报告等，按照相关制度进行文件收集归档工作。二是注重工程建设及施工资料的收集归档。要收集项目设计阶段的资料，如方案设计、初步设计、施工图设计资料等，并采集施工阶段的资料，如施工合同、开工报告、图纸会审、技术交底、施工组织设计、施工计划和方案、施工技术及安全措施等方面的资料。三是做好竣工阶段的资料收集和归档，重点做好工程竣工图和工程决算资料的收集归档，并要注意对设计变更通知书、隐蔽工程验收记录进行及时收集归档。

（四）加强医院基建档案数字化管理在进行医院基建档案规范化管理的过程中，还应充分发挥信息化、数字化的功能。要完善和创新医院基建档案的信息化管理模式，完善医院基建档案信息数据库，合理应用集成化处理技术进行医院基建档案的集成数据采集、检索和分析，为医院基建档案规范化管理提供信息化支撑。

（五）增强医院基建档案管理人员素质要进行医院基建档案管理人员的培训，使之依循医院基建档案管理相关制度进行档案管理，明晰医院基建档案收集、整理、归档、移交、保存、借阅等相关流程，提高医院基建档案管理人员的信息化素养，为医院基建档案信息化共享和利用提供支持。综上所述，医院基建档案管理是不可小觑的内容，要高度重视医院基建档案的管理工作，完善基建档案管理制度，明晰医院基建档案管理职责，面向医院基建项目的全过程同步实施档案收集归档管理，并规范档案归类、立卷、归档、整理、利用的流程，不断创新应用信息化技术和方法，实现医院基建档案信息的共享和利用，推进医院基建档案管理的规范化、制度化和信息化。

参考文献：

[1]沈丽娇.医院基建档案的重要性及有效管理研究[J].城建档案.2017(2).

[2]杨建民.医院基建档案管理创新分析[J].办公室业务.2016(24).

[3]卢敏秀.医院基建档案管理与利用[J].兰台内外.2017(5).

[4]李晓玲.医院基建档案管理的实践探索[J].黑龙江档案.2020(2).

作者：李嫚 单位：安岳县人民医院