谈办公室文书档案规范化管理

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【摘要】对文书档案进行标准化、规范化的管理，既是每一个档案管理工作者的工作目标和方向，也是每个单位需要积极推动的事业。鉴于此，本文从办公室文书档案管理的现状及存在问题入手，分析论述促进文书档案规范化、标准化管理方式，以期可以为办公室文书档案管理工作效率和质量的提升提供一些参考和改进意见。

【关键词】文书档案；规范化；管理

一、文书档案定义

文书档案，产生于各种机关、团体、企事业单位等在日常工作、行政管理等活动中，从各类型具有保存价值的、较为重要的文书材料转化成为档案，人们在生产生活中的使用文字记录、相互交流、信息传递等活动均可汇集产生文书。文书主要包括公务和个人两种类型，通常所说的文书主要指公务文书。就企事业单位的管理体系而言，文书档案管理是其非常重要的一部分，与单位管理效率、服务质量有着直接的联系。而对于文书管理来说，分类和归档又是其中的主要构成部分。但是，随着现代社会的发展进步，企事业单位文书档案管理工作也暴露出了很多问题，这就需要单位从自身实际出发，针对问题提出解决措施，让文书档案管理工作更顺利、更规范、更标准地进行。

二、文书档案分类

文书档案分类具体如表1所示。

三、文书档案管理现状及存在的问题

（一）管理现状。当前，我国很多企事业单位的档案管理思想和管理方式都比较落后，且普遍存在领导不重视文书档案管理工作的问题，加之很多单位也没有结合自身发展实际建立文书档案管理制度，且没有根据实际发展现状更新完善，这就导致目前的文书档案管理工作无法正常满足企业发展需求，甚至会阻碍各部门之间的正常沟通协作。具体表现为：1.部分单位领导不重视办公室文书档案管理工作，在很大程度上，这是造成文书档案管理资金欠缺的最主要因素，不论从设备配置还是从人员配置来看，均无法很好地满足企事业单位对文书档案管理的实际需求。很多单位的文书档案管理人员可能是兼职人员或有关系的人员，其专业能力欠缺、综合素质低等问题都是造成文书档案管理工作效率低下、服务质量不达标的关键因素。2.文书档案管理员在上岗前，一般没有经过相关严格的专业知识培训，而单位内部也没有对其进行一定的在岗培训，这就造成从事文书档案管理的工作人员存在综合表质较低、责任意识不强、管理水平不高等问题。这样的问题如果不引起领导重视，只会发展成恶性循环，这种循环也会让文书档案管理工作针对性不强、准确性不高，从而无法正常履行文书档案管理部门应尽的责任，并发挥其在单位该有的作用。

（二）存在问题。1.制度不健全。就现状来看，较大一部分单位均存在档案管理制度不健全的问题。这一问题的存在可能会让资料、文件在被整理、收集、归档时随意摆放、无章可循，应该归档的重要文件没归档，一些不重要的文件却被错误归档。没有健全的制度支撑，会让文件、档案整理工作更加混乱，缺乏规范性。同时，档案借阅也会存在凭关系、看心情等问题，在不履行正常交接手续的情况下借取档案，或档案借出后不追不还，人为造成档案管理混乱。2.人员欠缺相关管理知识和能力。文书档案管理不只是简单的管理工作，其本质上属于技术工作。通常而言，文书档案管理的质量和效率直接取决于从事文书档案管理工作人员的管理能力和业务水平。如果档案管理人员文化水平不高、管理水平和管理能力不强、专业知识不充足、管理经验欠缺，那么不利于档案的规范化管理，而档案管理不善则无法保证档案质量。因此，档案管理人员要不断学习，坚持充实自己，从各方面努力提升自己的业务水平、专业知识及管理能力。3.意识不强。部分档案管理工作者欠缺档案管理意识，不清楚自己的责任和义务，对档案管理工作只会被动接收，得过且过，从来不会严格遵照相关规范要求档案管理质量。档案有很高的凭证价值和参考价值，能为科研机构和单位的运作提供一定的参考作用，但是，这些尚未被挖掘出的潜在价值和作用一定要结合实际情况进行有效开发、利用，若无法有效利用，档案也就只能是尘封在柜子里的闲置纸张。4.档案管理工作投入力度不够。文书档案管理工作，需要依靠计算机、装订机、扫描仪等必需的硬件和一定的资金、必要的专职管理人员的支撑。人员和经费不足是目前比较常见的问题，这不仅会对档案管理工作的正常运行与标准化进程带来严重影响，甚至会阻碍档案信息的开发利用。因此，不管是企业还是事业单位，在加大工作投入力度的同时，还要从上而下增强档案管理意识，更好地为档案管理工作服务。5.工作人员意识缺乏，宣传工作不够。档案信息来源于人类在各个层面的实践活动，和企业内每位员工息息相关，在十几年甚至几十年的工作生涯中，每个工作人员总会有自己想要保存的东西，企业也会有很多珍贵的历史资料、文件等值得纪念和保存，若工作人员没有归类、保存意识，也不懂得专业知识和相关规定，档案管理工作不仅无法正常开展，甚至还会让与企业、员工有关的珍贵资料、文件等流失。因此，对档案管理知识进行适时的宣传和积极普及，努力促进大众提升档案管理意识，这样才能让档案管理工作更好地开展，更快实现标准化和规范化。6.领导不够关心，责任意识不强。领导认为档案管理工作不重要，因此不关心此类工作，管理层也没有划清楚责任，导致分管领导责任意识不强。机关单位要划清领导职责，明确责任和义务，确保档案管理工作有专人领导、专人负责、专人监督。

四、推进档案工作规范化措施

鉴于上述内容中指出的问题，做好以下几点才能更好更快地推进档案管理工作规范化和标准化：

（一）对公文制发做好管控。公文是档案的基础，管控好公文的制发对推动文书档案工作的规范化具有非常重要的作用，只有先让公文制发做到标准规范，才能更好地推动档案管理的标准化和规范化。与此同时，还要保证公文质量，公文规格、排版、装订也要符合国家相关标准或行业规定。在制发公文之前，还要对审核查验其签发手续、审批权限，保证公文标题、单位、日期、落款、书写等均达到字迹清晰、准确无误。当然，公文书写要使用国家标准文字并严格遵照相关格式与规范，书写时不使用易褪色的笔墨，以便保存。

（二）规范档案管理机制。在单位内部从事文书档案管理的人员，必须要带头遵守、执行与之相关的规定和守则，在工作中要严格遵循审核、签发流程，杜绝滥发文件，对签发手续、附件，要认真核对，确保其完整性。若某些内容需要复审，要对修改内容遵照相应程序进行复审，整篇公文的字体、用纸、标号、排版等均按照技术标准执行。

（三）提高档案案卷质量。一般而言，档案的最终价值主要取决于档案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的装订质量也最能体现出档案工作的效率和效果。因此，在进行档案管理时，要根据实际情况和档案的性质选择合适的立卷方法，这样才能有效保证案卷装订的质量，从而更好地完成档案分类，这对后期的检索、调取以至档案标准化、规范化工作都有很好的促进作用。

（四）提高档案管理人员的水平和素质。档案管理工作整个过程中的直接接触者和工作践行者非档案管理人员莫属，档案管理工作的标准化与规范化进程主要取决于其管理能力、工作水平和个人素质。因此，要不断促进档案管理人员综合素质提升，要在培养现有人才的基础上，积极引进管理人才，让档案管理工作更好地开展。

五、结语

综上所述，一个单位、企业管理水平的高低可通过其文书档案管理水平判断，而档案管理的效果和质量也直接决定着企业内部档案资料的完整性与其价值。提升文书档案管理工作水平和地位，不仅要增强文书工作与档案管理工作间的衔接，促进各部门密切协作，建立健全档案管理、保障机制，还要不断完善相关工作程序，更好地促进文书档案管理工作的标准化与规范化，积极开发档案的潜在价值和良好作用，提高档案资料利用率，只有这样才能确保企业长足、稳定、健康发展。

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作者：徐柳萱 单位：昆明煤炭科学研究所