基层单位档案管理现代化路径探析

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摘要：档案是针对以往发生过的人或事的一种记录，对各行各业有着参考和凭证作用。在基层单位中，档案可对其起规范作用，促进其前进发展。我国基层单位档案管理水平不高，为改变这一现状，需提高档案信息化进程，促进其档案管理工作的现代化。随着信息技术涉及范围越来越广，其技术也在逐步成熟。由此，基层单位可合理运用该技术，对档案进行统一调整、管理，促进档案管理专业现代化的实现。本文讲述在基层单位中文件档案管理中遇到的问题及解决方案。

关键词：基层单位；档案管理；现代化

1引言

随着信息技术的逐渐成熟，其对我国各行业领域发挥着重要作用，促进着我国现代化的进一步发展。针对基层单位的档案管理问题，需其合理改进人工管理方式，合理利用信息技术，实现档案管理现代化。档案管理现代化不但能节约人工消耗，还能节省人员查阅时间，有利于提升其工作效率。基层单位的档案管理工作只有不断的完善更新，与时俱进，才能提升其现代化水平。如何提高基层单位文档案管理的现代化进程，是现阶段较为关注的问题。

2基层单位文件档案管理现状

（1）档案管理制度不完善。针对目前状况来看，基层单位的档案管理问题颇多，其中档案管理制度制定不完善：①档案管理工作没有统一的审核标准，管理人员整理档案较为随便，致使档案查询不便，寻找档案不全，不利于其他人员在有效时间内查询。②档案文综上标题及档案目录不完整，较为严重的是，有的档案目录已破损甚至遗失；档案查询编号也没有对其进行统一编写，归类上特别随意。当办公人员对其整理时，没有健全的整理制度，无法对整理的档案进行规范作用，使档案管理工作无法有序进行。针对这些问题，可显示出基层单位档案管理工作制度存在很大缺陷，档案管理制度不完善，致使管理人员停滞不前，缺乏创新精神，使其工作质量下降。

（2）档案查询系统不完善。对档案进行整理归纳是为后续查询工作提供便利条件，合理的查询系统是档案文件查询的基础。可是根据目前情况来看，一些基层单位的档案查询系统不完善，无法快速方便的查询到自己所需要的完整档案。其主要的查询方式依然在依靠人工来查询，查询效率不但低，还浪费时间、浪费精力。

（3）工作人员缺乏专业化知识。有些基层单位不注重对档案的管理工作，对其管理人员没有进行专业的指导与培训，促使其专业化知识较低。甚至有些档案管理人员是从别的部门借调过来的，致使档案整理混乱或丢失，不利于档案的有效查阅。

（4）档案管理人员与其他部门沟通少。档案管理工作需及时搜集、整理、分析相关资料，因基层单位领导对档案工作的不重视，促使其管理人员与其他部门沟通少，资料不能在有效时间内进行更新和完善，致使一些资料的缺失及不完整。

3档案管理现代化的有效方法

随着时代的变化，基层单位需利用合理手段，与时俱进，促进档案管理工作的现代化。其现代化途径主要是通过信息技术和专业化管理办法，使基层单位的档案管理更合理化，从而提高其管理的专业化水平。

（1）加强档案管理制度。紧追时展脚步，基层单位需结合自身实际情况合理完善档案管理制度，从而规范管理人员的工作行为，提高档案的整理清晰度。随着信息时代的发展，互联网的广泛应用为档案管理信息化奠定了基础。档案管理信息化可提高档案的利用率，增强档案的安全性，以此基层单位需建立更加完善的管理制度，促进档案管理工作现代化的有力开展。如：①完善档案管理工作章程，使管理人员重新整理档案案卷，促使其规范化。②结合档案文综内容，规范档案目录、分类序号等内容。③纸质版档案向信息数字化转变，提高档案查询效率。④完善信息技术系统，保证档案信息化安全。⑤单位需定期对档案管理人员进行培训，加强其人员的专业水平。

（2）建立完善的档案查询系统。基层单位需及时合理运用信息化技术，节约人工消耗，提高查询效率。基层单位需建立健全查询系统，使其系统更加科学化和标准化。①利用现代信息化技术，建立数字化查询目录，并根据档案查询条件，完善档案查询系统。②查询系统可完善关键词检索方法，查询人员可以根据自身需要，在查询系统内输入相关关键词，而后查询系统可将对应的文献显现出来，这样的方法可缩短查询时间，提高档案查询效率。③信息化发展速度较快，管理者需及时优化和更新查询系统，完善档案编辑体系，保证档案的有效查询。

（3）增强管理人员专业知识；引进新人才。国家对档案管理工作越来越重视，基层单位档案管理复杂度较高，需提高管理者的相应专业性知识，促进其工作的有效开展。①提高档案管理工作者的专业素养，让其明白档案现代化管理的重要性，使其对工作全身心的投入。基层单位也需加强对档案管理人员的职业培训，如信息技术的应用，促进其专业素养的提高。此外，也需制定相关的奖惩制度，激进管理人员的工作热情，从而提升其专业化水平。②引进新的专业人才；为提高档案管理工作的现代化，基层单位需引进相关专业的人才，使其发挥专业领域知识，提高基层单位档案管理现代化进程。

（4）加强与其他部门的联系。①档案管理部门整理资料前，需搜集相关的文献资料，因此需要加强档案部门与其他部门的沟通联系，促进档案现代化管理工作的有序进展。②为提高档案管理现代化进程，该管理部门需加强与电子信息部的联系，使其为档案部门提供完整的信息技术服务，促进其信息现代化工作的有效开展。

4结束语

总体来说，基层单位需积极改进档案管理工作中的问题，合理运用现代信息化技术，促进其工作的现代化发展。档案是对以前工作经验的记实，可对基层单位起到参考作用，利于其后续的发展。针对档案管理工作的现状，本文提出了相对应的处理方案，基层单位需重视起该方案，确保其管理现代化工作的有效开展。

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作者：王霞 单位：通化县环境卫生服务中心