毕业实习档案信息化管理探析

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【摘要】毕业实习档案主要记载了毕业生的实习信息，只有对毕业实习档案进行合理、科学的管理，才能够在最大程度上发挥出院校选拔人才、培养人才的作用。当下，毕业实习档案的管理工作还存在着不少问题。因此进行毕业实习档案信息化管理研究，对于院校档案管理工作的开展起着重要的作用。

【关键词】毕业实习档案；信息化；管理

一方面，伴随着科学技术的快速发展，社会步入了信息化的时代，信息化技术的运用使得社会之中的方方面面运转都变得更加便利；另一方面，在我国社会、经济不断发展进步的前提下，各项工作对于人才的需求不断增加，这促使我们国家的教育迎来了跨越式的发展。对于院校来说，招生的规模不断扩大，专业数量也在持续增长，每一年的院校毕业生也在不断地增加，需要进行毕业实习的人数就会有一个非常大的增长，因此传统的毕业实习管理模式已经不再适应新的情况变化。而在当前的时代发展之中，基于计算机技术的信息化发展带来了更为广阔的技术进步空间，那么在院校档案管理工作方面，毕业实习档案管理作为一项重要的工作，需要将信息化技术引入毕业实习档案管理中，构建一个完善的信息化毕业实习档案管理系统，以此来解决以往毕业实习档案管理工作中存在的问题。对于院校来说，信息化的普及有着更加重要的意义，院校的各个部分管理因此变得科学、合理，特别是档案管理的部分，信息化管理有着明显的优势。院校毕业实习档案信息化管理，主要是把毕业生在实习过程中产生的数据信息资料，利用信息系统进行收集、整合，并有效地进行管理，同时把这些资料作为对于毕业生各方面能力进行评判的一个依据，这在一定程度上促进了院校档案管理工作的开展，提升了档案管理的效率，对于毕业实习档案信息化管理研究有着非常重要的实际意义。

一、关于毕业实习档案信息化管理的相关概述

信息化管理技术的特征，主要表现在两个方面：1.信息的传播速度非常快，这主要是因为互联网技术的普及，网络几乎覆盖到了生活的每一个方面，而且在互联网开放性的影响下，人与人之间数据的共享几乎没有阻碍，这加速了数据信息的产生。在传统的时代之中，因为地域等原因的影响，信息的传递一直都会受到限制，网络技术的普及使得信息传播速度加快，人们利用网络能够自由获取需要的信息，在当前的时代之中，每一个人既是数据信息的制造者，也是数据信息的传播者。2.信息化管理技术的多样性，数据信息的收集不仅是通过网络，还有日常安装的摄像头等设备，这都是数据信息的收集渠道，这些数据信息都将是信息化管理技术发挥作用的基础。在信息化时代，人们对于数据信息有了新的理解，在不同的领域、不同的行业，越来越多的人担负起了数据信息制造者和传播者的任务，这样就使得数据信息不仅仅变得数量更多，而且还更加丰富多彩。对于现阶段的院校毕业实习档案信息化管理工作来说，虽然具有一定的发展基础，但是在具体的管理细节方面还是存在着一些问题，比如不同的专业之间使用着同样的信息化管理模式，没有从专业的差异性部分入手，进行管理模式的详细划分，这就使得相关管理工作变得表面化。另外，毕业实习档案信息化管理的安全保证也应该受到重视，这主要指的是信息数据的安全使用和来源安全两个部分。信息数据的安全使用，就是院校毕业实习档案信息化管理过程中，把相关的资源科学地分布运用到不同的专业之中，利用信息化的方式有针对性地制定管理方案；信息数据来源安全是指其数据的真实性。在当前的院校毕业实习档案信息化管理发展环境下，数据资源的安全无法得到有效保障。最后在信息化环境下，院校毕业实习档案信息化管理应制定标准规范，确保相关管理工作在不同的环境下都能够发挥出作用，使得信息化高效率、高精确度的特征得以保障，但是当前的院校毕业实习档案信息化管理工作缺乏标准规范的制约，这就使得一些相关的信息资源内容出现偏差。

二、现阶段院校毕业实习档案管理存在的问题

（一）个别毕业实习档案的具体内容存在失真。对于毕业实习档案来说，怎样确保其中相关内容的真实性，是非常关键的一个步骤，从整体来看，学生在毕业实习时期形成的档案材料，可以在一定程度上，反映出其在学习阶段的相关专业技能掌握状况、工作适应能力等实际的情况。但是目前在院校毕业实习档案管理中，个别毕业实习档案材料的具体内容和实际的情况存在差别，档案的内容对于学生考核的材料通常只是记录学生的优点，关于学生存在的缺点或者是在实习中表现出的一些问题都没有详细记录，这样就使得毕业实习档案很难真实反映出学生毕业实习的情况，这同样给后续的毕业实习档案管理工作带来困难，使得毕业实习档案材料内容的真实性受到质疑。

（二）毕业实习档案材料不完善、管理混乱。在实际进行院校毕业实习档案管理的过程中，常常会出现毕业实习档案材料的不完善，负责相关工作的部门很难及时将档案材料进行收集、整理以及分类归档管理，而且工作人员没有对毕业实习档案管理工作进行全面认识、了解。导致在进行管理工作的时候，由于多方面的原因，毕业实习档案管理存在混乱的问题。同时毕业实习档案的保密性质，也使得毕业实习档案存在着使用范围较窄、使用频率较低、档案利用不充分等问题非常突出。

（三）院校毕业实习档案管理意识薄弱，相关工作人员缺乏职业素养。当前个别院校毕业实习档案管理的意识非常薄弱，有很多不合理现象存在，比如学生的毕业实习档案随意放置在学校，一段时间后就进行清除，或者是学生自己持有档案等等，混乱的毕业实习档案管理情况反映了院校毕业实习档案管理意识的薄弱。而且从事院校毕业实习档案管理的工作人员没有专业的工作技能，缺乏职业素养，使得院校毕业实习档案管理工作开展非常困难，缺乏规范性和科学性。

（四）院校毕业实习档案管理信息化程度偏低。在当前的社会发展过程中，信息化技术已经被应用到了社会生活的方方面面，而且信息化技术能够很好地提升毕业实习档案管理工作的效率，但是在一些院校毕业实习档案管理中，运用信息化技术非常有限，对于信息化技术的普及程度非常低，甚至一些院校的毕业实习档案查阅和信息录入仍然是使用人工的方式进行，这样就使得院校毕业实习档案管理工作效率非常低。而对于院校来说，毕业实习档案管理所包含的信息数据异常地庞大和复杂，没有使用信息化的管理手段，会使得毕业实习档案管理工作进行变得非常困难，并且缺乏效率。

三、关于院校毕业实习档案信息化管理存在问题的原因分析

（一）管理制度有待完善。在院校的发展过程中，因为各个方面的原因，其实际的院校毕业实习档案信息化管理制度不明确、不完善，毕业实习档案的具体功能被削弱，而且院校对于毕业实习档案管理工作的重视程度不够，在进行实际的档案管理过程中，工作不严谨，使得毕业实习档案损坏或丢失的情况屡屡出现，这些问题的发生最为主要的原因是，因为院校毕业实习档案采集、整理、归档、借阅与统计等等工作步骤中的相关管理制度存在漏洞所导致的。

（二）管理手段较为落后。当前院校毕业实习档案管理部门从事的工作，主要是对于毕业实习档案进行收集、整理、存档以及保管等等，这些工作的过程步骤基本与传统的档案管理方式没有什么区别，毕业实习档案管理的手段也多是沿用传统方法，整体来说较为落后。而且院校毕业实习档案管理工作也没有使用新的方法，现代化的管理手段没有在毕业实习档案管理中获得普遍性的运用。

（三）毕业实习档案管理工作人员缺乏专业性。现阶段进行院校毕业实习档案管理的工作人员，大多数属于“兼职”，也就是由教师或者是其他工作人员进行兼任，根本没有专业的院校毕业的档案管理人员进行相关的工作，在这种情况下，院校毕业实习档案管理工作势必会受到影响，档案管理工作人员的数量与人员的专业素养方面亟须提升。而且人力资源管理技术水准较低、相对应管理制度缺失等问题，都制约着院校毕业实习档案管理工作的进行。

四、对于院校毕业实习档案信息化管理运用的策略研究

（一）构建院校毕业实习档案信息化网络管理平台。在信息化大数据环境下，院校毕业实习档案管理信息化要把网络作为基础，这是因为信息化的优势发挥需要网络并构建网络管理平台，包括院校毕业实习档案管理工作中的信息数据，将这些数据进行收集、整理、分析，以大数据、信息化的技术应用，再将这些数据中的规律进行科学分析，院校毕业实习档案管理的相关工作人员就能够以此作为依据，制定出更加符合院校实际状况的毕业实习档案管理策略，起到促进院校档案管理工作发展的作用。而且在信息化的思维下，毕业实习档案管理可以从教学经验、管理方法以及学生的反馈三个方面来进行信息数据的收集、分析，经过系统性的研究、比对，就可以对毕业生实习状况进行全方位的评价、了解。

（二）进一步完善院校毕业实习档案管理信息化内容。以往的院校毕业实习档案管理工作，常常会有一些问题出现，这主要是由于院校毕业实习档案管理信息化还不完善，收集、整合的信息数据不全面，具有特殊性，在这种情况下，就会出现毕业实习档案管理工作上的失误，因此要进一步完善院校毕业实习档案管理信息化。以信息化相关内容为技术依托，来进行对应的院校毕业实习档案管理信息化建设。首先需要进行院校之间的信息资源共享，这样能够拓宽信息数据的获得渠道，经过大数据的比对，院校毕业实习档案管理可以有更加精确的参照依据；其次，对于院校不同的专业，进行有针对性的毕业实习信息数据收集，同时不同的专业应该规划出不同的毕业实习档案管理内容方案；最后，要进行大数据信息应用平台的构建，院校建设独立的大数据应用平台，可以解决其毕业实习档案管理信息数据资源不足的问题。

（三）为毕业实习档案管理信息化创建稳定安全的环境。院校毕业实习档案管理信息化的普及，使得相关的信息数据都会在网络中进行上传，这样就有着对于网络安全的需要，院校应该注重网络安全的全方位建设，防止出现信息数据的泄漏，造成不必要的损失。要对网络环境进行实时监控，及时对于系统之中存在的漏洞进行修复，对于院校内部的网络应该设有严格的管理权限和访问权限，而且要强化内部网络服务器的安全，同时可以招聘一些网络技术人才，进行专业的网络安全建设，这样才能够在最大的程度上确保毕业实习档案管理工作的有序、稳定进行。

五、结语

总的来说，对于毕业实习档案信息化管理研究，具有非常重要的现实意义，相关研究有效地促进了院校毕业实习档案管理工作的进步，提升了院校档案管理工作整体水平，使得院校档案管理系统更加完善，工作更有效率。有效进行毕业实习档案管理工作，促进毕业实习档案信息化管理发展，有着极其重要的现实意义。

作者:姜杨 单位:湖南广播电视大学