谈大数据高校电子档案管理创新

前言：想要写出一篇引人入胜的文章？我们特意为您整理了谈大数据高校电子档案管理创新范文，希望能给你带来灵感和参考，敬请阅读。

摘要：随着我国经济水平的不断提升，科学技术也有了长足的进步，大数据技术也有了较为广泛的应用，当前已经步入大数据时代。在此背景之下，高校电子档案管理体系也面临着一定程度的革新。基于此，本文简要阐述了高校电子档案的作用，并结合实际情况提出了大数据时代高校电子档案管理的创新路径，以求为高校档案管理的良好发展提供理论支持。

关键词：大数据；高校；电子档案管理

在信息技术水平不断提升的背景下，高校档案管理趋于信息化，这样一来传统纸质的垄断地位将不复存在，档案管理人员在工作质效方面进步较大。但由于发展时间相对较晚，当前高校在电子档案管理中依然存在管理意识不够深入、存储安全无法得到有效保证等问题，需要相关人员引起高度重视，并采取合理的措施进行解决。

一、高校电子档案的作用

（一）增强工作效率，减小储存空间在传统纸质档案管理模式之下，档案管理人员一般会进行实体储存库的寻找，接着对数据资料进行搬运，并用人工完成分类及整理工作。而在大数据时代，数据信息的筛选、录入、传输这类流程仅仅通过计算机便能够在短时间内完成，利用电子载体便可以在虚拟空间之内实现存档分类的操作，这样一来档案管理人员的工作压力就会有较大幅度的减轻，工作效率大幅增强。同时，高校所有学生都拥有独特的学籍档案，在以往的管理模式下就会让高校使用较大的占地面积来进行库房建设，这样一来高校就会承受较大的财政压力。通过电子档案的应用能够有效解决储存空间过大的问题，通过网络云平台的利用，可以有效降低高校成本支出，极大地缩减储存空间。

（二）满足时展需求，提高档案管理水平互联网为各行各业提供了较大的便利，也让电子档案管理有了坚实的技术基础。在大数据时代，通过电子档案的应用能够对档案管理步骤进行一定程度地简化，让档案管理的质效有一定程度地增强，满足电子化、无纸化办公这一目的，这也和大数据时代的基本发展需求不谋而合。并且，构建电子档案数据信息库之后全体师生能够更为方便地对相关信息进行查阅，部分重要信息也能够共同进行讨论与分析，达成资源共享这一目的。步入大数据时代之后，高校原有的档案管理水平已经无法跟上时展步伐，如若未能及时作出改良与优化，就会对高校档案管理工作的顺利开展产生不良的影响。而电子档案的应用能够有效提升高校档案管理的隐蔽性以及安全性，实现管理信息的自动化处理，最大化地减少档案管理过程中产生漏洞的情况。

二、大数据时代高校电子档案管理创新路径

（一）健全信息化的电子档案管理平台在电子档案管理模式下，要想实现信息化档案管理的目标就必须依赖于信息化电子档案管理平台这一载体。具体而言，电子档案管理在硬件设施设备等方面有着较高的要求，诸如扫描仪、计算机等都属于刚需的范畴，并且所用的网络应当具备较强的专用性，所构建的逻辑结构必须完善健全，不同工作之间应当有一个紧密的联系，特别是电子档案管理体系中用于收集与整合数据信息的主要站点，不同站点之间应当有一个良好的衔接，工作效率应当符合既定的要求，这样才能够及时、全方位地对各类档案数据信息进行收集与整合。在大数据时代，电子档案管理平台所拥有的功能不能够过于单一，相关技术人员应当对其功能进行拓宽，以此充分迎合档案收集、保管、整理、编撰、鉴定、统计、分析、利用等不同方面的需求，给电子档案管理工作的顺利开展奠定坚实的基础。同时，相关工作人员也应当为电子档案管理营造一个良好的环境，做好防水、防潮、防火等方面的工作，最大化地消除可能存在的安全隐患，从而让全部电子档案管理设施设备能够稳定运转。

（二）加强电子档案管理规章制度建设要想让电子档案管理具备较高的规范程度，高校应当加强电子档案管理在规章制度方面的建设。从目前的现状来看，《中华人民共和国档案法》等相关法律政策可以作为高校构建电子档案管理制度的理论依据，并以此为基础严格按照高校的实际发展特征，来让所构建的规章制度更为细化，让制度能够真正覆盖到电子档案管理的各个方面，进而让电子档案管理相关行为得到有效的约束。同时，高校相关人员应充分考虑到电子档案管理不同工作岗位的基本特征，做好职能的明确分配，构建行之有效的岗位基本制度、电子档案管理备份制度、电子档案查阅及使用制度、电子档案保密制度、电子档案传输制度等，这样一来电子档案管理工作在开展过程中就有了明确的制度支撑，后续的电子档案管理也会更为规范。

（三）提升电子档案管理的专业化水平档案管理工作有着较为复杂的内容，虽然在大数据时代工作效率有了较大幅度的提升，但电子档案管理系统也只能够完成大部分粗略的内容，部分具备较强细节性的工作依然要依赖于人为操作。不同于传统纸质档案管理，电子档案管理有着更高的专业化要求，不论是收集、整合、归档、存档、查阅电子档案，还是对电子档案进行更进一步的操作，都必须有极强的专业程度作为支撑。例如，在编制和搜集相关档案数据信息的过程中，档案管理人员对实际范围了如指掌，并按照高校实际发展需求编制适当的电子档案。同时，档案管理人员也应在信息安全等领域有所涉猎，最低的要求是能够有效避免电子档案各类数据信息被盗，从而有效保证电子档案的安全性。

（四）建立严格的电子档案管理责任体系在电子档案管理推进过程中，由于利用了较为先进的信息技术，档案管理人员所承受的工作压力大幅减少，工作效率有了较大幅度的提升。但因为档案管理工作在责任体系方面出现了不够完善等问题，导致电子档案管理中产生突发事件之后，相互推诿扯皮现象层出不穷，这对于高校电子档案管理而言有着不利的影响。因此，高校应当构建完善的电子档案管理责任体系，根据档案管理人员的实际能力为其分配合适的工作内容，让其能够明确自身的责任与义务，高校也可以根据这部分数据信息来制作健全的工作手册，并告知档案管理人员必须严格按照工作手册有序开展相关工作，这样一来电子档案管理工作的责任及权利就能够得到正确的分配，为电子档案管理发展进程的提速提供实践上的支持。

（五）强化档案信息的共享与挖掘、分析在电子档案管理工作当中，高校应当思考如何将档案信息的作用、价值最大化地发挥出来。例如，要强化档案信息的共享，借助于互联网高效互通、互联的优势，与地方档案管理机关、上级单位和其他相关单位，建立直接的档案信息共享渠道，允许相互之间查询有权限的、非保密性、非敏感性的档案信息，为各方的档案调阅、使用提供尽可能的便利，提高档案使用的效率。综上所述，大数据时代高校电子档案管理的发展任重而道远，相关人员应当充分认识到电子档案管理的重要性，并站在不同层面对其进行创新与优化，从而促进高校电子档案管理相关工作的顺利开展。

参考文献：

[1]周晓峰.高校电子档案管理与发展思考[J].农家参谋,2020(21):258.

[2]郑婷婷.高校学生电子档案的使用及需要注意的问题[J].信息记录材料,2020(5):80-81.

[3]成珊珊.试论高校电子档案管理的问题及其解决措施[J].江苏经贸职业技术学院学报,2020(2):48-50.

[4]王芳.高校人事档案管理电子信息化的思考与探析[J].时代报告,2020(9):156-157.

作者：龙宛苡 单位：贵州医科大学