新时期办公室管理创新论文

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一、新时期企业办公室工作面临的挑战

1．要求办公室管理水平有大幅度增加。办公室的工作有着很强的全局性，即使是办公室部门的一个工作人员的小小误差便可能给企业造成巨大的灾难。所以办公室的每个工作人员都必须具有高度的工作责任感和良好的管理水平，还要设立一套严格的管理制度，这样才能促进办公室日常工作的顺利开展。只有事无巨细、小中见大，把一些琐碎的公文收发、公务接待、维稳信访、行业信息收集、公务督办、保密管理等工作做在前面，才能使办公室的职能功效最大化。现代的办公室工作人员还要善于从平时的工作中汲取知识，在积累经验的基础上探索新的工作方式，充分发挥潜能，不断完善旧的制度，采取科学的方式和新颖的观念来开展工作。

2.要求办公室更好的发挥其管理职能。在我们之前的思想中，办公室的主要工作任务就是完成日常的、工作量很大的琐碎事务，这便使公文的收发、文秘工作成为了办公室的象征。上述的这一特征使人们对办公室的工作有一定的曲解，认为办公室只是一个单纯的服务性部门。时代的进步和企业的不断发展，再加上现代企业管理规定的建立早已对办公室的职能有了更高的要求。办公室除了是一个日常的服务性部门，还要熟练掌握企业的运行现状并负责进行外部信息的获取工作，在企业进行决策时要提供科学合理的依据，为领导人员提供参考，这便使现今企业的办公室工作的属性和职能归属等都有一定的转变，增加了工作的难度。

3.要求办公室工作人员有较高的素质。现今的社会经济有了很大的进步，办公室的职能也发生了改变，所以办公室除了要完成日常的服务性工作，还要在领导决策时起到辅助作用，所以在招聘办公室的工作人员时必须要考虑到这一变化。现在，在招聘办公室工作人员时要重视其综合能力的高低，还要对老员工进行一定的培训，扩展他们的知识面，紧跟时展的步伐，这样也能使其工作理念有一定的改变。新型办公室人才，应该具备调查、筛选企业发展信息的能力，并能给企业管理者提供有价值的决策意见。但现实中许多企业办公室人员，由于多年的工作积习，难以适应新的变化，在思想上没有及时改变，导致综合素质没有得到提高，这不能满足现今企业对办公室的职能要求，对于办公室的工作绩效也有着不利的影响，甚至可能会制约企业的发展进步。

二、新时期办公室管理创新思路及方法

（一）高效的制度建设

要建立一套高效的制度，这样才能高效的进行规范化的管理并科学的开展工作。办公室工作的步骤繁琐，影响方面多，所以在平时工作时一定要有一套科学的规章制度来提供依据。这样才能使工作有序、顺利的开展，特别是印章管理制度、接待管理制度、公文管理制度及会议管理制度等更加需要有一套严格的规定。在进行接待及会议工作时要涉及到诸多重要机构和外部的一些企业，影响因素增多，这更加需要有一套科学的管理制度来提供保障，最好能将该项工作图表化、制度化、步骤化，这样还可以使工作效率大大提高。在进行优化工作流程的时候，要坚持有序性、系统性、可行性和简洁性的基本方针政策，确保做到统筹兼顾、简洁高效、流程设计简单易懂。深入分析工作程序、拟定关键路线、优化工作途径，采用合并法、剔除法、压缩法、重新排列等方法简化工作工序，找出最简洁的工作工序，进而加速工作，有效提高工作效率。根据多年的工作经验，充分利用信息化的工具就可以优化工作的流程，也是极大提升工作效率的有效工作方式。

（二）合理分工办公室内部机构

要科学的分工办公室内部的各个机构，这样才能促进办公室管理工作科学性的提高。办公室是上级领导的智囊团，还要起到联通上下级的作用，所以必须具有咨询、信息、工作、服务等多项职能。为了保证管理工作的科学性，就要先对办公室的内部结构进行合理的优化配置，并将职责落实到人，让办公室内的每个员工都明白自己的权责从而高效的开展工作。职责到人还可以降低问题的发生率，因为一旦发生问题可以很快的落实到人，所以有助于增强工作人员的责任心。进行工作岗位的分配和人员职责的安排工作时，一定要本着“人尽其才，才尽其用”的基本原则，并紧紧把握精干、高效的思想和原则，从办公室的实际工作需要出发，凡是工作内容重复的工作要合并，一个人干完的工作就不分给两个人。

（三）发挥协调关系的枢纽作用

办公室是企业的枢纽结构，所以要发挥好沟通内外关系的作用，所以必须要提高公关能力。因此每个办公室工作人员都要善于察言观色并乐于聆听，这样才能熟练的掌握企业各个机构的工作状况，了解各个部门的具体职责，使各个部门间更好的进行团结协作。进行公关工作时，态度是非常重要的，几乎决定了最终的工作结果。因此要本着科学负责的态度来开展工作，进行协调工作时既要主动热情又要敢于坚持原则。还要明白关系的协调是双向的，要适当的使用逆向思维，有时可能会使工作中的难点迎刃而解。还要经常检查领导下派工作的落实状况，并将基层工作人员的意见及时反映给领导，这样有利于企业的发展。

（四）树立严谨的工作作风

工作责任感的高低决定了企业的对外形象，而工作的属性导致办公室工作有许多的不稳定因素，经常处于变化中，如会议招待、领导安排工作等，这无法事先做好准备，却需要立即开展工作，是工作人员很被动，所以要向合理的安排工作，不仅要具备高度的责任感，还要有较强的思想预判能力。建立一套公平的奖惩制度，激发工作人员的工作热情。尽量一次性做好工作，在提高工作效率的同时避免隐患的发生。

作者：王小义 唐芳 单位：长庆油田分公司第五采气厂