公路工程档案资源开发和利用

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摘要：近年来社会经济发展迅速，国家在公路建设与养护上逐步增加了资金投入，为公路行业的快速发展创造了良好条件，在此过程中也会形成大量的档案资源。公路工程档案涵盖了公路建设、养护等方面的信息，可以反映整个公路的建设与使用情况。通过加大对公路工程档案资源的开发与利用力度，才能最大限度体现其价值，为公路建设与经济发展作出更大贡献。基于此，本文提出了公路工程档案资源的开发和利用策略。

关键词：公路工程；档案资源；开发利用

一、公路工程档案资源的特点

（一）专业性

公路工程档案主要是公路工程在科研、设计和施工等阶段形成的科技文件材料，能够将公路工程科研、设计和施工等活动过程如实反映出来。公路工程档案是公路工程专业技术活动产物，可以集中体现公路工程专业技术内容、相关方法与手段，有着较强的专业性特点。

（二）唯一性

每条公路主要是结合当地地形地貌、水文地质、自然气候、人文环境和使用标准等作出设计与施工的，其与工业产品不一样，在设计、材料和程序上有着较大的差异。因此，每个公路工程项目无论是设计还是施工都是独一无二的，有着唯一性特点，其形成的档案资源也具备这个特征。因此，不仅要加强公路工程档案的收集与管理，还要注重开发与利用，将其作用充分发挥出来。

（三）成套性

公路工程项目包括工程立项、项目可行性研究、初步设计、施工图设计、施工、监理、使用养护、改扩建等内容，各阶段形成的技术文件材料在分类、整理和立卷后可以形成该项目的全套工程档案。然而从实际情况来看，因为各阶段责任单位不一样，公路工程档案又包括业主档案、设计档案、施工档案、监理档案、使用管养档案，各单位分别保管，独立成套。如设计档案主要包含项目建议书、工程可行性研究、初步设计、技术方案论证、变更设计、施工图设计等技术文件材料，若是某项内容缺失，将导致档案变得不完整。可见公路工程档案有着成套性特点，在档案管理与开发利用中都要高度重视，确保档案的完整性与可靠性，才能将公路工程档案资源的作用真正体现出来。

（四）重复使用性

公路工程档案也有着重复使用性特点，这点在设计方面表现得非常明显。设计单位承担设计项目所利用的设计档案，通常在整个设计文件材料中占据的比例约为30%～40%，包括大跨径悬索桥和斜拉桥设计等，国道网规划、国家颁布的标准化通用图设计等都能够重复参考使用。通过利用公路工程档案，可以有效节约设计工时，缩短设计周期，实现经济效益的提升。

二、正确处理好档案利用与安全保密工作的关系

档案部门要改变传统的档案保管观念，档案应该进行保密，但是保密的根本目的也是为了利用，否则就会失去档案本身的价值。对于档案工作来说，利用与保密均十分重要，缺一不可。如何正确处理好档案利用与安全保密工作的关系，可以从以下几个方面进行分析：一是对档案的提供者及利用者都要大力宣传《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国档案法》，提升档案意识及保密意识，维护国家、集体及个人的合法权益；二是做好档案的保管期限及密级的制定工作，根据国家规范及项目的实际情况确定档案的保存价值，准确定位档案的保管期限和密级；三是做好档案的密级调整工作，严格制定涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。此外，还要确定能够利用的范围，明确哪些档案可以开放利用，哪些需要审批才能利用，使档案利用工作更加规范化、标准化；四是加大监管及监督力度，一旦发现有违反档案保密行为要严格依法处理，达到档案利用及保密互为保障的辩证统一，这样才能最大限度地保障档案资源被充分利用，才能体现档案价值利用的最大化。

三、公路工程档案资源开发和利用的策略

（一）尽快转变思想观念

当前各级领导要转变思想理念，除了要做好公路建设与养护工作以外，还需要不断提升档案管理工作，尤其是要加强对档案资源的开发与利用。要充分认识到只有保证公路工程档案的完整性、规范性、系统性和准确性，才能将公路建设与养护质量体现出来，为公路科研工作提供重要的参考依据。通过提升档案管理质量与效率，才能为今后的档案开发与利用创造良好条件，达到节省时间与资金的目的，也让公路养护、大中修工程及公路改扩建等有全面的数据支持，从而促使公路工程建设质量的不断提升。基于此，相关领导要意识到档案资源的效益功能，提升档案工作的重视程度，要将档案资源的开发与利用纳入到议事日程中。通过对档案资源开发与利用中出现的难题进行分析、研究与解决，激发每个档案管理人员的工作热情，为档案利用者提供更多便利。

（二）创新档案服务机制

档案管理人员要形成全局观念，增强中心意识，拓宽公路工程档案资源开发与利用思路，让领导和业务部门获得有效服务。一是对服务方式进行创新。在公路工程档案开发与利用的过程中，不仅要提供日常查询、借阅等服务，还要采取多样化服务，包括咨询、复制、网络传递、跟踪服务、定向服务和定题服务等，让档案利用者的各项需求得到满足。二是对服务内容进行创新。要结合档案馆藏内容，从公路建设需求出发，对服务内容进行创新。公路工程档案管理部门要做好档案编研工作，转变以往单一纸质档案查询的现状，让利用者获得更多层次的档案产品，包括数据共享、数据统计等，确保服务质量能够实现提升。三是对服务效果的创新。档案服务主要是让利用者需求得到满足，在发挥档案资源价值的同时，也要关注利用效果的反馈。要借助《查阅利用档案登记表》，全面、认真登记所有的查询者、单位、查阅次数、查阅内容及目的等，档案部门要及时统计与分析反馈的信息，总结其中的规律，了解档案利用动态。要对各单位、各部门和各科室档案资源需求进行分析，全面把握公路工程档案价值，加快其开发和利用步伐，让档案资源真正成为“促进科技成果向生产力转化”的桥梁。

（三）充分运用信息技术

要对公路工程档案开发和利用进行转变，跟上时展的脚步，逐步建立起完善的档案管理机制，提升档案管理现代化水平。当前公路工程档案因为数量大、种类多、内容杂，若是采取人工的方式进行分类与组卷，不仅工作任务繁重，还由于档案管理人员认识水平的差异，会将同一类文件归入不同类别中。且部分单位缺乏完善的归档制度，导致部分文件资料无法及时归档，不能确保档案的完整性与齐全性。在传统的人工管理档案模式中，因为检索工具非常单一，给查找与利用带来了不便，所以需要充分应用计算机技术。在公路档案资源利用过程中，要借助光盘存储、计算机检索和多媒体显示等现代化手段，让日常文件自动归档、组卷、主题词自动标引、自动编目、多途径检索等，可极大简化档案管理工作，让档案管理人员有更多时间与精力投入到档案资源开发和利用中，为利用者提供更多便利。要注重对计算机互联网的利用，提升档案管理信息化水平，为档案交流创造更有利的条件，这样才能提升公路工程档案资源利用率，更好地为公路事业发展服务。

（四）打造过硬的档案队伍

公路工程档案管理人员要在管理思想与观念上作出转变，从以往的实体管理转变为信息开发和档案利用多样化服务上。要从公路建设这一中心出发，将档案资源的开发利用计划纳入单位的年度工作计划中，结合单位年初制定的公路工程项目开工计划，并充分考虑到实际档案利用者的个性化需求，对公路档案资源作出有针对性地开发与利用，确保提供内容更加丰富、系统和新颖的档案信息，让档案利用者享受到超前服务。此外，档案管理人员也要主动参与到各种培训活动中，积极参加继续教育，掌握现代化管理学、情报信息学、计算机科学、网络技术与外语等方面的知识，对知识结构进行优化。通过加强新知识与新技能的学习，不断提升工作能力和业务水平，真正满足公路工程档案开发与利用的要求。总之，在公路建设过程中档案资源发挥的作用越来越明显，这就需要加大对档案资源的开发与利用力度，确保获得更好的社会效益和经济效益。在日常公路工程档案管理过程中，一定要充分意识到档案资源的作用，将公路工程档案资源的开发和利用当成一项重点工作来抓，以促进我国公路建设取得新的更大的成就。

参考文献：

[1]翟超群.浅谈公路工程档案的开发利用工作[J].陕西档案，2018(4):25.

[2]赵韶峰.简析公路工程档案创新发展及信息化管理[J].才智，2018(19):203.

[3]赵韶峰.浅谈公路工程档案管理的重要性[J].才智，2018(18):203.

[4]李丽娥.公路工程档案在建设和管理中的作用[J].价值工程，2018，37(8):54-55.

作者：邓少云 单位：佛山市南海区道路建设管理处