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一、规范公路工程档案的前处理流程
由于公路工程项目建设周期长、参建单位杂、档案数量多,人工整理可能出现一定的偏差。档案数字化前处理阶段是对档案进行仔细清点核对的最佳时机。为此,在前处理流程上更应该制定严格的操作流程。一是档案出入库中必须登记,办理出入库手续,责任到人。一个批次的出库档案不能过多;二是在清点档案的过程中,要清点到页。对漏编页号的档案,要补打页码,并在备考表中注明;三是核对档案目录,确保目录与文件内容的一致。对单份文件无题名或题名不能揭示文件内容的,原题名照录,并根据文件内容另拟题名附后,加“〔〕”号。三是确保档案号的唯一性。同时一个机关档案室室藏档号必须指代单一,保持稳定,并留有适当的递增容量。
二、提前修复受损的公路工程档案
公路工程档案是在项目建设过程中形成的,有的档案形成和保管条件比较差,档案破损、霉变在所难免。在开展档案前处理工作之时,应当对这些受损的档案进行抢救性修复。一是对破损严重的卷皮、卷盒进行更换,对发生虫蛀、霉变的档案要进行标注并及时进行修复处理,修复完成后再进行数字化;二是对案卷内小于A4或16开的纸张,如票据、存根、回执等文件资料,要粘贴到A4或16开纸上,方便档案的装订;三是对大尺寸、形状不规则的图纸要进行标注并使用工程图纸扫描仪进行扫描。对褶皱明显扫描文件无法正常利用的图纸,要用玻璃板压平后再进行扫描。
三、确保公路工程档案的信息安全
档案数字化的目的在于方便不同层次利用者的利用。因利用者利用档案的权限不同,在档案前处理过程中,必须对档案进行开放鉴定。一是组建开放鉴定组织,成立有关领导和业务部门负责人组成的档案开放鉴定工作机构,制定档案开放鉴定方案,划定开放鉴定范围,明确开放鉴定的标准;二是严格按照有关规定,开展开放鉴定工作。根据《档案法》《保密法》的规定,遵循“内外有别”“既便利工作、又确保秘密”的原则,划定档案密级和控制范围;三是解密的档案和开放的档案,履行档案开放审批程序;四是执行档案登记备份策略。档案数字化成果与档案目录,一式三份保存,一份提交利用,一份档案室保存,一份根据当地档案行政管理部门规定的登记备份策略,移交到当地档案管理部门进行登记备份。
作者:丁建萍 单位:丽水市公路管理局