档案数字化公路工程论文

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一、规范公路工程档案的前处理流程

由于公路工程项目建设周期长、参建单位杂、档案数量多，人工整理可能出现一定的偏差。档案数字化前处理阶段是对档案进行仔细清点核对的最佳时机。为此，在前处理流程上更应该制定严格的操作流程。一是档案出入库中必须登记，办理出入库手续，责任到人。一个批次的出库档案不能过多；二是在清点档案的过程中，要清点到页。对漏编页号的档案，要补打页码，并在备考表中注明；三是核对档案目录，确保目录与文件内容的一致。对单份文件无题名或题名不能揭示文件内容的，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“〔〕”号。三是确保档案号的唯一性。同时一个机关档案室室藏档号必须指代单一，保持稳定，并留有适当的递增容量。

二、提前修复受损的公路工程档案

公路工程档案是在项目建设过程中形成的，有的档案形成和保管条件比较差，档案破损、霉变在所难免。在开展档案前处理工作之时，应当对这些受损的档案进行抢救性修复。一是对破损严重的卷皮、卷盒进行更换，对发生虫蛀、霉变的档案要进行标注并及时进行修复处理，修复完成后再进行数字化；二是对案卷内小于A4或16开的纸张，如票据、存根、回执等文件资料，要粘贴到A4或16开纸上，方便档案的装订；三是对大尺寸、形状不规则的图纸要进行标注并使用工程图纸扫描仪进行扫描。对褶皱明显扫描文件无法正常利用的图纸，要用玻璃板压平后再进行扫描。

三、确保公路工程档案的信息安全

档案数字化的目的在于方便不同层次利用者的利用。因利用者利用档案的权限不同，在档案前处理过程中，必须对档案进行开放鉴定。一是组建开放鉴定组织，成立有关领导和业务部门负责人组成的档案开放鉴定工作机构，制定档案开放鉴定方案，划定开放鉴定范围，明确开放鉴定的标准；二是严格按照有关规定，开展开放鉴定工作。根据《档案法》《保密法》的规定，遵循“内外有别”“既便利工作、又确保秘密”的原则，划定档案密级和控制范围；三是解密的档案和开放的档案，履行档案开放审批程序；四是执行档案登记备份策略。档案数字化成果与档案目录，一式三份保存，一份提交利用，一份档案室保存，一份根据当地档案行政管理部门规定的登记备份策略，移交到当地档案管理部门进行登记备份。

作者：丁建萍 单位：丽水市公路管理局