谈机关档案室管理模式

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机关档案是机关在各项社会事务管理活动中所形成的所有档案的总和，是对机关发展过程的原始记录，在机关发展服务、维护机关利益等方面发挥着十分重要的作用。机关档案工作人员必须充分认识做好机关档案管理工作的重要性，认真做好机关档案管理工作，建立和创新机关档案管理模式，为机关正常运转和长远发展提供服务。但是随着社会生产力的发展和各种新兴学科的产生，各类知识层出不穷且更新速度变快，机关管理事务也越来越多样化，从而对档案信息的需求也越来越强烈。机关档案室的服务范围、内容都在不断深化和扩大，特别是现代信息技术在机关档案管理中的应用，从而使衡量机关档案室的水平不再是以馆藏量为标准，而更多是以机关档案服务效率和服务质量为重要标准。因此，以物本管理为主的传统管理模式已经无法适应形势发展要求，必须实施人本管理新模式。管理模式主要是对管理方式和管理理念的规律性的总结概括。机关档案室传统的管理模式是物本管理，主要是以档案资料为对象的管理模式，机关档案室建设也是以档案资料为对象开展的。而机关档案室人本管理模式则更多的是以人为本的新型管理模式，把档案使用者和工作人员作为管理最重要的资源和主要对象，机关档案室建设也围绕人的需求而开展。在机关档案室人本管理模式中，要充分考虑档案使用者的需求，对档案管理人员的素质能力和各种需求充分分析，使用各种激励措施充分调动相关主体积极性，提升机关档案管理水平。

一、机关档案室人本管理模式

在现代信息管理中，档案管理系统始终作为一个独立系统，主要是由档案信息、档案设施、档案管理人员、档案管理目标和任务等相关要素组成。其中，机关档案管理人员是现代档案管理系统各个要素中最活跃和最重要的因素，因此在机关档案管理模式中，必须把管理的视角和关注点从“档案”向“人”进行转变，要树立“以人为本”的管理理念，在工作设计和管理方式等方面，要更多地考虑人的因素，要对人充分尊重和关心，对机关档案管理人员的工作积极性进行充分调动，积极思考和主动学习，从而实现机关档案管理系统现代化功能。首先，现代档案服务知识性新特点，要求机关档案室管理必须充分重视知识和人才。现代信息化管理是当前经济社会发展的必然趋势，这种信息管理服务的形式也是与电子化、信息化、智能化相互融合。档案服务的知识性特点，要求机关档案室工作人员必须具备更高的计算机网络知识与技能、现代信息技术开发与应用能力，必须从观念上转变传统档案管理的服务意识，要能够根据现代信息管理和档案知识性特点要求，对机关档案管理工作进行重新规划，更好地适应现代信息管理和服务要求。其次，现代档案的服务社会理念的建立，要求机关档案室管理必须具备更强的服务意识，以用户为中心。以用户为中心，是机关档案管理事业存在和发展的关键所在。但是，由于传统档案管理中的“重藏轻用、以藏为主”的档案管理理念影响深远，导致一部分档案管理人员的思想意识仍停留在传统的档案管理模式中。在现代档案管理中，强调“一切为了用户”的服务意识，要以档案用户为中心，积极开展各种档案服务活动。特别是随着我国档案管理体制改革的深入，对于档案服务有了更为全面的要求，档案用户对于档案管理部门的服务质量要求也更高，要求档案管理部门不仅要能够提供档案原始资料，还要能够快速编写其所需要的相关参考资料，开展档案信息二次加工，甚至是三次档案加工工作。这些都要求机关档案室必须转变档案管理模式，树立“以人为本”的人本档案管理新模式。

二、机关档案室“人本管理”模式构建策略

1.积极开展机关档案深层次档案信息服务。机关档案室人本管理模式构建，就是要以档案用户为中心，通过各种现代信息技术的应用，积极开展深层次机关档案信息服务工作。社会管理需要是机关档案管理开展的前提。机关作为非盈利社会组织，其所有工作的开展都要以为社会提供服务作为基础和前提，档案管理工作也必须更好地服务社会。机关档案室只有在对自身价值和定位有准确认识的基础上，坚持服务社会和服务机关的宗旨，并在为社会和机关提供档案服务中不断发展，在不断提升档案服务质量中获取档案管理工作的长足发展。因此，机关档案室的档案管理工作要尽可能满足社会和机关档案需求，尽可能更多地参与社会管理和服务活动，从而使机关档案室工作人员对机关档案重要性和价值有更加清醒的认识，认识到机关档案是机关服务社会的重要组成部分。机关档案使用需求是机关档案室开展机关档案管理工作的前提和基础，机关档案室是否能够为使用者提供优质档案服务，是衡量机关档案管理工作的主要标准。首先，机关档案室要做到自我加压，练好内功，自觉接受档案使用人员的监督。机关档案室作为机关档案使用者查档唯一场所，档案管理人员的服务态度、服务质量、对馆藏资源熟悉度，都是体现机关档案室服务质量和形象的重要方面，因此机关档案管理人员在提供档案服务中，要热情、熟练，给档案使用人员一种轻松氛围，使其感觉机关档案室并不“神秘”。其次，机关档案室要采取各种措施加强与档案使用者之间的沟通与联系，如设立机关档案室意见建议箱，在机关档案管理人员和使用人员之间建立良好的沟通渠道，广泛收集档案使用人员的合理建议，要让档案使用人员乘兴而来、满意而归。

2.充分尊重机关档案管理人员的工作兴趣。国内心理学家在研究中发现，在人们日常工作的重要性排序方面，晋升机会、工作满足感和成就感、责任感等非物质激励因素占据比较重要的地位与作用。因此，机关档案室在人本管理模式建设中，必须为机关档案室工作人员提供更多的发展机会，使他们可以向着既定的目标和方向发展，同时也要根据档案管理人员的个人兴趣与性格特点，为其提供更多的晋升与发展机会，并配合机关档案管理人员培训，使他们能够以更加积极和饱满的工作热情投入到机关档案日常管理和服务工作中。通过机关档案技能培训，大大缩减机关档案管理人员和机关档案管理需要之间的能力差距，使档案管理人员成为机关档案室人本管理模式转型发展的重要资源。

3.建立健全机关档案室人本管理激励机制。第一，要建立机关档案室人本管理物质激励机制。机关档案室在人本管理模式建立过程中，必须充分认识到物质激励的重要性，特别是针对机关档案室的地位和机关档案管理人员物质收入，采取相应的物质激励手段，如奖金、福利待遇等方面，给予相应的补偿，使其能够充分感受到自身价值所在，从而以更加积极的态度投身于机关档案管理工作中。第二，要建立机关档案室人本管理精神激励机制。对于机关档案管理人员而言，物质激励虽然比较重要，成就感和认同感的精神激励发挥的作用也是不可忽视的。机关档案室要为机关档案管理人员提供更多的晋升和发展机会，使他们对自身的工作成就感更加认可。第三，要建立机关档案室人本管理领导行为激励机制。对于机关档案室人本管理模式的建立，领导者发挥的作用是十分明显的，机关单位领导要以身作则，以自身良好职业操守引导机关档案管理人员的行为，稳定机关档案管理人员的心理与情绪，更好地激发他们的工作积极性，使机关档案管理人员更加真切地感受到领导行为的感召力，从而更加自觉地增强自身工作的责任感。

三、总结

机关档案室人本管理模式的建立，更加强调要以档案用户为中心，充分尊重机关档案管理人员的兴趣爱好，突出机关档案管理工作的中心地位，营造尊重和关心的良好氛围，推动机关档案室长远发展。

参考文献

[1]阴宏光,姜滨菊.浅谈企业档案室管理模式的转变[J].兰台内外，2007（3）：36-37.

[2]张春红.优化机关档案室管理结构的途径[J].黑龙江交通科技，2017（6）：119-120.

作者：文畅 单位：阜新市体育事业发展中心（集团）