浅谈公路运输档案的收集工作思考

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档案的收集工作是档案各项工作的基础，档案收集得齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用。目前，一些公路运输管理部门档案收集工作存在的问题需要解决。

一、档案收集工作中存在的问题

1.档案门类收集不全

公路运输管理部门在实际工作中形成的档案门类至少有文书档案、会计档案、基建档案、人事档案、业务档案等。而相当一部分公路运输管理部门档案室保存的只有文书档案和会计档案，而业务档案和基建档案没有统一收集管理，严重缺失。

2.归档文件材料不全

一些公路运输管理部门的文书档案几乎是清一色的红头文件,很多重要的档案材料,比如重要会议材料、统计报表、审批材料等很少归档。非正常收发渠道的文件材料归档参差不齐，诸如合同、协议、备忘录等很少归档。

3.保存的档案内容不完整

在已经归档的材料中，有的文件有印件无定稿,或有批复无请示,或有附件无正文。基建项目有图纸无前期审批文件，案件处理有结果没有笔录等等，档案材料的成套性、系统性较差。

二、档案材料收集不全的原因

1.单位领导档案意识不强

一些单位领导对档案的作用认识不够，意识不到保存的必要性。档案工作人员变动频繁，在办事流程及日常工作中自主性较大，文件收发登记不全、归档手续不完整，造成档案资料缺失。

2.档案人员工作方法陈旧

档案人员向各部门采用“催缴”的办法收集归档材料，而各部门业务人员大多是兼职的“多面手”，没有经过正规的专业技能培训,结果是反复催缴几次后,得过且过,能收集多少是多少,多收多存,少收少存，客观上也造成了其他载体档案归档困难。

3.有关科室协调配合不好

有关科室人员档案意识不强,对档案工作认识不够,片面认为收集档案材料是档案工作人员的事,对档案人员在收集工作中碰到的困难不以为然,有些应该归档的材料自己私自留存。一些工程建设项目没有专门人员负责跟踪收集，很容易出现归档材料收集不全、丢失的情况，很难完整归档。

4.归档范围不够科学

一些单位的归档制度不健全，没有形成规范的档案移交制度。或者制定的归档范围不够具体、科学，归档内容过于原则、笼统。档案材料的形成对象和移交对象不明确。致使一些部门对应该归档材料理解不够，不能自觉地把本部门应归档的材料向档案部门或档案工作人员移交。

三、做好档案收集工作的对策

1.争取领导的重视和支持

档案是社会实践过程的真实记录,它的价值就在于真实性、原始性。做好档案收集工作,领导的重视和支持是关键。首先，要提高领导的档案意识，领导认识上去了，才能采取积极有效的措施。只要领导带头,做出表率,许多困难都会迎刃而解,收集工作就会顺利，才会带动业务部门对归档工作责任感的提升。

2.建立健全归档制度

公路运输管理部门应根据自身的实际情况,制定出一个按内部组织机构或人员职能分工的、内容比较具体、全面而又有明确针对性的归档范围,在实际工作中切实执行归档范围,以避免某一门类的档案材料的短缺。在制度上保证档案归档工作的顺利进行，使归档工作有据可考，有法可依，并争取将文件材料归档工作纳入单位年度考核体系，明确考核内容要求和奖惩措施等。

3.配备档案专兼职人员

由于各门类档案材料专业性较强,因此需要由具备相应的专业知识、掌握该类档案形成规律的专业人员，担负起档案材料的收集与整理工作。运输管理部门要配齐档案专兼职人员，这样可以充分发挥档案专兼职人员的主观能动性，严格执行归档制度，做好档案的收集工作。

4.提高档案人员的业务素质

要不断培养提高专兼职档案员的档案意识,利用一切机会,采用多种形式和方法,宣传《档案法》和档案工作的意义和作用。定期举办档案讲座或培训,讲解档案工作的基本知识,提高档案人员的业务素质，档案工作理论水平和操作技能。

5.不断创新归档材料的收集方法

档案工作人员在工作中要不断地总结经验,研究新情况,采取灵活多样的收集方法,既要采取传统的部门移交法,还要采取一些临时收集法。主动开展各种服务,积极主动为领导决策、案件处理等各项工作提供档案利用,为领导和业务部门排忧解难,让他们感到在工作中离不开档案，做好档案材料收集归档工作是他们自己的需要,提高他们的档案意识,积极主动地做好档案收集工作。

作者:刘艳菊 单位:白城市交通运输管理处