城市工程建设档案收集与管理

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【摘要】建设档案是城市建设工程验收和后续管理的重要依据资料，近年来，随着城市建设的不断增多和扩大，榆林市城市工程越来越多。为了做好城市工程建设档案的收集与管理工作，文章分析了榆林市城市工程的档案特点与管理规定，对档案收集的内容和要点进行了重点探讨，提出重点加强工程档案的原始资料收存和保管，为工程运行管理和验收提供参考。

【关键词】工程档案；城市建设；管理规定；资料归档；榆林

1城市工程档案特点

城市工程档案是指产生于整个工程建设全过程，从项目的提出、可研、立项、设计、决策，到招投标、施工、质监、监理，以及各个阶段的验收过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。对榆林市而言，还应包括历年（次）开展的城市建设普查（调查）资料。其主要特点：贯穿于工程建设程序的各个阶段；涉及工程建设管理的各部门（计划、财务、验收、管护、运行等）和工程参建的各方面（包括工程规划设计、施工、监理等）；对于不同历史阶段形成的城市建设，应通过调查研究、走访考证等不断完善工程档案。

2城市建设工程档案管理的一般规定

在城市建设工程档案管理中，榆林市要求：工程档案管理工作进程与城市建设建设管理进程同步；档案资料包括文字、图表、录音、照片、录像、电子数字等多种形式的历史纪录，以纸张为载体的文字资料不得用圆珠笔、铅笔、红墨水等易褪色材料书写；档案资料的内容应来源明确、真实可靠、系统完整、手续齐全、清洁整齐；档案资料应按照有关规定及时整理、定期归档；档案资料应有专人管理，管理人员应相对稳定。如有人事变动，应作好档案的交接工作。管理人员应具备相应的素质和资质，经过必要的技术培训；档案资料的完整程度、保存状况是评优达标的主要内容之一。

3城市建设工程档案的主要内容

凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件、图片、照片、录像和光盘等资料，都属收集的范围。(1)规范性文件：技术规范，中、省、市、县管理办法或实施细则等。(2)技术资料：年度下达的计划文件、设计说明书及批复、批准的变更文件等。(3)开工前的准备资料：招投标文件、施工合同、监理合同、组建机构、相关人员职责分工、相关人员须知等。(4)施工资料：①施工企业：放线、测量记录，各单元工程不同部位的土壤含水率、干容重自测记录，砂浆混合比记录，施工材料检验单、质量鉴定报告、复验单及试验报告，质量检验记录、报告，隐蔽工程自验记录等，事故及缺陷处理报告等相关材料。②监理资料：签署开工令，施工放线检查，基础处理工程的质量控制，放(泄)水工程的质量控制，上料填筑的质量控制，工程变更及处理，竣工验收准备阶段。③建设单位资料：各阶段或分部工程的质量抽检资料，分部工程及隐蔽工程的验收资料。(5)竣工资料：竣工验收申请报告、竣工报告与图纸、审计报告、监理报告、竣工决算、施工工作总结等。(6)施工日志、重大事件记录及领导检查考察资料。(7)移交资料：移交合同、管护合同、工程管护须知、防汛预案等。(8)工程建设声像资料：主要指施工过程中记录声像材料。(9)科研资料：工程设计报告、勘察资料、批复文件、协议合同、研究方案、施工计划、调查报告、图表、照片、数据计算、施工报表等。

4城市建设工程档案资料的收集及要点

工程档案资料的收集按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，由法人单位的专职人员整理而成。

4.1规范性文件

技术规范，中、省、市、县制定的城市建设建设管理办法或细则。要点：由建设单位负责搜集，应收集整理工程建设相关的各类规章制度与管理办法。这类规章制度与管理办法大体可分为两类：一是上级相关的规章制度与管理办法，包括住房与城乡建设部和省市印发的城市工程建设管理制度和办法，还有所在省市主管部门印发的相关管理制度与办法；二是要有本县和本单位关于工程建设管理的有关各种制度和管理办法。如：建设单位向施工现场派驻坝技术员制度、财务管理制度、运行管理制度等。

4.2技术资料

（1）年度下达的计划文件。要点：建设单位搜集。（2）扩大初步设计说明书、设计批复文件。要点：含说明书、附件、附图、报批文件及审批文件缺一不可，要注意归档文件的完整性。各阶段的审查意见也应一并归档。设计单位提供，建设单位搜集。（3）变更文件：属转址建设、工程移动、工程规模增减的变更，由建设单位提出变更申请，原设计审批单位进行技术审查审批，由原计划下达单位批准。属施工方式、供排水建筑物结构型式或结构尺寸变化的由建设单位提出申请，市级城建主管部门审查批准。属建筑物高程、位置、长短、坡比等的变化，由施工单位提出申请，建设单位、监理单位、施工单位共同签署意见。要点：由建设单位负责收集。重点是变更申请和变更批复两个文件，变更理由要充分、合理，批复时间要在施工前，防止先变更后履行报批手续。

4.3工程基础资料

（1）招投标文件要点：包括招标实施方案报告及批复、招标公告、招标文件、开标记录、开标资料、中标结果公示、招标修改文件、招标补遗及答疑文件及中标通知书等。由建设单位搜集。（2）施工合同要点：建设单位提供。（3）监理合同要点：建设单位提供。（4）组建结构要点：以文件形式确定的领导小组或其他形式的专门组织。由建设单位提供。（5）相关人员职责、须知要点：制定的规章制度，明确责、权、利。(6)开工申请要点：施工设计方案获得批准；施工图纸通过审查；现场“三通一平”到位，施工设备入场；主要建筑材料通过检验；现场安全防护措施完备；工程基线、标高等经过复核；已进行质量教育及技术交底。（7）施工组织设计报审要点：施工组织设计的编制。重点要说明设备、人员状况；施工组织机构（分几个部）、人员分工及各部门主要职责；施工现场的平面布置；施工进度、劳力安全；投入的主要施工机械设备情况；各分部工程的主要施工方法、工艺要求；质量保障体系；安全保障措施等。

4.4施工资料

（1）施工企业放线、测量记录要点：包括水准点等施工定位测量和数据复核，施工放线记录，记载工程沉降、位移等变化情况的各种监测记录，工程标高、位置、坡度测量记录等,各项记录均采用规定的测量记录表式。由施工企业提供，建设单位整理。（2）各单元工程不同部位的土壤含水量、干容重、泥浆浓度自测记录要点：用固定的表格记录。(3）砂浆混合比记录要点：按照砂浆砌筑标号要求,做好配比记录。(4）建筑材料质量证明、鉴定凭证、复验单及试验报告要点：水泥、钢筋、混凝土管等主要材料厂家出具的相关质量证明。(5）设计方案、技术要点、图纸会审等要点：工程设计、建设方案、图纸等，是施工单位组织施工建设的技术依据，也是施工监理控制、建设单位施工检查、建设主管部门核查督查的重要技术依据，应完整、真实反映设计意图和完善情况。工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要等文件材料，须有设计单位、监理单位和建设单位确认公章或会审纪要文件相印证。(6）干砌石、浆砌石、混凝土预制及安装、预制管安装、现浇混凝土等各单元工程质量检验记录、申请表要点：单元工程是工程质量检验的基本单元，由施工单位要进行质量检验，监理单位要进行抽查，经抽查合格的单元工程方可认定为合格单元工程。只有每个单元工程的质量检验合格，方可进行下一道工序。施工单位的专职质检人员对已完成的单元工程施工质量按有关标准进行自验，填写单元工程质量评定表（见表，质量标准详见附录二：城市建设单元工程质量评定标准），质量责任人履行相应签认手续后，向监理单位申请验收。施工单位应提供从单元工程到单位工程的一系列工程质量评定表、报验表、工程验收表等，它可以记载和反映工程建设各阶段的质量情况与相关单位的评定认定结果，是档案收集整理的重点。为此必须明确城市建设工程质量评定的项目划分。(7）隐蔽工程自验记录等要点：密蔽试验的办法、效果等。自检填写下表，报验表同SG6。(8）基础开挖与处理等分部工程报验申请要点：自检、申请报验表格同单元工程。（9）事故及缺陷处理报告等相关材料要点：应包括事故或缺陷发生或发现时间、部位和状况的定量描述，必要时应附图说明，事故或缺陷的分析与处理结果等。（10）监理通知要点：监理工作联系单。

5档案资料整理造册与管理责任分工

为能如实反映工程建设过程的真实情况，形成详实、准确、规范的归档资料，使资料整理规范化、标准化、制度化，结合城市建设的实际，将归档资料划分为7册。其管理责任主体为三类：（1）责任主体项目法人对城市建设工程档案工作负总责。须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。项目法人应设立档案室，落实专职档案人员或配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。（2）参建单位的责任勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。（3）参与者的责任工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

6结语

城市建设工程档案管理是城市建设管理工作的重要组成部分，贯穿于项目建议、可行性研究、设计、工程招投标、施工、质量监督、监理、竣工验收、运行等工程建设的全过程，对于工程的建设、管理、维护、改造、验收具有不可替代的作用。通过分析论述城市建设工程档案的特点与收集内容、注意要点，为加强城市工程档案资料的管理、整编和归档保管提供了借鉴和参考，对加强工程的建设管理、运行管理具有十分重要的意义。

作者：朱光艳 单位：陕西省榆林市城市建设档案馆