工程建设单位档案管理问题分析

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【摘要】档案资料主要是在进行工程作业的过程当中对具体的内容信息进行记录，设计到政治经济以及科技文化等各个方面，起到启迪后人和传承的作用。在工程建设当中，档案主要是对工程建设的技术和经验进行记录，主要关系到具体的施工情况以及工程的维护情况，对档案进行妥善管理具有重要的意义。

【关键词】工程建设单位；档案管理；问题分析

随着社会科技的不断进步，城市的快速发展各种类型的工程建设随之兴起，人们对工程建设的质量提出了更高的要求[1]。在工程建设的过程当中，工程档案是对建设过程的详情进行记录的重要手段，也是帮助人们积累建设经验和总结建设结果的重要方式。因此在具体的工作过程中，工程建设单位对档案进行妥善管理具有重要的意义。但是在实际的管理工作过程中，受到各方面因素的影响，管理工作还存在着一定的问题，会对管理的效果产生不良的影响。本文对工程建设单位档案管理工作中所存在的相关问题进行分析，具体内容如下。

1工程档案的内容以及含义

在工程建设的活动当中，对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影响或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作[2]。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证；但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分。

2目前档案管理中所存在的问题

由于受到各方面因素的影响，在目前的档案管理工作中还存在着不少问题，对档案管理的过程产生不良的影响，主要体现在以下几方面。

2.1管理的意识比较单薄

在具体的工作过程当中，部分管理工作人员认为档案管理只是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，因此当工程建设工作完成之后，档案只是记录了相关的数据、施工的进度以及用料等，但是对大部分有用的信息却没有进行具体的总结分析，在后续的工作过程当中当工作人员需要寻找档案进行参考时，往往找不到真正有用的信息，也无法对一些需要用到的数据来源进行具体的最终，最终影响了档案的质量。除此之外，档案的记录还存在着造价的情况，从而造成档案记录和实际过程的差距较大，造成该种现象产生的原因主要是因为在建设的工作过程当中有时投资者和施工人员为了更快的完成工程的验收工作，对档案的内容进行隐瞒或者夸大，从而造成了档案真实性的缺失。

2.2管理的机制不健全和管理技术相对落后

在实际的建设过程当中，档案记录的时间和建设的时间往往不是同步的，这主要是因为管理机制不健全所造成的现象，这样会导致建设过程中关键性的信息未能及时进行记录而确实，不仅会对管理工作的有序进行造成严重的影响，也会对建设的工作以及日后的维护造成不良的影响。在管理技术方面，部分落后的地区还是采用纸质的方式来记录档案，传统的档案记录管理容易造成档案的损坏，其管理的效率较低，在档案保存方面也具有较大的难度。在较为发达的地区虽然已经实现了使用电子档对档案进行存档记录，但是在管理归类方面还较为混乱，缺乏一定的延续性以及统一性，会对管理的工作产生不良的影响。

3解决措施

针对目前在工程建设单位档案管理工作中所存在的问题，可以采取以下措施进行处理。

3.1增强管理工作人员的管理意识

在对工程建设单位档案管理的过程当中，需要提高管理工作人员的管理意识。相关部门可以定期举行培训活动对管理工作人员进行管理技能培训，让管理工作人员能够意识到档案管理对工程建设的重要性，在进行档案管理的过程中除了对相关信息进行记录之外，还需要总结具有实际意义的信息并进行具体的记录，从而能够有效帮助后续的工作人员参考工程建设的档案，为以后的建设工作提供更有效的参考帮助。

3.2建立健全档案管理的机制

在进行档案管理工作的过程当中，需要完善相关的管理机制。在进行档案记录的过程中要对档案记录人员提出明确具体的要求，让其根据工程建设的进度对档案进行实时的记录，特别是对重要的信息进行及时的整理和收集，并进行归纳和总结，根据管理机制的要求对档案记录的内容进行具体的完善，保证建设进度和档案管理的进度能够同时进行，确保档案管理的质量。

3.3提高管理技术

对于管理方式较为落后的地区，需要加大经济投入引进先进的管理设备来帮助工作人员对档案进行管理，采用计算机技术对档案进行科学管理，按照内容和建设的项目类别来对档案进行分类管理。而在经济较为发达的地区，则要对档案进行系统的分类，确保管理的统一性和延续性，让管理的工作能够有序的进行，帮助工作人员能够利用档案进行系统的参考，进一步完善工程建设的工作技术和质量。

4小结

工程建设单位中，档案管理具有重要的意义，档案能够对建设过程中的重要数据和关键信息进行详细的记录，帮助建设工作人员对档案进行更好的参考，从而进一步完善工程建设的工作。在本文的研究中发现在档案管理过程中还存在不少问题，需要采用适当的方法对管理工作进行完善，才能达到更好的档案管理效果。

参考文献

[1]潘运方.工程建设项目档案资料检查审核审查工作的探讨[J].广东水利水电,2019(4):88-91.

[2]李翔.工程建设档案管理的现状问题及解决措施研究[J].科技创新导报,2018,15(13):74+76.

作者：吴镜镜 单位：江苏兴力建设集团有限公司监理咨询分公司