研究工程建设档案管理

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一、工程建设档案管理的现状

一项公路建设工程从立项、招投标、初步设计、施工图设计至最后竣工验收全过程，会产生大量的资料、文件、图纸等。由于工程施工周期长、专业多、工种复杂，产生的文件材料种类多、数量大。这给工程建设文件材料的收集、整理、保管、利用，带来了一定困难和很大的工作量。工程建设文件材料归档不及时、不完整、不准确，是长期困扰档案部门的一个大问题。工程建设文件材料归档难，已成为制约档案工作正常开展的一个瓶颈。由于工程建设文件材料不能及时、准确、完整地归档，使得后续的工程管理档案的提供利用工作，不能得到很好开展。工程建设档案的价值得不到充分发掘，又反过来影响工程管理人员归档的积极性，这也是工程建设文件材料归档工作较难开展的本质原因。

二、加强工程建设档案管理的举措

1．更新观念是推进工程建设档案管理的前提。工程建设文件材料之所以归档难度大，除工程建设档案数量大、内容庞杂、涉及专业多、文件材料归档范围不好把握等客观原因外，还有组卷要求严格、类目设置较细、整编强度大等主观原因。随着管理手段的提升，电子文件的大量产生和应用，使得工程建设档案快速向数字化方向发展和积累，也使工程建设档案实现按“件”管理成为可能。《科学技术档案案卷构成的一般要求》2008年修订版，为工程建设档案的整理提供了重要指南。工程建设档案管理人员要及时更新观念，打破“卷”的传统思维，这是推进工程建设档案工作的重要前提。

2．制度严谨是文件材料归档齐全、完整、准确的保证。要确保工程建设档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对工程文件材料的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将工程建设档案的管理从末端移到前端，将后续工作变为前置条件，把工程建设档案工作从一个独立的工作环节，扩展为贯穿工程建设始终的全程控制的记录体系。要将档案工作和项目建设纳入管理程序，与项目的各阶段同步进行，从设计立项、审批、合同到初步设计和施工图、竣工图、验收、回访先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程建设档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。只有严谨的归档程序和详尽的规章制度，才能保证工程建设文件材料归档的准确性。要采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作纳入到自动化管理的进程中，这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。

3．逐步开展工程建设档案的电子化。开展工程建设档案的电子化工作，是档案信息化发展到一定阶段的必然要求。要将工程建设文件材料归档范围通过分类，细化到档案管理系统中。不仅方便档案人员在归档时查找，同时可以通过系统检查和比对，自动生成归档范围内应归档但还没归档的文件资料目录，便于档案人员催交，确保应归档的资料齐全、完整。甚至还可以制成应归档的工程管理档案模板，不仅可以保证工程建设档案的规范、完整，同时还可以对工程建设文件归档整理的规范化，起到较好的指导作用。

作者：董相成 单位：安图县公路管理段