高校档案馆数字化工程建设论文

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1.高校档案馆数字化建设存在的问题

1.1落后的基础设施与先进的数字化建设之间的矛盾

数字化高校档案馆是在传统档案馆的馆藏、分类、查询等固有的模式基础上，借助广泛普及的计算机与通畅无阻的网络，充分应用各种信息技术和网络技术而建立起来的一种新型档案馆。档案馆的数字化建设通过将计算机技术、网络技术等高新技术引入档案领域，实现了档案资源的科学保护与资源共享。因此，高校档案数字化建设必须依托于空间数据基础设施和网络.而现行高校档案馆基础设施远远不能满足数字化建设的需要。

（1）硬件基础设施缺乏

许多学校在硬件基础设施的资金投入严重不足，计算机、光盘刻录机、扫描仪、打印机等必要设备的购置尚存在问题，使构建完整数字化体系的基本需求都得不到满足，使得档案馆的数字化建设留于形式，根本起不到实质的作用。

（2）数据库建设落后

许多拥有丰富馆藏资源的学校，在其数据库中却只现其馆藏之冰山一角，内容极其稀少，种类极其贫乏，数据库检索途径单一，有些甚至不能提供检索途径。数据库根本不能发挥其网罗档案资源供用户搜索利用的功能，成为了社会资源的一种极度的浪费。

（3）网络建设落后

网络建设落后，网络故障频出，为广大用户的使用带来了极大的不便。并且对于网络资源也未做到充分的利用，资源链接匮乏，严重影响了资源共享的程度，大大的违背了数字化建设扩大资源共享面的初衷。

1．2人才匮乏与激增的建设需求之间的矛盾

人才的培养是高校档案馆数字化建设的一个关键因素。数字化建设的建设、更新、维护与升级与普及都与人才息息相关。档案馆的工作人员必须具备相关的计算机技术、网络传播技术及档案管理知识才能更好的服务于档案馆的建设。但是目前这种综合人才十分缺乏，往往存在着专业计算机人才不懂档案管理，而档案管理人才又不懂计算机的尴尬处境。高校档案馆缺乏对档案馆人员进行业务培训及引进外来人才的意识，这些都严重影响了档案馆数字化建设的。

1.3高校档案馆数字化建设是为了更好的方便资源的利用

但是往往由于宣传力度不够，造成了数字化档案馆的资源浪费。例如，在许多学校的数字化档案馆中对于档案信息数据的资料范围、检索途径、索取方式都缺乏必要的说明与介绍，使同学们面对海量的信息无从下手，最后不得不选择放弃，这大大的减少了数字化档案馆的使用人数。同时因为缺乏专人负责对数字化档案馆的答疑工作，出现问题时用户往往只能放弃利用档案馆而另寻他法。

2反馈机制不健全与完善数字化建设之间的矛盾

高校档案馆数字化建设才刚刚起步，必然存在诸多问题需要完善，这就需要及时与用户沟通，不断采纳意见并积极改进。但是目前很少有高校能做到反馈机制健全，因而阻断了与用户之间有效的沟通。也因为不能及时的了解用户的信息需求，所以很难能取得用户的支持与信任，又是得档案馆的利用率进一步下降。

3.针对高校档案馆数字化建设相关问题的对策

3.1加强基础设施建设

适当增加基础设施建设的经费。经费的投入不仅包括网络通讯设备、服务器、处理设备的购置，还应包括软件设施的完善。数字化档案馆在满足档案的利用与管理的同时，还应注重数据库的完善构建。首先，数据库的内容要能很好的反映馆藏书籍的内容，并及时填充新近书目与档案资料，做到数据库内容丰富翔实，以满足用户多元化的需求。其次，信息检索要更加智能化，不仅能够分类查询，还应能够根据相关要素进行查询，以达到检索速度快、效率高、范围广的目的，从而最大程度地方便用户的使用，使用户能够在海量的资源面前不再茫然。再次，要充分利用资源链接，最大程度的扩大资源共享面，使用户能够以最方便、便捷的方式搜寻到其所需的最全面的资源。

3.2加大人才培养力度

档案馆工作人员不仅承担者档案馆的建设、更新、维护与升级，更承担着指导用户如何利用数字化档案馆等普及工作，而这些都大大提高了对档案馆工作人员的要求。因此档案馆的数字化建设需要大量能熟练运用检索方法、懂得相关计算机技术、网络技术并具备沟通技能的综合素质人才。要想推进高校档案馆数字化建设的进程，就必须要大力优化档案馆成员的知识结构，定期对相关人员进行业务培训，并且大量引进外来人才，为档案馆建设补充新鲜血液，从而逐步提高档案馆的管理的水平。对于档案馆人员的业务水平要定期进行考核，对于不具备管理资格的成员要坚决予以剔除，充分保持档案馆工作人员的先进行。

3.3强化使用推广

高校档案馆的基础建设程度和水平质量，需要由用户来认可，只有用户满意的档案馆才是馆建的基础所在。高校档案馆做为一项基础建设部门，自身的推广程度是受使用范围所限制的，其服务水平和信息化程度需要用户的使用来判别。因此，高校档案馆要定位在为用户服务的定位上，加大使用推广的力度。在每一名教职员工或是学员来提取档案时，档案馆通过高效快捷的查访方式以及优质热情的服务态度会给用户留下深刻的印象。而高校档案馆在强化信息建设的同时，主要就是要为用户提供优质快捷的服务，因此，加强信息化建设对于提高档案馆的管理规范程度以及用户的认知层次具有重要的作用。

3.4加强反馈机制的建立

只有通过与用户的及时沟通才能了解其需求，从而更好的完善档案馆的数字化建设。而其反馈机制的建立就要借助于有效的沟通平台的建立。为了方便用户与档案馆的沟通，各高校档案馆需调配相关人员专门从事与用户的沟通工作，并将管理员的QQ、MSN、手机、邮箱等有效联系方式，以最醒目地方式标注在档案馆网页上。用户可以通过与管理员的沟通进行数据库使用方法的咨询、对档案馆进行测评或针对有关问题提出意见与建议。针对用户提出的问题，管理员需在最短的时间内认真予以解答，并将重要问题进行及时的整理与汇总，并向档案馆汇报。接到问题后，各档案馆需通过会议讨论等方式及时提出解决方案并认真组织落实，进行改进。

4.结语

档案馆数字化建设史大势所趋，是档案馆发展的方向，但是我们也要清醒地认识到档案馆数字化建设不是能一蹴而就的，要将全部档案数字化目前是不切实际的，既可能浪费有限的资金，又增加了工作的负担。因此，要根据馆藏情况、服务对象，有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化。对于那些利用率高、需求量大的档案和具有经济、科技、文化价值的档案以及馆藏珍贵档案可优先选择进行数字化。数字化工作中应该从档案馆数字化的理论研究和实践都有经验的方面入手，也就是从最容易的方面入手，分步骤地开展档案教学化工作，并不断的从档案数字化实践中总结经验，指导我们的档案数字化建设。