事业单位人事档案管理工作问题探究

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事业单位人事档案管理工作的重要性不言而喻，但受工作内容特点的影响，人们对该项工作的态度却不是很端正，这也直接影响到了工作质量和效率。下面本文将对事业单位人事档案管理工作的问题进行探究。

一、当前事业单位人事档案管理工作存在的主要问题

（一）管理人员的工作意识不强，态度不端正

在事业单位人事档案管理工作中，基于意识和态度层面的问题与工作性质有关。当前我国事业单位人事档案管理工作相对较为轻松，工作内容较为简单，很多都是重复性的工作，长此以往，工作人员的工作态度就会慢慢变得懈怠。加之很多事业单位在人事档案管理方面的要求标准较低，通常只要档案管理人员不出现严重的工作失误，比如档案丢失、泄密等，其他一些错误都是可以补救的，并且这些补救行为并不受时间约束。在这样的情况下，事业单位人事档案管理工作人员很难去用高标准来严格要求自己，而且即便他们这样做了，像这种性质的工作，根本无法通过认真努力工作来满足高层次的自我内心需求，比如成就感、认同感、存在感。

（二）管理人员的工作能力较低

关于人事档案管理工作人员的工作能力问题，我们需要从两方面来看，一是管理人员在自然状态的能力，即他们本身所具有的工作能力；二是自我提升的能力，即管理人员是否具有突破自我局限性的能力，这方面更多会涉及到创造力。对于前者，事业单位在分配岗位时会以候选人现有的工作能力来作为参考依据，并且还需要结合工作岗位的具体要求标准，一般只要通过考核，就说明管理人员是符合工作标准的，但问题在于人事档案管理工作的要求标准比较低，所以被任命人员的原始能力就显得十分有限。对于后者，一成不变的工作内容往往容易使人丧失掉“奋斗”的意识，特别是那些工作时间长、资历老的员工，他们根本没有心思，也没有能力去提升自我，自我局限性就会变得越来越强。

（三）人事档案管理制度不够完善

当前很多事业单位的人事档案管理制度不够完善，要么是制度不健全，要么是制度制定得不够详细，使工作人员无法很好地去落实。甚至有些单位根本没有明确人事档案管理工作的具体职责，岗位内容和责任不够明确，制度内容太过模糊，这在一定程度上阻碍了管理工作的具体实施。而有些单位，虽然制定了具体的制度，并且也明确了工作内容与责任，但在落实工作时，由于缺乏相应的监督制度，致使很多管理人员并没有完全按照制度所规范的内容去实施工作，这样便弱化了人事档案管理制度的有效性。

（四）人事档案管理工作的硬件条件不达标

关于事业单位人事档案管理工作硬件条件方面的问题，一直以来都是最容易被大家所忽视的，因为相关设施基本都是一步到位的，后期很难会主动进行调整，即便有必要去调整，基本上也是针对局部位置进行切分和整合，这与工作本身的性质与实际需求是密切联系的，正是基于这样的态度，很多单位在选择档案存放位置时，一般都不会有过于特殊的要求，相应的硬件标准自然也就不高。

二、对当前事业单位人事档案管理工作提出的建议

关于加强事业单位人事档案管理工作的问题，需要我们从信息化和非信息化两个方面来看。信息化技术的应用的确可以帮助我们更好地完成人事档案管理工作，但信息化技术的应用所带来的效果也并非都是积极的，而非信息化管理方式也不全是消极的。所以，我们在开展人事档案管理工作时，需要趋利避害地将两者结合在一起去实施。

（一）非信息化管理方式的应用

1.强化管理人员的工作意识和态度。鉴于事业单位人事档案管理工作自身的特点和性质，我们要想从工作内容的角度出发来增强工作人员的工作意识和端正他们的工作态度显然是比较困难的。若想提高工作欲望和提升工作积极性，需要我们借助某种奖励机制来实现，比如首先成立一个人事档案管理领导小组，并指派相关的领导来负责具体工作；然后将档案管理工作人员的工作表现与工资挂钩，同时建立一个职位晋升制度。2.丰富非信息化管理手段。若想把人事档案管理工作做细做好，就必须先筛选出一个可靠的工作元素作为基点，其他所有工作内容和元素都需要围绕这个基点来进行调配，就像建立一个思维导图一样。比如以部门为基点来建设管理框架，当有人事调动时，我们就需要将所对应的人员档案从一个地方转移到另一个地方。但在另一种情况下，以部门为基点建设管理框架就显得不太合适了，比如我们要查询一个不清楚属于哪个部门的员工。因此，丰富档案管理手段就显得非常重要，比如增加以工作年限为基点的管理方式。3.加强人事档案管理工作的基础设施建设。在选择档案库房时，我们不能只考虑空间大小的问题，还要把楼层、位置、温度、湿度、通风性、安全性、硬件设备的质量与耐久性等因素考虑进去。另外，在规划使用空间时，我们也需要预留出一部分空间作为备用，因为在某些特殊情况下，有些档案是需要专门进行分类的，尽管这属于一种临时状态，其目的就是为了方便工作人员查找。除此之外，档案库房的隔断问题也是需要注意的，怎样安排和设计隔断最合理、选择怎样的设备来承载档案是需要相关工作人员认真考虑的问题。

（二）信息化管理方式的应用

1.建立数据库，实施电子化档案管理。发展信息化技术主要目的之一是方便人们的日常工作，使工作效率得到提升。对当前人事档案管理工作来说，建立数据库对实现人事档案电子化管理是非常有帮助的。众所周知，人事档案管理工作较为繁杂，档案存储量大，对工作人员录入档案资料、查询档案信息、提取档案数据的要求比较高，单靠人力是很难满足工作本身要求的，所以我们很有必要借助信息化技术建立一个档案数据库。数据库的建立需要各单位结合自身的实际情况先构建出一个管理框架，将非信息化管理模式中的一些内容融入进去，然后通过信息化技术来对档案资料进行细化、分类，并设置合适的信息检索方式，这样便可实现对数据信息的快速、准确查询和调阅。但需要指出的是，数据库只是用来存储数据的，信息技术也只是用来辅助工作的工具，对其依赖性不能过强。2.建立智能化网络安全系统。将智能化网络安全系统引入人事档案管理工作中具有一定的现实意义，为什么这么说呢？因为从工作内容本身来说，人事档案管理工作并不是十分需要智能化网络安全系统的支持，有了数据库系统，工作人员可以轻松实现对档案的管理。但是如果把信息安全因素也考虑进去，那么情况就不一样了，要知道，事业单位的人事档案资料是需要严格保密的，如果用非信息化管理方式进行管理，我们并不需要担心档案资料被窃取的问题，但是在网络环境下，窃取行为多来自于单位外部，如果没有强大的智能化网络安全系统做支撑，攻击者会很容易利用网络技术突破系统防御查阅和调取单位内部的人事档案资料。建立智能化网络安全系统，除了要有功能强大的软件做支撑外，还需要依靠相应的硬件设备，比如防火墙、路由器，并运用一定的网络安全技术对硬件设备进行设置。3.提升管理人员信息化技术应用意识。在前文“非信息化方式应用”的论述中，我们谈到过关于工作人员档案管理意识的问题，在“信息化方式应用”部分，我们依然要把“意识”问题列作讨论项。众所周知，当前从事事业单位人事档案管理工作的都是年纪稍大的人员，他们对信息化技术的理解和认识比不过80后和90后，因此应用意识自然跟不上，加之长期在体制内工作，思想难免会变得保守。这样的情况下，定期组织员工进行培训就显得非常有必要，培训内容要围绕与工作相关的信息技术来展开，将信息技术融入档案管理工作的每一处细节，让工作人员深刻感受到了解信息技术和应用信息技术对于工作的重要性，这样他们的信息化技术应用意识便会慢慢得到提高。

三、结语

本文是站在宏观角度给出关于加强事业单位人事档案管理工作建议的，信息化技术与非信息化技术管理方式是两个主要方面，也是加强人事档案管理工作的两个重要方向。但在具体实施时，我们还需要考虑不同单位的具体情况，要尽可能选择适合自己的管理方法，毕竟，信息化技术管理方式和非信息化管理方式都有各自的缺陷。相比管理方法和工作能力，最重要的还是提升工作人员的管理意识和管理态度，这也是推动人事档案管理工作更好发展的前提。

作者:龚迪睿 单位:镇雄县信访局