县级工伤保险业务档案归档探析

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一、材料归档范围和保管期限的调整

1.待遇类材料。

一起工伤工亡事故，从发生到申报，工伤认定，医疗待遇核定，一次或多次住院、转院治疗，伤残鉴定，伤残工亡待遇核定，待遇领取全过程，往往跨越几个年度，而且材料的种类繁多。在归档时，如果强调以材料形成年度，或材料的种类来归档势必造成一起工伤工亡事故的整体材料被人为分割到了各个年度或各个种类的情况，不便于材料管理、归档和查找利用。笔者认为：参照人民法院、公安刑侦治安、审计等案件材料归档管理经验，拟采取以每一起工伤材料作为“一件”的管理办法，将每一起工伤认定事件全过程、全方面产生的各种材料分类，按固定顺序进行排列，编制页码，打印件内材料清单（样式见表一），制作封皮，按件装订。工伤保险待遇类材料的归档年度拟以《决定书》的发文年度为准，每一年中则以《决定书》的文号为件的排列顺序，每个档案盒中可存放多件，盒号每年独立编制。下一年度在归档时，对以往年度《决定书》所产生的新增材料，原则上不再附加到原有的归档材料之中去，而是以《决定书》复印件为依据，新增材料附后，装订成件入盒，件号和盒号依《决定书》所在年度顺延。工伤待遇类材料大部分的保管期限为50年，但工伤备案材料、工伤保险待遇核定材料、工伤预防费用核定材料这三种保管期限为10年，为保证同一事件材料的完整性，建议统一升级为保管期限50年。

2.财务统计类材料。

在《规定》中，征缴类有工伤保险费收款凭证、账簿、报表；待遇类中有工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表、统计报表；统计报表类中有统计报表、分析报告、月度/季度报表。对县级工伤保险管理来讲，分类方法相对复杂，保管期限众多，给材料管理造成较大不便。由于县级工伤管理部门人员较少，在现行的县级财政结算方式下，工伤保险费的收支是合二为一的，归档时也不可能分开。建议将征缴类、待遇类中的财务资料划归到统计报表类中归档，类别设置为财务统计类。

二、工伤保险业务档案归档中的规范化

1.原始资料的标准化。

一是页面的标准化。需要归档的各项原始材料，要严格以A4页面为标准，在各种材料的设计印刷过程中，应尽量避免不规范页面的产生，便于装订、编写页码、保管和查阅。二是避免复写件存档。一式几联的复写材料应将第一页设计成归档页，而不应该将其他页次作为归档页，避免因时间较长，字迹模糊褪化，失去保存价值。在参保类材料中，页面不规范的是参保人员身份证复印件和照片。一个县工伤参保人员约在1-2万人，如果均需要在归档时进行身份证复印件和照片的整理，工作量是非常大的。经办机构可以统一设计参保人员身份证、照片粘贴表，要求参保单位在上交参保材料时，规范粘贴到位。在待遇类材料中，页面不规范的原始材料主要为身份证复印件、住院诊断证明、住院发票、入院证、出院证、住院费用清单、工伤待遇结算单等材料。在待遇领取前，可以要求当事人将这些不规范材料分类粘贴到A4纸上。复写件归档不规范的主要是工伤认定审批表、事故快报表、事故调查表、询问笔录等，因此类材料第一联由市级经办机构存档，县级经办机构可将第二联作为存档联，对于复写效果不好的，在存档时应进行复印，一同存档。

2.检索工具的实用化。

业务档案的归档目录，应以便于电脑检索为首要目标。因此，归档目录没有必要按照文书档案目录的格式，而是将业务档案的关键查找要素体现出来，便于电脑检索和手工检索，提高查阅速度。对于参保类档案，关键要素是参保单位代码、单位名称。对于待遇类档案，关键要素是工伤人姓名、工伤人所在单位、认定工伤决定书文号、认定工伤时间等。归档文件的电子版可以复制到各职能股室，方便电脑检索。