谈高速公路电子档案管理系统功能

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高速公路作为我国交通运输系统的重要组成部分，构造过程中生成的大多数文件都是构造过程的真实记录，对以后的公路建设提供了基础性资料。公路建设项目档案的重要性使档案的收集、整理、管理工作愈加迫切，必须依靠先进的信息化技术才能完成。电子载体的方式能够有效降低档案资源后期收集、整理、管理的成本，对今后档案信息的检索、查阅提供了便利，提高了档案利用的效率。广西荔浦至玉林高速公路作为《国家公路网规划》G59呼和浩特市至北海市高速公路中广西境内的重要路段，是里程最长、投资规模最大的高速公路项目[1]。随着高速公路建设里程不断增多,项目档案资料也逐步增多,项目工程建设过程中产生的档案归档、整理起来其工作量巨大，纸质档案不得不升级为电子档案，利用档案软件平台进行数字档案室建设，因此电子档案的投入使用就显得尤为重要。

一、高速公路建设项目———电子档案

高速公路档案是指从高速公路项目立项审批开始到竣工验收结束的全过程产生的反映高速公路项目进度、费用和安全管理等基本情况，对建成工程管理、维护、改建和扩建具有考查利用价值的，通过系统整理并完成归档的公路建设项目文件[2]。电子档案（DigitalProjectArchive）指具有保存价值并已存档的相关电子文档和相关过程信息的集合[3]。因此，高速公路电子档案是高速公路档案依据大数据背景形成的新的载体记录方式。在高速公路建设项目过程中，电子档案是整个项目建设过程中产生的有机体，是高速公路建设项目的基础和重要组成部分。

1.高速公路电子档案研究现状，包括电子档案管理系统研究、高速公路电子档案管理、高速公路档案电子化以及高速公路档案信息化。档案管理系统研究目前取得以下三项成果：建立项目电子档案管理系统、成立交通在线电子认证平台、组建“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”[4]。在高速公路电子档案管理方面，针对公路建设项目电子档案的主要形式为pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建设项目电子档案无论采用哪种格式,相对传统纸质档案均具有占用空间小、便于查找等特点，并提出了公路建设项目电子档案注意事项、存档程序及要加强公路建设项目电子档案安全管理[5]。对于高速公路档案电子化提出对策，一是确保整体运行处于标准化范畴内,管理行为产生的信息也转变为标准化的格式；二是在信息处理上，办公自动化OA系统、路政信息系统等各种相关信息系统与指挥调度应急信息系统、ETC咨询投诉受理系统,相互连接处理各业务系统的信息；三是提高档案信息的价值[6]。高速公路档案的信息化建设正面临着资金缺口偏大、管理流程不够规范与管理方式不够先进的诸多挑战。应采取加大资金投入力度、规范管理体制、加强电子档案使用中的控制、建立适应档案信息化建设的人员队伍的措施[7]。

2.公路电子档案实践现状。广东省先试先行，取得了三项成果，建立了“交通工程项目电子档案管理系统”“交通在线电子认证平台”及“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”。目前，该研究成果在广东省连州（湘粤界）至怀集段（国家高速公路网第6纵———二连浩特至广州高速公路重要组成部分）、广东省信宜（桂粤界）至茂名段（国家高速公路网第7纵———包头至茂名高速公路重要组成部分）、梅州梅县至大埔高速公路、梅州梅县至大埔高速公路东延线、佛江高速公路佛山段等多条高速公路项目中应用[8]。广东的深中通道项目，利用通道BIM信息化管理平台，创新性引入电子签名；以工程建设大数据平台为依托，实现项目“双套制”档案管理，并在此基础上探索广东省交通建设项目电子文件和电子档案“单轨制”管理模式[9]。随后，黑龙江高速公路建设档案信息化，项目档案目录数据库初具规模，但并未能实现项目档案与项目实体建设的“同步管理”，也存在项目档案归档不规范的问题[10]。山西省高速公路的档案数字化系统地开展了在线档案利用服务，健全了省级公路电子文件（档案）数据管理机构，完成了山西省公路管理局所有（电子）文件的自动收集和分类，充分实现了自动化和智能化。坚持在工作中开展网络在线服务[11]。江苏交通业务工作的开展，借助了现代计算机等技术，交通档案所包括的文书、科技、基建、会计、科研等各种门类文件材料，都是在一定的技术条件下所形成的[12]。3.现状综述。以上研究成果从各个方面对高速公路档案工作进行了系统研究，尤其在研究现状上对建设项目档案的管理进行了内至理念思路、外至系统技术的指导，在实践现状中介绍了实践成果及管理模式，总体来看比较全面，但是以上研究成果中对高速公路电子档案的管理系统架构及具备功能的阐述较少。因此，笔者以广西荔玉高速公路为研究对象，就高速公路电子档案管理系统功能要求进行研究。

二、荔玉高速公路档案管理系统功能

广西荔玉高速公路的数字档案管理系统具有人性化、效率高、时效性、成本低的特点。该系统既可线上填表，也可以线下填表，提高了作业效率。传统计量中，需要打印一大堆质保资料，很多时候到最后会被废掉重来。广西荔玉高速公路全部采用电子化，降低了成本，提高了功效。广西荔玉高速公路是广西第一个实现项目计量与质保资料挂接的单位，促进了资料的及时收集，并采取高速公路影像与质保资料同时采集与上传。电子档案管理系统即立足于档案，形成或管理活动数据的计算机信息系统。一般的电子档案管理系统功能首先包括电子档案的归档、收集与整理、编目等档案六项工作相关要求，以形成收集、整理、归档电子文件及其元数据等的归档处理功能；接着电子档案管理系统功能还应具有电子档案服务利用功能，包括查询、借阅、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，电子档案管理系统的安全维护功能主要负责对收集、归档的高速公路电子档案进行备份以及恢复数据、修复漏洞等管理工作。对高速公路档案管理系统功能的认识旨在实现高速公路电子档案的价值，为今后的高速公路电子档案利用的完善及借鉴等工作奠定基础。系统初步的整体功能构成如图1。根据高速公路档案的专一性、成套性、唯一性和可重复使用性的特点[13]，将高速公路电子档案管理系统整体功能划分为归档处理功能、服务利用功能与安全维护功能。

1.归档处理功能。归档处理功能，具体可围绕以下三项工作展开：对于整理和扫描工作系统，应提供各种文件数据输入方法，例如CD录入、文档扫描和直接接收电子文档。具备文件集成功能的档案管理软件，能够保证在系统文件处理中输入的数据与档案数据的格式完全一致，扫描图像数据采用jpeg、tiff格式并能依据归档标识实现归档文件的流转。编目模块应具有基本功能，例如数据收集、类别设置、分类和排序、数据核对、生成编目、电子签名等，并可以根据主题添加主题词（或关键词）和分类编号的自动索引功能，实现用户的需求[14]。分类和排序模块应具有内置工具，例如电子文件分类方案、存储期限、工作量统计信息等，以支持电子文件的形成或应存档的电子文件及其元数据的完整收集和排序;它可以根据内置规则及其组件存储电子文件，维护电子文件的内部有机连接，并建立电子文件与元数据之间的关系[15]。

2.服务利用功能。高速公路电子档案管理系统中服务利用功能包括查询、借阅、打印与日志管理等工作。其中，查询功能模块应具有对档案数据进行多途径检索、查询的功能，包括借阅管理等辅助功能，例如设置题名、时间、关键词等检索项。其次，借阅工作包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、证明等信息的线上登记、统计以及档案催退、续借、退还等功能。打印工作是电子档案服务利用的窗口，是服务用户、利用档案的重要渠道之一。要求与查询工作相联系，能对查询到的结果进行转存、打印和选择输出。最后，高速公路建设项目中的日志管理工作重在利用，以电子化的方式进行，能够使档案部门在工作中坚持开展网络在线服务。广西荔玉高速公路是广西著名的高等级高速公路，许多人也想了解和学习，高速公路管理机构工作者也希望更多组织和个人登录。通过广西荔玉高速公路档案信息系统的网络平台，能够及时、准确地获取各种信息，提供项目日志管理的利用，促进了现行文件阅览服务。

3.安全维护功能。在大数据及“互联网+”的时代，电子档案管理系统安全是电子档案在建设项目工程中的盾牌与防线。面对网络中存在的突发情况、病毒、数据传输阻碍、设备安全等应积极对系统进行安全管理，保障电子档案的有效利用。电子文件本身是一种存储在磁光介质中的文件。对于工程日志等要长期保存的文件可自动备份。对于未借用的公路电子档案，有必要检查和维护电子档案及其本身的存储设备。数据保护工作必须确保系统按照相关的国家保密法规对档案数据进行收集、存储、处理、传输、使用和销毁，并且在所有操作中都具有相应的保密级别。对秘密系统还应采取严格的数据加密措施[16]。严格对待专用脱机存储介质和电子文件管理系统的用户，定期检查和杀死特洛伊木马病毒。实施公路档案电子化管理后，虽然工作效率大大提高，但由于数据本身容易被复制或恶意修改，因此也存在安全隐患。有必要建立电子档案的安全管理体系，明确管理职责和要求，规范经营行为。高速公路管理单位要注重网络监控，可以实现内网与外网的相互隔离，监视电子文件的安全性。目前，在大数据的背景下，电子档案已经成为一种发展趋势。但是在近几年内,传统档案仍然具有不可替代的作用。在现有条件下,坚持电子档案与传统档案共存才是档案管理部门现今的发展方针。同时，高速公路电子档案目前在电子签名、数据保护等方面技术已日渐成熟。相信在此发展下，电子档案的加入必定会促进人们对档案的深层次挖掘和远距离获取，为经济社会带来巨大收益。

作者：张春景 单位：辽宁省大连市沙河口区中心医院