浅谈艺校人物档案的管理

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艺术院校人物档案的建立，具有十分重要的意义。尤其是在世界各国都高度重视教育的今天，这项工作更是非常必要和非常迫切的。然而，由于种种原因，在许多艺术院校还没有建立人物档案，这不仅给党政府管理、教学等各项工作的开展带来不便，对社会也是一种损失。如果各艺术院校还不高度重视，不加快进行这项工作，许多重要参考数据将丢失，对学校和社会的发展是很大的损失。所以加快建立艺术高校人物档案迫在眉睫。

艺术院校人物档案管理的内容

艺术院校的人物档案，是指学校内的专家，教授和知名学者，以及其他艺术工作者在教学工作或科研实践或社会活动中所形成的与本院校有关的档案资料。这些资料可以是各种形式的，是在各种社会活动、政治活动、教学活动、商业活动以及科研、理论实践中形成的文件、档案。由于艺术院校的人物档案有其自身的特点，需要对他们分开收集、整理和保管，集中收集每个人的档案材料，这样不仅查阅和管理方便，而且能系统地保留其完整性。艺术院校的教学科研与其他实践内容都与高等普通院校有明显的不同，所以其人物档案的建立也有其特殊性。相对普通院校的技术档案，它的特点是相互渗透，相互交叉的。从载体层面来说，可以是纸质的、照片形式的，也可以是录像带、磁带、光盘等等；从内容角度来说，可以是教学档案、活动档案等。具体来说，大体可归纳为：自传、生平介绍等；著作、，编写的教材，参考书等；职称评定表(或艺术经历职业档案表)；个人演出、创作作品，创作稿件、美术、音乐、舞蹈等设计原稿等；书评、海报、座谈会、访谈录、电视采访等；各类获奖证书，各种颁奖活动的记录；受聘书和各种职称评定材料；教学心得、记事本、工作信件、电报及艺术作品等；参加的活动照片、影音材料等；其他有保存价值的材料。

艺术院校人物档案管理的具体措施

1.加大宣传力度，提高人物档案建档意识。加大宣传力度，一方面可以在校内部举办全校动员大会，大力宣传档案建设的重要意义和紧迫性，普及人物档案建设知识，保证全校教职工都能从思想上认可这项重要的工作；另一方面，还可以召开局部的座谈会，包括学校领导、老教授等，灌输档案建设的方针思想，宣传国家在人物档案方面的法律法规，打消疑虑，提高建档意识，争取他们的支持。其次，还可以通过网络等其他形式的宣传手段，增强全校教职工的档案意识，养成良好的习惯，积极提交各种活动资料。再次，要提高领导和行政人员的意识，把人物档案建设放到重要的位置，积极配合，高度重视，尽职尽责地收集整理，归档工作以确保建档工作顺利开展。

2.从实际情况出发，做好档案收集和管理工作。这些在教学实践，科研或其他活动中形成的有价值的材料是艺术高校人物档案的核心内容。在收集过程中，要从实际出发，合理分工，确定收集渠道，全面集中收集档案材料，包括各种载体的材料，尽量保持资料的真实性，不要人为改动，不管是成功或失败正确或错误的材料，这些一定历史条件下形成的资料，是非常珍贵的，具有非常重要的历史意义，一定要保证其真实性。在备案过程中，我们必须保证档案的完整性，并与其他类别的档案分开处理。人物档案有着特定的对象和内容，因此，它可作为一类特殊的分类。它的内容广泛，包括文字、艺术、音视频等内容。它们之间相互融合，相互渗透。应采取一定的方法收集、整理、保存、处理好与其他档案的关系，注意分门别类，明确与其他档案的界限，防止数据重复收集。

3.健全档案制度，实行规范化管理。要建立严格的管理制度，根据人物的不同，分门别类，明确归档范围归档要求，实行规范化管理，重点是要对原始数据进行收集和整理，以防止资料散落损失。在管理系统的实施过程中，要根据规则和法规，制定出有效的实施措施，依法管理，明确责任。此外，学校还要采取与自身特点相适应的方法，还要加大监督指导力度，把档案建立工作作为考核内容，制定档案管理奖励和惩罚制度，定期进行评估，对那些档案齐全的系或院进行适度奖励，促进艺术高校人物档案建设的规范化、高效率，逐步培养起相关人员建档意识。

4.实现信息化管理，提高管理水平。随着信息时代的到来，艺术高校人物档案的管理在传统的模式下已经不能满足需求了，要使人物档案得到长久完整的保存，必须使用信息化手段。数字化管理在资源共享，实时查询更新，延长寿命有重要的作用。艺术院校人物档案管理，要彻底改变传统的管理套路，利用现代化的管理手段，充分采取计算机网络技术，实现档案建设的信息化、高效化、科学化管理，建立一个统一的，全面的人物信息数据管理系统。各院系应注意收集教师在教学、艺术实践、社会活动中形成的各种材料，包括纸质的和各种非纸质的，要统一录入到系统中，保证每个资料都有备份，以防资料的丢失或破坏。而且还要定期检查，整理，将有价值的资料进行归档。建立人物信息系统，不仅方便整理、查询，而且易于管理。还可以及时更新更新数据，方便教师快速提交材料，方便管理人员归档和审核，极大程度的保证了材料的完整性和及时性。

5.加大业务培训，提高管理素质。档案工作的改善需要档案管理人员的业务水平的提高和专业素质的加强，因此要加强档案管理相关的培训，充分认识到艺术院校人物档案管理是重要而紧迫的工作，并提高各种技能，具有一定的艺术欣赏能力，做好收集管理工作。要加强对档案管理人员的培训，提高他们建档和管理水平，更好的为学校服务。首先，要提高他们的责任感和奉献意识，培养良好的职业素质，奉献，敬业，认真收集和管理档案。其次，加强计算机专业知识培训，不断提高档案工作人员的档案管理水平，使他们熟练掌握计算机知识，促进档案管理工作的信息化。艺术高校人物档案从侧面见证了学校的发展历程，记载着学校的各种优秀成果，是学校的宝贵财富，院校领导及相关工作人员应该充分认识到建档的重要性和迫切性，积极探索管理手段，做好档案的建立管理工作，充分利用这些资源，扩大学校知名度，加强与其他院校的交流合作，使人物档案踏上信息化发展道路，更好地为学校和社会服务，这也是档案建设的发展趋势。

综上所述，艺术高校人物档案的载体形式多种多样，在保管过程中，应该是科学地分类、存储，不仅要远离火源，定期清理，防止灰尘的侵蚀，还要放在通风干燥的环境中，防止变潮变质等问题，也要注意备份，定期检查，防止电子文件的损坏，避免造成无法挽回的损失。总之，这项工作是细致的，要达到合理保存，方便查询。艺术高校人物档案是宝贵的财富，在档案的收集和管理中，要做到科学分类，保存，为更好地利用教师资源贡献一份力量，这是档案管理者的责任和义务。（本文作者：严小蕾 单位：四川音乐学院档案馆）