国有企业协同办公管理平台建设浅析

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摘要：协同办公系统的广泛使用，能够有效提高企业管理执行力和办公效率，降低办公成本。根据公司经营管理要求，结合实际情况，开展协同办公管理平台的建设与应用，探索如何提高业务流程流转效率、促进信息系统内及信息系统间的信息共享利用、增强部门协作能力，进而实现办公自动化处理。该文论述协同办公系统的建设背景、建设过程、实现的功能模块及建设成效等内容，通过该系统的实施与应用提高办公效率，实现公司办公快捷高效、决策依据准确、资源配置最优化、办公模式标准、行政管理统一等管理提升目标。

关键词：协同办公；流程管理；信息集成；管理提升；管理平台

随着协同管理的理念逐渐深入人心，为建立高效协同的运营管理模式，提升管理能力，以人和组织为基础的协同办公自动化受到越来越多的企事业单位关注[1]。公司原有的协同办公系统2013年投入使用，实现了行政公文、外部来电来函及体系文件网络化审批和文件自动分发流转并分类存档，随着公司管理水平的提升，现有的协同办公管理平台已不满足公司各级人员的应用需求和管理需求，主要体现在以下几个方面。公司现有信息系统繁多，系统人员、组织机构等基础信息不同步，管理人员工作重复量大，用户不易记住多个系统密码；现有的办公系统没有数据统计分析模块，不能对系统流转的业务数据按字段自动统计分析；公司现有的会议管理模式仍采用线下人工管理方式，会议室的预定需通过电话向会议室管理员咨询会议室设备情况、占用情况后才确定，会议室的管理极其繁琐；目前公司重视各项事务的执行力度，但没有一个对任务下达（包含任务要求、时间节点和人员安排）、任务执行过程和任务完成等任务全过程管理的平台，对任务的执行情况进行督查督办；平台与新的办公软件、浏览器不兼容；流程配置模块不够灵活，不能根据表单信息进行条件判断从而使流程自动流转，要求业务人员对业务管理流程较为熟悉。为了解决上述问题，在充分收集需求并分析后，对协同办公系统进行了升级改造。本文介绍了协同办公系统的建设过程、主要实现的功能及建设成效，通过本系统的建设与应用，更好地提高工作效率，降低办公成本。

1协同办公管理信息系统的建设

协同办公系统功能模块主要包含综合事务管理、公文管理、体系文件管理、流程审批管理、督查督办、会议室管理、报表管理和人员组织机构同步等，同时与公司档案管理信息系统、人力资源系统实现单点登录及消息待办集成。

1.1建设过程

需求征集：根据公司协同办公管理信息系统建设要求，向公司各业务归口管理部门征集需求及意见，收集公文、体系、行政管理和报表管理等相关业务管理功能需求、权限管理机制及实现目的。流程优化：根据征集的业务及流程，结合信息化手段，优化业务管理流程，化繁为简，减少冗余环节，提高流转效率。确定公文及体系文件文单、流转流程、流程各环节处理人及分发机制，根据优化后的流程及梳理出系统需使用的环节、角色、判断条件、处理人及审批权限等。部署实施：根据公司整体需求，完成系统基础数据导入，如组织机构、人员与用户信息等；根据确定的文单、业务模板样式及报表样式在系统中制作相应的业务表单；制作相应的工作流程单，设置流程处理节点和审批角色；根据业务需求设置业务发起、查询、台账管理及文档中心管理权限等。系统测试：完成系统部署后进行系统调试工作，测试主要包含系统功能测试和性能测试。使用流程中涉及的用户模拟流程发起、审批、归档及查询等操作，验证流程流转是否正确、条件判断是否生效和权限是否正常等。根据测试情况完善系统部署，直至业务流转正常、满足管理需求。试运行：组织培训，建立用户反馈机制，选取业务归口管理部门开展协同办公系统试运行，在试运行期间集中收集用户使用反馈并及时调整，试运行结束后，开展分级分层次的培训和全面推广工作，将协同办公系统切实应用到实际工作中。日常运维：指定专人负责协同办公系统的运维工作，主要负责系统升级、人员调动、权限变更及审批流程新增和变更等。定期对业务人员和管理员进行培训，制作操作手册，以提高系统使用效率和易用性。

1.2主要实现内容

协同办公系统主界面如图1所示。1.2.1公文管理。由图2可知，公文管理模块包含公司发文和收文管理。发文管理流程配置了流程环节、各环节审批人和文件分发流转机制，拟稿人可根据实际情况选择公文类型、主抄送部门等文单基础信息，经过本部门领导会签、其他部门会签、公司领导会签、核稿、领导签发和套红排版后自动分发给公司各部门相应人员。收文流程主要用于外来文件的分发流转，经过登记、拟办后分到各部门领导，再由部门领导分发到部门内部人员。同时可设置待办处理时限，超过时限自动跳过该环节或提前通知待办人员，亦可根据管理需求进行数据报表分析，如流程流转时效性等。生效的文件将会自动归档到文档中心。公文管理模块实现了公司内部及外来公文的自动分发流转，并可与督办关联，实现文件到事项的全业务流闭环管理。1.2.2体系文件管理。由图3可知,体系文件管理模块主要对公司质量管理体系、环境职业健康管理体系及两化融合管理体系相关文件进行全生命周期的管理，文件根据体系管理的要求进行分类。涉及的功能有体系文件编制、升版、作废、补发和重新激活。体系文件编制发起人可根据实际需求选择体系文件类型、审批人等基础信息，系统根据表单内容进行流程的自动流转，审批流包含二级、三级和四级审批；体系文件需进行版本升级时，发起人仅可选择文件作者为自己的文件进行升版，流程的流转与新编文件流程的流转相同，升版文件生效的同时，旧版本文件将会在文档中心自动作废；对于不再需要使用的文件，可通过失效流程审批将文件作废；对于作废的文件，若想重新启用，可通过重新激活流程将失效的文件激活继续使用；对于流程流转过程中漏选的部门或人员，可通过补发流程将文件补发到相关人员，无需重提流程。1.2.3流程审批管理。由图4可知，流程审批管理模块主要实现了信息系统运维、供应商评价、采购、出国任务、境外人员来访、出入证、合同、法务相关、信息化设备相关、印章相关、论文及专利相关和请假等70几个审批业务流，改变了多年来公司在生产、经营和管理中的大量文档一直处于传统的纸质审批、人工传递和纸质分发的低效高成本模式。1.2.4督查督办督查督办平台实现督促检查公司相关决策部署和重要事项办理落实情况，由督办人发起督办事项登记，登记人可一次插入多个事项，填写事项来源、督办内容等督办信息后提交自动创建督查督办事项台账，系统自动触发事项办理消息至责任人，提醒责任人办理，同时系统会在完成时限到期前3个工作日或者反馈周期到期时发送反馈单给责任人。通过该平台，不仅能督促员工完成督办工作，确保公司重要事项能按期推动，亦能对个人时间进行有效管理。1.2.5会议管理。会议管理模块实现了会前准备、会中讨论、会后执行全过程的智能化和可视化管理，提升了会议组织与管理效率；所有会议室资源可以统一收集，分级管理，可对会议配备申请、可视化会议室安排与冲突提醒、会议议程和会议服务申请等信息一站式申请与处理；会议预定成功后可以自动或手动对参会人座位进行排座；简化会议纪要编制流程；实现全面统计分析，优化会议执行效能，包括会议类型分析、会议决议分析及会议事项追踪分析等。1.2.6报表管理。报表管理模块部署了信息化设备台账管理、合同台账管理和供应商管理、破损燃料元件数据库管理、成果管理、知识产权管理等功能。根据业务管理需求，该模块与流程审批管理模块进行业务关联，审批结束后的相关数据更新到相应的报表中（新增、修改等）。该模块实现了对系统流转的业务数据根据管理需求进行统计分析。通过该模块的实施，实现公司各类报表的线上管理与自动统计分析，确保数据的准确性、及时性，实现了数据的集成与共享，对公司关注的信息进行更直观的展示，提升了管理效率。1.2.7文档管理。文档管理模块主要包含我的文档、共享管理和文档库。其中“文档库”存储了体系文件、公文（收文和发文）和流程审批归档的文件，收文归档按来文单位存储，发文按部门存储，体系文件按文档分类进行存储，流程审批按照审批单名称存储，这种归档方式便于将在系统中流转的各类文件进行授权，如查询、打印、下载及共享等权限；“我的文档”可按用户本人需求建立文件夹、上传文件，并共享给其他用户；“共享管理”可查询用户本人共享给其他用户的文件和其他用户共享给本人的文件，实现信息的实时共享。1.2.8与档案管理系统、人力资源系统集成。将协同办公管理平台作为用户及组织机构的统一管理平台，并通过协同办公管理系统向档案管理系统、人力资源管理系统同步人员及组织机构信息；同时将人力资源系统和档案管理系统的待办信息集成到协同办公系统，审批人仅需登录协同办公系统便可审批档案管理信息系统和人力资源系统的审批业务；用户在档案管理系统发起归档申请，可选择协同办公系统文档库中的文件，实现文档资料的线上归档。通过与档案管理系统、人力资源系统的集成，实现了人员组织机构同步、待办消息集成、文档资料线上归档等，提高了业务流转效率，节约了人力、时间和纸张成本。待办消息界面如图5所示。

2协同办公管理信息系统的建设成效

2.1优化了业务管理流程，业务审批效率明显提高

在业务流程信息化的过程中，开展了流程优化工作，以前繁琐的审批流程应用信息技术实现了业务流程线上流转，改变了人找人的低效模式，并且根据预先的流程配置和用户填写的表单信息自动流转，用户无需了解流转的各个环节，审批结束后，系统自动推送审批信息到流程发起人，极大提高了流程流转效率。

2.2业务流程公开可查，部门协作能力显著提高

用户可随时通过已发、待办和已办查看流程进度及各环节审批意见，能对需要自己办理的业务一目了然，发起者可对该业务进行督办、催办。流程可设置超期办理，当审批时间超过需求办理时间时可自动发出提醒功能，提示业务人员及时处理业务，极大地方便各部门协同办公，提高了部门间的协作能力。协同办公系统保存了所有的电子审批单及审批过程，还实现了按类归到文档库，可防止业务表单丢失并提升了审批单的可追溯性，提高了业务表单的综合管理能力。

2.3规范了业务数据标准，提高数据准确性

通过协同办公系统流转的审批单，系统可实现表单字段自动校验，若有必填项未填写、字段类型填写错误和字段填写范围等情况，系统会报错并提示错误信息，发起人可快速找到问题并进行修正，避免了因填写错误导致的重复审批。

2.4构建内部资源共享平台，提高信息资源利用

建立文档中心、报表管理平台，涵盖公司各类信息、体系文件、公文、各类经营管理数据报表及其他文档资料等，实现文档管理的自动化。通过设置分级权限以实现各单位分级管理，并可按工作需求设置文件的查阅及访问权限，用户可以根据工作需求自行上传文件资料并进行信息共享，提高了资源利用率。

3结束语

协同办公系统的应用对公司推进公文处理、体系文件管理、行政事务管理、事项督办管理、管理观念和工作模式转变等方面产生了积极的影响；对各类文档及业务管理流程进行了优化整合，实现公司的各类文档、流程审批的高效流转；通过文档管理模块及与档案管理系统的集成，给公司各类人员提供便捷的知识共享手段；实现了公司办公先进、快捷高效、决策依据准确、资源配置最优化、办公模式标准和行政管理统一等管理提升目标。随着公司对协同办公系统的深入应用和网络安全管理的不断完善，需求将不断增加，后续将不断完善协同办公管理平台，跟进新方法、新技术，将其作为一个统一的管理平台，使其他管理信息系统与协同办公管理平台对接，为其他管理业务的流转提供基础数据，更好地为公司经营管理提供保障和服务。

参考文献：

[1]王晨，刘鹏博，冯双昌，等.协同办公自动化系统需求分析及设计[J].中国科技信息，2021（Z1）：67-69.

作者:甘德英 单位:中核建中核燃料元件有限公司