农村合作医疗电子档案整理工作探析

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摘要：

随着我国医疗事业和科技的飞速发展，加速了现代化医疗档案管理的脚步，电子档案管理模式逐渐取代了传统手工纸质档案管理模式，即有效地提高了档案管理的速度，也极大地减轻了档案管理工作人员的负担和压力。但数字化进程也对档案管理提出了新的挑战，电子档案管理将成为新型农村合作医疗管理工作的重点和难点。

关键词：新型农村合作医疗 电子档案 整理 工作探析

档案管理工作已经成为新型农村合作医疗工作的重要组成部分，随着科技的不断发展，医疗业务所产生的档案资料种类趋于多样化，不仅有文字、图像、照片，甚至还出现了光盘等电子档案，这给档案管理工作提出了更高的要求，要不创新档案管理模式使其与时展相适应，以有效地促进档案管理的现代化进程。目前，国家越来越重视电子文件的保护和管理工作，各级档案管理部门开始建立电子文件中心以推动电子档案的仗义执言，国家也颁布了相关的规范和文件，从根本上对电子文件的形成、管理、整理、保护等工作提出一系列规范措施，使电子档案向规范化、法制化方向发展。

1电子档案的整理原则

1.1注重内在联系性

电子文件在形成过程中都会产生自然的内在联系，这对于其今后的使用价值也有着非常重要的现实意义。虽然人们可以通过标引使文件的特征和联系逐渐显露出来，同时人们也可以借助这些标引项实现多样化的检索目的，有效地提高了电子文件的利用率。但人们还是会不可避免地忽视掉某些历史联系，也就是不能完全地将文件间的联系充分地显露出来。所以，在对电子档案整理过程中，要注意保留那些能够反映形成过程的原始结构和集合方式，使其能够准确、真实地还原历史事实，这样才能充分地发挥其使用价值，为人们的决策提供更科学的依据。

1.2简单性的转变

传统纸质档案的整理工作十分繁琐，需要考虑到案卷的厚度、排架的难易等多种因素。电子档案整理工作相对要更加简捷，其主要任务是建立一个能够实现对档案文件进行多样化分类的文件系统。系统可以依照文件形成部门划分类别，也可以由各部门对自己所形成的文件进行更详细的归类。而这种分类要遵循简单化原因，不需要过分地追求逻辑严谨的分类方案而使分类变得更加复杂，这样也不利于使用者的查询和使用。

2新型农村合作医疗电子档案分类

新型农村合作医疗电子档案按照档案发生大概分成四大类，即:公文管理类、报销结算类、基金财务类和其他。其中报销结算类又包括单病种补偿、住院补偿、住院分娩补偿和意外伤害补偿，门诊补偿又可划分为慢性病、特种病和普通门诊补偿。各定点医疗机构按住院、门诊等类别，每月在规定的日期内通过新型农村合作档案管理信息系统进行一次电子档案整理工作，并在规定期限内形成新型农村合作医疗民生档案，使其能够及时地患者提供病情诊断证明、商业保险报销、司法证明、大病救助、医疗纠纷等多种用途的无偿服务，使患者能够享受到新型农村合作医疗所提供的档案一站式服务，使新型农村合作医疗档案室逐渐变成为面向全民的重要服务窗口。

3新型农村合作医疗电子档案的归档

电子文档的归档是指电子文档在经过整理确定类别、属性后，将其较存到移动介质的过程，更全于电子文档的储存。国家法律文件中对于电子文档的归档做出了明确的规定，要求单位要将电子文档的归档处理纳入到正常的管理工作之中。首先，要做好电子文档的收集工作。电子文档又分为正式版本和草稿，对于正式版本和积累后的定稿一定要予以完整的保存，而草稿则根据实际情况按需求对其进行保护。然后要对其进行分类，可以以编码标识的方式对其进行分类。要不断新型农村合作医疗电子档案的归档范围，可以将逻辑归档和物理归档相结合进行归档处理。逻辑归档是指根据单位的工作目标、工作性质、工作内容和部门分工等元素对电子文档进行归档处理的方法，这也是常用的一种归档方法。电子文档在归档后需要通过一定的数据转换办法才能使其在新系统中得以正常的运行和使用。这时，系统管理人员、档案管理员以及网络管理员要及时对网络、计算机上的重复的电子文件进行及时的清理。在逻辑归档完成后则进入物理归档阶段。要将归档文件以光盘的形式保存起来，为了保证光盘数据的有效性，使其拥有更长的保存期限，需要选择优质的设备。另外，还要根据实际情况来决定归档时间，除了考虑电子文档的自身特点还要结合实际的环境条件来决定归档时间。即对电子进行鉴定，通过判断和预测来推断其保存价值，这需要按照一定的标准、原则和方法，在对电子档案鉴定后就可以确定档案的保管期限，对于那些失去保存价值的档案要进行销毁处理。通过电子档案鉴定工作还能够检验电子文件的完整性、时效性和准确性，使档案资料能够充分地发挥其功能价值。

4新型农村合作医疗电子档案的保护

电子文件的归档保存普遍采用脱机方式来进行保存的，在实际工作中大量的电子文件的保存以光盘为主，因为光盘较磁盘有更好的结构稳定性和抗干扰能力，更有利于电子文件的长期保存。这两种保存形式对于温度和湿度都有一定的要求，所以需要建立一个条件适宜的独立档案室来保存电子档案；同时，还要做好在存储介质的防强磁场和防有害气体侵害工作，可以使用专业的防磁柜来存在，并定期对电子文件进行有效的检测和维护；另外，由于电子档案是以数码的形式通过技术与专用设备存在光盘或磁性等介质上，为了档案安全在利用时不支持直接阅读，需要进行逆处理还原，将光盘或存储介质中的信息输出后通过识别才能显示出相关的信息内容；随着计算机软硬件的不断更新，还要对做好适时更新工作，在归档时要将电子档案同与之相关的支持软件和应用系统一并做归档处理，只有这样才能保证随时对电子文档进行阅读和使用；还不能忽视对电子档案的检查工作，在遇到问题时要及时采取相应的措施进行补救处理，以防止信息流失现象的出现。

5新型农村合作医疗电子档案管理的问题和对策

5.1新型农村合作医疗电子档案管理中的问题

由于档案整理分类标准不一，使电子档案整理工作存在很大的随意性，有的是按时间分类，有的按部门分类，有的按补偿类别分类，这不仅给电子档案的整理和归档带来了很多不便，还间接地影响了电子档案的使用。同时，由于领导及相关管理部门对于档案管理工作的重视程度不够，其对于档案现代化管理方面的投入有限，使电子档案不能按要求进行保存和维护，严重影响了电子档案的安全性，使其不能充分地发挥其使用价值。另外，电子档案格式过于多样化，没有按照通用标准，使电子档案的还原和使用过于繁琐，从而影响了电子档案的利用率，使其不能充分地发挥其自己的作用，不能够及时地为医疗业务及时地提供相应的依据和参考，影响了医疗业务的顺利展开。而且新型农村合作医疗单位还存在档案管理队伍不稳定，严重缺乏电子档案管理方面的综合性复合人才等问题。

5.2新型农村合作医疗电子档案管理对策

首先，要中强组织领导的电子档案管理意识，使其充分地认识到新型农村合作医疗现代档案管理的重要性，以及电子档案管理工作的重要作用。在取得了领导及管理部门的支持后，争取领导支持后，使档案管理部门能够获得更多投入，这样就可以有效地改善电子档案的软、硬件环境，从而提高电子档案的安全性，以有效地延长其使用寿命和维护时间；正确的分类有利于新型农村合作医疗业务档案的系统化建设，更便于电子档案的检索，能够有效地提高电子档案的利用率；另外，要尽量对电子档案采用通用标准进行归档处理，这样更便于电子档案的使用；一定要做好电子档案鉴定工作，以更好地清理无用档案，为电子档案归档时间的确定提供可靠的依据。要定期做好电子档案的维护工作，以保证电子档案信息的完整性、准确性和时效性。另外，为了保证电子档案管理队伍的稳定性，档案管理部门还要积极地争取新型农村合作医疗经办机构的人事待遇，为了促进电子档案的规范化、标准化建设，还要接受上级部门的指导和监督。为了提高电子档案管理水平，相关部门要通过积极引进社会上现代化档案管理人才和加强业务培训的方式，不断提高档案管理队伍的专业素养和职业道德修养，通过强化档案管理工作人员的责任意识，使其能够自觉地做好自身的本职工作。使电子档案能够准确地还原真实的医疗过程，体现医生的学术思想水平，使电子档案不仅成为医疗业务的科学依据，对于医疗科学的发展也能起到一定的促进作用。

参考文献

[1]杜建军.安徽省新型农村合作医疗档案管理现状及对策[J].中国农村卫生事业管理,2011(11):1107-1108.

[2]徐瑞明.关于电子文档归档工作思考[J].南方论刊,2011(11):89-90.

[3]曹昕.浅谈电子档案的整理[J].黑龙江交通科技,2012(4):105.

作者：李美玉 单位：龙井市新型农村合作医疗管理中心