学校人事档案管理信息化建设研究

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一、中职学校人事档案管理信息化建设本质属性

中职学校档案管理信息化建设是一个非常重要且复杂的工程，不仅需要依照国家的相关规定还要利用现代新型信息技术来转变传统的档案管理工作，实现学校档案管理的信息化，利用大数据和云存储等现代网络技术来加强档案管理信息化建设，能够有效的提高档案管理效率，使档案信息能够更高效的得到利用。档案管理信息化建设是相应国家信息化战略，并以国家的相关规划和部署进行开展，能够使学校档案管理得到有效的转变。通过分析，我们认为中职学校档案管理信息化建设具有以下属性：

1.整体布局、有序安排

学校档案管理信息化建设是国家信息化建设的其中一项重要内容，并且也是积极响应国家信息化建设的一项重点工程，是在国家的整体布局规划下有序的开展中职学校档案管理信息化建设。目的是为了能够适应国家信息化发展的步伐，所以必须要依照国家相关规定进行建设。

2.有效的利用现代科学技术

中职学校档案管理信息化建设离不开现代信息技术，所以中职学校档案管理信息化建设其实也就是实现档案管理的多媒体化和信息化，利用互联网络来储备和传送大量的档案数据，这必须要有效的利用现代科学技术，要在档案管理各个步骤中将现代科学技术进行融入，并且要不断的进行技术革新，要让档案信息化水平跟上科学技术发展步伐。

3.科学分配和管理

中职学校档案管理信息化建设的最终目标就是要加强档案信息数据的科学分配管理，让档案管理能够更加的规范、统一，利用网络来推动档案管理效率的提升，能够使档案管理的相关数据能够完整、安全的得到妥善的保存和应用，能够满足校内校外对档案信息数据的需求。

4.转变档案管理模式

中职学校档案管理信息化建设是将传统的纸质档案转化为电子档案，为学生提供更加便捷的档案管理服务，这个建设过程是一个漫长的过程，要将现代科学技术应用到档案管理中，从而使中职学校档案管理模式转变为现代化管理模式。

二、中职学校人事档案管理信息化建设的必要性

中职学校档案管理信息化建设，要结合学校的实际发展情况，并利用现代化信息科学技术来对档案资料进行管理，将传统的纸质档案转变为数字化，实现电子档案管理，并以信息化手段完成教学档案的采集、整理、管理、储存和调动等，实现现代化管理。这也是建设信息化校园的重要内容，有利于提高档案管理工作效率，实现档案数据的校内校外共享。

1.中职学校档案管理信息化建设符合时展

随着信息化社会的实现，在教育行业也逐渐开展信息化改革，现代教学工作已经和现代信息和科技密不可分，中职学校的教学工作的开展也开始融入现代信息设备，在管理工作中出现了各种教务管理系统软件，能够为学生提供更加便利的选课、查课、学籍管理、信息查阅等服务，因此进行中职学校档案管理信息化建设能够通过多种形式来存储档案信息，并且随着现代科技的进步，能够使档案管理模式不断地发展更新，使其越来越便利，不管是形成模式还是管理方法都得到了更新。

2.符合现代信息校园建设的必要需求

信息化技术已经被广泛应用到各行各业中，并且我国已经颁发《全国档案信息化建设实施纲要》，已经将中职学校档案管理信息化建设政策性要求，因此在中职学校档案管理信息化建设中必须要严格遵循相关要求，要实现电子档案统一规范化管理，加强档案的数字化和数据库建设，要为相关人员提供便利的查询服务。

3.档案的价值最大化

高校档案信息数据具有非常大的价值，不管是对于学生还是教师，因此将原有的纸质档案转变为信息数据，能够利用现代化信息科技来构建高校档案信息数据库，能够使校内校外的相关部门通过信息手段来查询相关的档案信息，能够使原有的纸质档案查找更加便捷，节省步骤和时间。同时能够将档案信息最大化共享。

4.工作效率提升

中职院校的人事档案复杂，种类繁多，如果仅仅依靠传统的纸质档案人工储备，不仅需要大量的空间，还需要大量的工作人员。因此实现中职学校档案管理信息化能够让档案储存更加高效便捷，并且还能够更长时间安全得保存，使中职学校档案管理效率大幅度提升。5.档案服务更加便捷中职学校档案管理信息化建设能够将档案管理实现数字化，能够使数据收集更加及时，并且能够为需要的人员更快速的提供。将档案信息通过电子设备进行录入，建立统一的数据库来储存档案信息，能够使档案管理更加方便，实现智能化管理。

三、中职学校人事档案管理信息化建设内容

1.构建完善的档案数据库

中职学校想要建设档案管理信息化需要将原有的资源进行重新构架，需要将大量的档案资源进行详细的分类整理，并将其转化为数字化形式。因此档案信息化建设必须要将原有的档案进行良好的整理，想要有效的快速的将档案进行信息化整理必须要构建一个容量大且安全的档案数据库，这样才能够将大量的档案数据通过有效的措施进行整合储存，数据库要具备保存、防护、搜索信息的功能，并且要不断完善数据库系统，让其能够更快速有效的提供相关信息。

2.实现电子文件管理

随着信息化社会的发展，在人们的日常生活中记录和储存信息已经离不开电子文件，尤其是在办公领域中电子文件已经被广泛的应用，并且地位越来越重要，在建设中职学校档案管理信息化的时候通过电子文件来管理，能够使建设速度快速提高。电子文件具有严密的管理体系和科技手段，能够使档案管理更加真实安全的储存。

3.建设档案管理系统

中职学校档案管理信息化需要依靠统一完善的信息网络开展，建设统一的档案管理系统，对档案管理信息化建设速度和效率具有重要影响。所以中职学校要根据学校的实际情况来开展档案管理系统建设，要建立一套完善的符合学校实际情况的综合档案管理系统，在完善的档案管理系统下开展档案管理信息化建设，能够更好地应用各种计算机档案管理应用软件来推动。

四、中职学校人事档案管理信息化建设对策

1.加强人事档案管理信息化领导

要有效开展中职学校档案管理信息化建设，必须要校内各个领导和部门的配合，因此校内领导必须要正确认识档案工作的积极作用，通过正确的领导来开展档案管理信息化建设工作。

2.完善档案管理信息化基础设备

中职学校档案管理信息化建设必须要以学校信息网络和实际需求为基础，建设适合学校的档案管理系统。中职学校在档案管理信息化建设中具有一定的优势，中职学校培养的大多是实用性技术性人才，可以利用这个优势来健全人才团队，构建和完善校内档案管理系统。

3.保证资金投入

中职学校档案管理信息化建设离不开各种现代化信息设备，虽然学校可以承包给专业的企业或机构来实行信息化管理，但是都需要一定的资金投入。所以学校就必须要给予充足的资金投入，以保证学校档案管理信息化建设能够顺利的进行。总之，随着现代化信息进程不断加快，在我国教育事业中的应用也刻不容缓，中职学校档案管理信息化建设不仅符合时展需求，而且也能够满足学校管理需求，能够使学校的相关工作更好的开展，实现校内校外的资源共享，能够为师生提供更好的服务，让师生能够更快速的获取相关的档案信息，能够推动给中职学校的发展，提高社会竞争力。

参考文献：

[1]佚名.中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2018,No.297(16):72

[2]倪红娟.电子档案管理在中专学校档案管理工作中的应用[J].科技视界，2017(14):127-127

[3]叶志平.浅谈大数据时代中职学校档案信息化建设的路径[J].文化创新比较研究，2018,2(04):166+168

作者：王晓云 单位：淮阴商业学校校长办公室