环境监测原始记录特征及管理要求

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摘要:建立、完善环境监测原始记录的管理制度，对原始记录的格式、贮存保管、更正、归档及处置等做出具体规定，使环境监测全过程具有可追溯性，并为管理体系的有效性提供客观依据，证明环境监测工作满足质量要求。

关键词:环境监测;原始记录;质量;管理

环境监测原始记录涵盖环境监测机构日常运转的方方面面，是环境监测活动的第一手信息和资料，客观体现了环境监测工作的基本内容和最终结果，反映机构质量体系的运行状况。准确、完整、可追溯的环境监测原始记录是出具真实可信环境监测报告的必要条件。

1环境监测原始记录的分类

环境监测原始记录包括质控记录和技术记录。质控记录是机构质量管理体系运转过程中产生的各类记录。涵盖人员培训、仪器管理、合同评审、供应商评价、方法确认、内部质量控制与监督、不符合项、业务分包、投诉处理、内部审核、管理评审及文件控制等方方面面;技术记录是监测分析过程的原始记录。包括任务通知书、现场采样记录、现场监测记录、自动监测和大型仪器的电子记录、实验室检验记录、监测报告及副本、客户的信函及文件和反馈等。建立、实施和保持对原始记录的标识、使用管理、保存的控制是环境监测工作科学开展和质量管理体系有效运行的必要保证。

2环境监测原始记录的特征

2.1可溯源性

环境监测原始记录应当满足以下要求，不管从环境监测过程的某一环节展开，从中调阅技术记录或质控记录，同时按照程序文件向两端追溯均能溯源整个监测流程，包括整个过程中使用的仪器设备、标准溶液、药品试剂、表格图谱以及参与人员等。

2.2原始性

环境监测人员在填写原始记录时必须做到操作留痕、追溯存踪、核查有据，所有记录必须在监测采样、实验室检测、质量核查的过程中及时记录，不能漏记、转抄或补记，以避免产生记忆误差，遗漏细节条件，在誊抄时引入错误，从而影响到记录的准确性。

2.3严密性

环境监测活动全过程中的各步骤环环相扣、相互制约，环境监测原始记录和监测报告审核过程中必须紧紧围绕质量指标要求实行分级审核，保证相关信息和数据的真实、准确。采样人员、接样人员、分析人员、质量监督人员自查并在原始记录上签字，质量控制负责人对各步骤相关信息复核无误后签字，授权签字人审核后签字。复核、审核时如发现原始记录不符合要求或结果有疑问，立即通知相关人员进行检查、更改或重新测试。分析人员对出具的数据负责，复核人员对数据进行100%复算，审核人员对数据的符合性负责。内审时对各科室记录进行抽查，质量监督员、授权签字人亦可不定期抽查，及时整改发现的问题。

2.4完整性

环境监测原始记录应覆盖机构运转全过程，依据原始记录能够最大程度复现监测活动，并能识别出不确定因素。原始记录需包括监测机构全称、表格名称、页码顺序、管理编号、样品数量名称、监测性质、监测项目、检测方法、检出限、环境状况、检测所需主要仪器以及编号、精确度、状态，平行测定及空白测定、质控结果、加标回收，主要检测步骤、最终结果以及主检人、复核人、审核人签字等。如在仪器检测过程中出现同一样品多次进样或重复分析的情况，测得的结果也必须体现在原始记录中，增加可信度。记录是证明分析过程存在的必要条件。

2.5准确性

环境监测原始记录作为保证监测结果真实客观和质量管理体系有序运行的依据而设置的，首要是准确。如何才能做到准确，就是将环境监测全过程记录得清晰、规范。不仅参与监测的人员能看清楚，其他人也能一目了然。

3环境监测原始记录的管理要求

环境监测原始记录在记录过程中常常存在一些共性问题，归纳如下:使用的环境监测原始记录表格存在缺陷，表格过于简单导致信息不能填写完全;记录的格式过于陈旧，没有进行定期评审更新，无法满足监测技术更新的要求;记录的保存期限要求不明确;采样人员、接样人员、分析人员、档案保管员、校核人员、审核人员等无明确的分工，核实检点不突出;各级审核经常反复在核查原始记录书写规范性方面，主要是诸如标准值错误、数字修约错误、缺少签名、缺盖空白戳、标准计量单位等问题，造成不必要的重复，严重浪费人力物力，大大制约出具监测报告的效率。以上这些不规范的操作，给监测机构查找分析异常数据带来诸多不便。特别是目前，因监测数据争议引发的诉讼案屡屡发生，环境监测机构要想规避此类问题，必须强化人员培训、提高专业技能，制定符合自身实际情况和现行规章的管理制度，同时对环境监测原始记录的格式、贮存保管、更正、归档及处置等做出具体规定。

3.1环境监测原始记录的格式

环境监测记录的格式尽量表格化，内容既要简捷清晰，又要保证信息的完整、易懂。环境监测原始记录中应突出环境状况，检测依据、检测用设备名称、检测项目、检测值计算结果、检测人、校核人、检测日期等。除记录表规定的内容外，对于质量活动和监测工作的异常情况或有必要说明的问题，也应记录于相应位置或备注栏中，详实反映质量活动情况，保证监测工作的再现和所有质量活动的可追溯性。所有环境监测原始记录需按统一规则系统地编号，由技术管理层和质量控制负责人审核确认后批准使用，同时建立控制清单进行管理。在批准使用新记录格式后，必须废除上一版记录格式，并更新记录格式控制清单。

3.2环境监测原始记录的更改

环境监测原始记录必须保证原始性，不能随便删减、增加或更改内容。如确因填报错误需要更改时，应满足体系文件的要求，由记录人在错处划改，更正信息填写在右上角同时签字或加盖便章，不能完全涂黑，确保更改前的信息能够辨认。只能由记录人本人更改，不允许核查人员更正原始记录的相关信息或数据，如核查出记录中的错误，须列出不符合项由记录人进行整改。环境监测原始记录应确保完整，除备注外不得存在空白。有空白行或空白列时，最好盖空白戳，如没有空白戳可划左下至右上的斜实线。分析人员应当重视检测过程中出现的超差现象，不能因此修改数据或作废原始记录。数据出现超差说明实验已经失败，分析人员应当认真查找实验失败原因并重新检测，获得正确结果。失败实验的记录不能销毁，应保留在新实验的原始记录中，并注明该实验过程为复查。

3.3环境监测原始记录的归档与控制

为方便环境监测原始记录归档及检索，其应具备规范、显著、唯一的标识，包括分类号和流水号。技术记录、质控记录、其它等分类号以文字形式记录在左上角。环境监测原始记录中的日期填完整的年月日，流水号须按固定规则编码，填在记录右上角。环境监测原始记录应按档案化管理，分类贮存保管，建立必要的保管制度，由专人或专门科室负责整理、收集、归档。环境监测原始记录应当保存在通风干燥的档案室，置于档案柜(架)上，同时备好防潮、防火、防蛀等防范措施。环境质量数据、污染源数据、监测报告应长期保存，质量记录、仪器使用记录及外部文件档案等应在规定的保存期内保存，保存期满由档案管理员造册，提请质量管理组鉴定核实，经机构负责人批准后汇同相关科室实施销毁并登记，密级较高的环境监测原始记录销毁时须留存相关记录。自动监测仪器及其配套工作站采集、记录、处理的原始记录或由计算机存储的原始记录，需保证计算机或自动设备正常运行的环境和条件，对计算机设置使用密码和防病毒程序，限制无关人员使用，保护记录的完整性和安全性，执行《数据控制程序》，防范未经授权侵入和篡改［1］。监测活动过程中包含许多记录的内容或表格，为免出现错漏，须对环境监测原始记录进行编目，便于查找与调阅。要分析运用好环境监测原始记录中大量的原始数据，必须使其便于查找。同时要满足信息化技术的发展要求，最好使用电子索引，提升查找与调阅的效率。质量控制负责人全面审核所有归档原始记录，统筹安排档案管理工作，并负有监督责任。工作人员因工作需要借阅监测记录档案、查阅秘密以上的档案、以及外单位人员查阅密级档案需按档案管理要求逐层报批。

4结束语

质量是环境监测机构的“生命线”，在监测过程中做好原始记录是环境监测人员的基本功，原始记录是监测活动的真实反映，环境监测机构应重视监测记录的管理，重视数据的完整性，规范监测人员的行为准则，遵照《质量手册》和《程序文件》构建的体系，开展环境监测工作。

［参考文献］

［1］中国国家认证认可监督管理委员会．RB/T214－2017检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求［S］2017．

作者：尹小红 单位：阜宁县环境监测站