互联网企业档案服务创新分析
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[摘要]本文在厘清企业档案服务的概念和内涵的基础上，分析了提升企业档案服务的必要性和可行性，进而提出了提升企业档案人员业务能力和水平，升级企业软硬件设备设施，丰富企业档案信息资源，充分利用新技术与新媒体的优势，满足不同用户的信息需求。“互联网+”时代的到来，档案利用者对档案信息资源的需求在广度和深度上发生了重大变化，对企业档案的服务方式和服务水平也提出了更高的要求。在“互联网+”环境下，我们有必要进一步厘清企业档案服务的概念和内涵，深入探讨如何利用“互联网+”提升企业档案服务方式，从而能够更好地挖掘、利用档案价值，为企业今后的发展提供决策依据，为企业各项工作的开展提供参考借阅。
一、“互联网+”背景下，企业档案服务释义
企业档案服务是指从企业的实际情况出发，充分发挥档案信息的作用，满足利用者需求，以及为企业效益服务为目标，根据企业信息用户对档案信息的需求，组织用户获取和利用档案信息的工作。[1]在“互联网+”背景下，企业档案服务不是互联网和档案服务的简单拼接，而是通过信息技术的运用，将网络与档案服务创新融合产生的一种新业态。包括服务理念的创新、组织架构的创新、思维模式的创新。根据此释义，企业档案服务主要包含档案工作人员、档案基础设施、档案资源、信息技术、档案用户等要素。这些要素相互联系、相互作用，共同构成了企业档案服务的整体。档案工作人员是企业档案服务工作的主体，必须转变传统服务观念，不断提升专业技能，提升服务质量，积极主动提供档案服务。档案基础设施是档案服务的硬件保证，基础设施的更新升级有助于提高服务工作效率，提升服务水平。档案资源是档案服务的客体，档案资源应尽可能地保证数量充足、种类丰富、结构合理、方便利用。信息技术是工具，使用户获取所需信息更为便捷。档案用户是服务对象，档案工作人员只有主动收集用户对档案信息的需求意向，才能有针对性地提升服务质量。[2]
二、“互联网+”背景下提升企业档案服务的必要性和可行性
(一)“互联网+”背景下提升企业档案服务方式的必要性1.“互联网+”行动计划的内在要求2015年政府工作报告中指出，“制定‘互联网+’行动计划，推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融健康发展，引导互联网企业拓展国际市场。”[3]推动移动互联网、大数据等在传统档案行业的应用，使档案服务呈现新形态、新业态，也是“互联网+”行动计划的内在要求。2.企业自身档案服务发展的要求在“互联网+”背景下，企业馆藏结构和模式由原来单一、有形的馆藏模式转变为现实实体馆藏和虚拟馆藏兼具的新型馆藏模式。企业档案服务方式也由提供实体档案转变为提供电子档案。同时，大数据等技术的应用为企业档案部门提供了丰富的档案数据资源，使得企业档案部门的服务能力与范围打破了馆藏量限制的瓶颈。3.企业档案用户信息需求发展的要求在“互联网+”背景下，企业档案用户信息需求也发生了重大变化。一是企业用户信息需求更加专业化，由原来的一般性信息，转化为加工过的更加集成化、高效化、有针对性的信息；二是企业用户信息需求更加跨地域化，由原来本单位单一的档案信息拓展为跨地域、跨时空的档案信息需求。企业档案部门更要向用户提供深层次的信息挖掘、宣传服务、专题检索、情报调研等档案服务；三是多媒体电子文件、声像档案、照片档案等更加直观、生动的档案资源也吸引了企业档案用户对档案的利用。
(二)“互联网+”背景下提升企业档案服务的可行性1.日益成熟的信息技术在“互联网+”环境下，档案信息技术日益成熟，大数据分析与挖掘技术、智能检索技术、VR技术、云计算、物联网等信息技术逐步发展完善。这些为构建数字档案馆、智慧档案馆提供了强有力的技术支撑和保障。企业档案部门可以借助网络化、数字化的手段对档案资源进行开发利用，提升企业档案服务水平。2.丰富的档案信息资源档案资源是企业档案信息服务的信息基础。如果说档案信息资源是“鱼”，传统的档案服务模式则相当于“池塘捕鱼”。在“互联网+”时代，数字档案信息资源呈现爆炸式增长，企业档案部门面对的档案数量规模大、种类繁多，档案服务模式一定要更灵活更智能化，否则就相当于“大海捕鱼”。企业档案服务的提升，前提是必须要有丰富的档案资源，能够源源不断地输送，做到“源头”有“活水”。
三、“互联网+”背景下企业档案服务创新的具体策略
“互联网+”时代，企业档案服务方式发生转变，档案部门必须更新服务理念、服务手段、服务方式及服务内容等，以便从海量的档案信息资源中，为用户提供及时、准确的信息资源。笔者从企业档案服务的含义出发，从档案工作人员、档案基础设施、档案资源、信息技术、档案用户等方面提出了“互联网+”背景下提升企业档案服务的具体策略。
(一)提高档案工作人员的综合素质一方面，企业要积极引进档案人才，包括计算机应用、网络、信息技术等方面的人才，提高准入门槛，提升整体档案队伍适应“互联网+”时代需求的能力；另一方面，对现有档案工作人员进行学习、教育和培训，提升现有档案工作人员的主动服务意识和综合业务水平。例如，中国航天科技集团有限公司将档案人才建设纳入人力资源建设体系，使档案人员知识水平、专业结构、年龄层次更加合理。注重档案人员的业务培训和能力提升。围绕固定资产投资项目档案、航天型号档案、档案编研、异地异质备份工作，举办多场业务培训班和专题讲座。[4]
(二)升级企业档案部门的基础设施设备升级企业软硬件基础设施设备，是提升企业档案服务的物质保障。“互联网+”环境下，通过利用智能设备和信息技术进行交互和控制设备，从而减少人工工作量，提高企业档案服务效率。例如，国家电网档案馆对档案库房进行了智能化管理。档案管理信息系统增加了智能库房管理模块；将库房现有的密集架升级为智能密集架，可以由计算机控制密集架的打开、关闭等；库房采用自动温湿度采集设备，实现库房温湿度的自动采集；通过物联网RFID技术，实现库房内部档案实体的位置变化监控和对所有存储档案的快速盘点。[5]档案库房从过去的“信息孤岛”变为现在的信息互通、数据共享、能够产生聚变效应的“资源库”。通过对档案库房设备设施的更新升级，大大提升了企业档案的服务效率。
(三)丰富企业档案信息资源“互联网+”时代，档案信息服务的提升对档案信息资源建设提出了更高的要求，丰富的档案资源为信息服务提供了坚实的物质基础。企业可以借助数字档案馆(室)建设的契机，推动“大档案”资源观建设，利用各种信息技术，实现存量数字化、增量电子化。例如，中国兵器工业集团围绕兵器数字档案资源体系设计方案，制定面向服务的档案数字资源共享平台技术路线，研究网络安全保护技术，电子阅览室、平台和门户网站建设技术，充分利用集团公司骨干网，统一规划、分步实施，建成兵器工业数字档案资源共享平台，向全系统提供档案网络化服务，实现各类数字档案资源的共享与利用。
(四)利用新兴技术与社交媒体工具企业一定要积极利用新兴技术与社交媒体工具的优势，拓展档案服务工作的新局面。云计算与云存储技术，可以增强数字档案资源的海量存储与应用；大数据可以增强对档案用户利用行为的分析，从而针对不同用户需求提供不同的档案服务；数据挖掘技术可以增强档案信息资源开发的广度和深度。例如，中国联通在建设企业数字档案馆的过程中，利用云技术，依托云平台，采用一级档案信息管理架构，彻底解决集团内各单位数字档案信息孤岛问题，实现全集团档案数字资源的互联互通，为档案信息资源统一收集、统一管理、统一存储、统一利用奠定基础。[6]
(五)满足不同档案用户的信息需求“以用户为中心”是提升企业档案服务的重要理念。“互联网+”环境下，档案工作人员可利用大数据技术，分析他们高频率查找的档案资源，做成专题信息，并向相关人员定向推送，以便用户更方便地获取更加有针对性的服务。例如，中国电信公司开展“推送服务”。依托集团公司先进的档案信息检索系统，对群体进行划分，针对特定的人员，将内容不同的档案信息主动推送到每位员工的网络阅件箱中，使员工可以及时在网上浏览所需要的信息，将有价值的档案信息应用在日常的实际工作中。一方面，阅件箱中传来的信息经过了严格筛选，公司领导可以方便地查询到需要签阅的各类文件；另一方面，各种信息在经过处理后不会成为无用的垃圾信息，而是成为档案实时存档，便于企业各方面调用，使档案资源成为规范企业各项工作的重要助推器。[7]综上，“互联网+”的“+”，不仅仅是技术上的“+”，也是思维、理念、模式上的“+”，其中以用户为中心，推动管理与服务模式创新更是其中的重要内容。企业只有借助“互联网+”的新思维和新平台，不断提升企业档案人员的业务能力和水平，升级企业软硬件设备设施，丰富企业档案信息资源，积极利用新兴技术与社交媒体工具的优势，以用户为中心，针对企业不同用户提供更有针对性的深层次档案信息，才能实现档案的价值，为企业的战略发展服务。
参考文献：
[1]李颖.企业档案信息服务研究[D].四川大学，2006：6
[2]朱兰兰，刘迪.“互联网+”环境下综合档案馆公共服务能力的提升[J].山西档案，2017(6)：102-105
[3]国务院.国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见[M].北京：人民出版社，2015
[4]庞海涛.档案工作为航天强国建设提供高效支撑[J].中国档案，2017(3)：32-33
[5]马唯唯.档案库房智能化管理的思考与实践[J].档案学研究，2015(1)：105-108
[6]杨茜雅.中国联通全国性数字档案馆建设实践的理性思考[J].档案学研究，2014(4)：22-25
[7]杜恒琪.档案信息化建设提升档案工作服务水平[N].中国档案报，2009-09-14(3)
作者：李从卫 单位：现就职于中交公路规划设计院有限公司
