强化基层央行合同管理的建议

前言：想要写出一篇引人入胜的文章？我们特意为您整理了强化基层央行合同管理的建议范文，希望能给你带来灵感和参考，敬请阅读。

一、基层央行合同管理中存在的问题

（一）组织管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表现在：未明确合同授权审批和签署权限，未建立会计财务部门与合同承办部门沟通协调机制和合同履行的监督检查机制，也没有对合同起草、审核、签订、执行、监督等全过程控制；二是未设置具体的合同管理岗位及人员职责，未建立合同管理台账和合同管理档案，合同分散在内部各主办部门管理，保管又分散在各经办人手中；三是合同印章使用不规范。如有些单位对签订合同使用的印章类型未作统一规定，对外签订合同有的使用单位行政公章、有的使用合同专用章，有的使用财务专用章或单位办公室公章等；四是基层央行普遍未设立专职的法律顾问和公职律师。（二）合同订立及审核环节管理不到位。1.合同条款约定不完整。一是未明确合同标的、数量、质量、价款、付款条件、违约责任、验收日期、验收方法等内容；二是未明确合同的有效期限和合同终止条件，少数装修改造工程合同没有对工期作出规定，也未约定款项的支付时间和方式以及收取质保金等内容；三是少数合同缺少关键条款，存在一定的法律风险，如某单位分别与两家公司签订办公楼窗户改造安装合同和空调维修保养合同，两份合同中均未明确安装（维修）人员的安全事故责任。2.合同签订存在瑕疵。一是未对合同主体资质进行考察，部分协议供货单位未提供资质证明文件；二是少数合同没有法人代表签字（用签章代替）；三是有些存在招标公示期未到即签订合同，或存在履约时间早于合同签订时间的现象；四是合同签订主体不合规。主要表现为：签订合同的主体为基层央行内设部门，由部门负责人（未经授权）签字并加盖部门印章。3.合同审核把关不严。一是有些签订的合同未经法律部门审核，或存在先签订合同后经法律部门审核的现象；二是少数合同虽经法律部门审核，但仍出现合同条款与招标文件不一致现象。如某单位与某基建项目管理公司签订《建设合同招标合同》，约定招标服务费由中标人支付，而招标文件中则确定由招标人支付服务费；三是法律部门审核意见未得到重视。主要表现在：少数基层央行对法律部门提出的修改意见或建议基本不予以采纳，且未见理由。4.长期合作对象合同签订期限待规范。如基层央行与电信、联通等网络运营商存在长期租赁的关系，有些基层央行为减少合同签订的次数，一般签订的网络租赁合同约定期限都是几年以上，合同期限过长，在网络资费不断下调的趋势下，基层央行的利益保护会受到限制，承担的合同风险会相应上升。（三）合同履行和监控不到位。1.合同变更不规范。一是少数合同重要内容变更未签订补充协议。如某单位与物业管理公司签订物业服务合同，约定服务事项包括办公楼保洁、保安、收发管理、绿化管理，但在合同履行期内，服务内容增加了老干部活动室、食堂等保洁工作，而又未签订补充协议；二是合同变更未经双方确认。如某单位与某物业公司签订劳务合同，岗位数量由5个改变为4个，变更合同上仅有某物业公司一人签字（加指印），未见用工方即某单位负责人或被授权人签字。2.合同履行存在薄弱环节。主要表现：一是未追究违约责任。如某单位与施工单位签订的《建筑工程施工合同》竣工日期为2016年9月4日，而实际竣工日期为2016年10月28日，竣工延期了54天，未见三方确认同意的工程延期说明，也未按照合同要求履行违约责任；二是未按合同约定的标准进行验收，或验收手续不完善；三是未按合同约定时间付款，或未按规定留存质量保证金等。3.合同后续的跟踪不到位。目前，基层央行普遍更注重对合同的事前审核，对合同的履行、变更、解除、违约责任、合同风险责任的追究等方面关注不够，对合同的事中和事后监督管理缺位，未对合同的履行情况及实施效果进行监督检查和分析，无法保证合同签订后的实施效果达到预期目的，同时也无法确认在合同履行过程中如果出现问题，能够采取有效措施保护自身的利益。

二、基层央行合同管理中存在问题的原因分析

（一）合同管理制度不健全。目前,基层央行的上级管理部门还没有建立一套统一全面的合同管理基本制度，基层央行在建立和完善合同管理相关制度时，无章可循、无据可依，缺乏上级行系统部署和顶层设计的制度进行统一指导和规范，导致基层央行合同管理工作缺少制度规范，存在着一定的制度性风险。如：对合同履行情况的监督检查，因缺乏上级行的政策指导，基层央行对做好此项工作的积极性不高，没有建立合同履行监督检查机制，也没有履行监督检查职责，影响合同履行效果。（二）合同管理职责落实不到位。首先，合同签订部门及经办人员对自身在合同管理中的职责认识不足，认为合同管理应该是法律事务部门或集中采购部门的事情，所以在合同起草、谈判等关键环节还存在把关不认真、核心条款审读不仔细，致使条款内容不完整、必备要素缺失、合同后续管理松懈等；其次，基层央行法律事务部门多为兼职人员，日常事务较多，加之合同标的金额较小、合同对象较为固定，受惯有的工作习惯和“熟人”思想的影响，审核合同时容易产生麻痹思想，没有引起足够的重视，难免出现一些合同虽经法律部门审核但仍存在瑕疵的现象。（三）合同管理人员法律意识不强。基层央行合同管理人员多为事权部门综合人员，虽然具有一定的专业技术知识和管理知识，但却不具备法律专业知识，且缺乏相关法律知识培训，不能满足合同管理工作需要，给合同管理带来风险隐患。还有部分合同管理人员风险意识淡薄，只注重合同起草，忽视合同签订、审核、执行等过程控制以及合同档案管理，导致了无授权签订合同、合同条款约定不完整、法律部门意见未采纳等现象发生。

三、强化基层央行合同管理的相关建议

（一）完善合同管理的内控建设。上级行应明确合同归口管理部门和出台合同管理的具体操作制度，以便于基层央行相应的确定合同管理的主办部门和据此建立健全合同管理实施细则。同时，基层央行应搭建部门之间沟通协调机制，明确涉及两个部门以上的合同职责分工。建立合同归口管理，明晰法律事务、会计财务部门以及合同主办部门之间的关系，进一步落实合同档案管理归属，完善合同档案的整理归档。逐步建立合同履行的跟踪监管机制，切实维护好基层行的权益，防范法律风险。（二）增强合同管理的内部控制能力。合同管理是一项系统、动态的管理工作，需要对合同履约的全过程进行动态的管理和控制。在合同签订环节，合同拟订人员应熟悉和掌握合同中所涉及的相关内容，检查是否符合签订合同的条件，并合理选择相应的合同表现形式；合同审核人员应仔细审核合同主体的合格性、合同条款的完备性、违约责任的明确性及纠纷处理的合理性等相关内容；合同签字人员应根据单位授权制度确定是否属于授权范围内。在合同履行环节，要加强合同档案管理，并定期或不定期对合同的履行情况进行检查，及时反映合同履行中存在的问题和隐患、合同到期状况等相关信息。还要加强合同款项支付的管理，在款项支付前，财务人员应认真检查款项支付时间、金额、支付方式、支付对象等是否符合合同要求，付款依据和审批手续是否符合相关法律和内部管理制度的规定等，着力控制资金风险。（三）加强合同管理人员的业务培训。目前基层央行合同管理人员均为兼职，未设立专门的合同管理部门，也没有指定专人负责合同管理工作。而基层央行签订的合同涉及面广、内容广泛，要求合同管理人员要有较强的业务能力。因此，建议上级行加强对合同管理人员的业务培训，提高合同管理人员对合同重要性的认识，增强其加强合同管理的责任意识和主动学习合同管理相关法律的自觉性。另外，基层央行应建立经常化、规范化的法律法规学习培训制度，提高合同管理人员的法律素养和风险意识，增强对合同法律法规的理解和掌握，不断提升合同管理的规范性。（四）切实防范各类合同的风险。合同管理人员要根据合同类型和特点，找准风险点、对症下药、堵塞漏洞，防范各类合同风险。对外包合同，要重点关注承包方是否具备相应专业资质、技术及经验水平，通过对合同履行过程的实时监控，及时发现承包方日常管理工作存在的问题，防范承包方信誉风险；对货物类采购合同，要重点关注采购货物的性能、款式、质量能否达到合同约定标准，通过完善验收手续，防范合同纠纷风险；对建筑维修合同，要重点关注是否先付款后施工、工程质量是否达到预期设计效果，通过查看会计财务分户账、工程日志和实施跟踪评价，防范资金风险和工程质量风险；对劳动合同，要重点关注合同内容是否约定保守央行商业秘密事项，通过办公室法律事务岗位人员在合同签订前严格审核，防范泄密风险。（五）提高合同管理的电子化水平。建立合同管理信息系统，是提高合同管理水平的重要手段。因此，建议基层央行在加强合同管理的同时，应积极探索电子化合同管理方法，建立电子管理台账，将每个合同的订立、履行及监控等主要内容输入系统，使合同归档分类、在线检索、台账统计等，均可通过合同管理系统在线操作，不仅能提高合同管理工作质量和工作效率，约束限制不规范的合同管理行为，还能为合同资料的保存和查阅提供方便，为开展合同管理监督提供保障。

作者：黄敏 单位：人民银行新余市中心支行）理财广场