谈医院合同管理内部控制

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［摘要］合同管理是医院经济活动的重要组成部分，贯穿医院经济管理的各个方面。文章从分析医院合同管理存在的问题，产生问题的原因，探讨加强医院合同管理内部控制措施，提高医院经济管理水平。

［关键词］合同管理;内部控制;医院

随着医疗体制改革的不断深入，医院经济活动日趋活跃，医院经济合同的数量也逐年增加。合同管理贯穿医院管理的各个方面，是医院经济活动的重要组成部分。加强医院合同管理内部控制，是规范医院经营行为、防范经营风险、维护医院合法权益、提高医院经营管理水平的重要手段。

1医院合同管理存在的问题

(1)医院合同管理制度不健全，权责不明确。制度是经济合同管理的基础，是规范经济活动的行为准则。由于历史原因，许多医院对合同管理重要性认识普遍不到位，没有健全的合同管理制度和优化的合同管理流程，导致合同管理松散，无章可循，授权不明确，工作职责分工不明确，合同管理组织领导与协调机制不完善，形成多部门共同管理的粗放式管理模式，合同管理一旦出现问题，难以分清责任，极易产生合同管理边际盲区，影响合同管理的效率和效果，给医院的经营活动带来违规风险，甚至有可能造成医院的巨大损失。

(2)合同管理各环节存在诸多风险隐患。订立合同缺乏上级和有关领导批准文件、项目的可行性论证报告、研究通过会议纪要、招投标文件等依据，合同必备条款不完备，内容不严谨，合同执行过程控制不足，未按照合同条款规定履行合同，合同变更较为随意，未明确事项未及时签订补充协议，医院合法权益得不到有效保障，容易产生法律纠纷，增加医院经营风险。主要表现在以下四方面。①合同订立环节风险。应当签订合同的没有签订合同，需要招标管理的重要合同拆分成若干小合同，违规签订担保、投资和借款合同，合同签订人员未经授权或超越权限签订合同，可能导致单位利益受损的风险。对合同对方的主体资格审查不严、跟踪不严，对方当事人不具有相应能力或资格，导致合同无效从而引发潜在风险。未组织熟悉技术、法律和财务知识的人员参与谈判，对合同内容和条款把关不严，可能导致拟定的合同文本有损单位利益风险。②合同履行环节的风险。未能按照合同约定履行合同，可能导致单位利益受到损失或遭受诉讼。合同履行监控不严，未能及时发现已经或可能导致单位利益受损情况，或未能采取有效措施。违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款，或者在没有合同依据的情况下盲目付款，或未能及时催收到期合同款项。③合同纠纷处理环节风险。未建立合同纠纷处理的有效机制，纠纷处理不当，可能导致单位利益受损。未收集对方违约行为的充分证据，导致本单位在纠纷处置过程中处于举证不利的地位。未按照合同约定追究对方的违约责任，可能导致单位应享有利益受损。④合同登记环节风险。合同保管不当，未经适当的登记管理，未移交需要的部门，导致合同丢失或者无法履行风险。泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密，导致国家或单位利益受损。

(3)合同管理的手段比较落后。目前许多医院主要以纸质文档的流通和保存为特点，仍采用传统的手工方式对合同进行管理，缺乏有效的信息管理系统，海量的合同信息占用大量的人力、时间和空间资源，管理模式陈旧，无法进行信息共享，信息流通不及时，无法有效地进行跟踪查询，工作效率低下，已不适应现代医院经济发展要求。

(4)合同管理人员业务素质参差不齐。医院合同管理涉及经济、药品、耗材、设备、技术、基建工程、保险、法律、招投标知识、信息软件标准等范围较广，对合同管理人员的素质要求比较高，需要了解熟悉掌握的知识技能越来越广。现实情况是医院的合同管理人员大多来自临床医学的非管理类专业，往往只注重医疗事业及技术的发展，或者仅仅是熟悉某一领域的专业人才，对涉及自己专业以外的其他领域的知识了解相对较少，缺乏合同管理的相关知识，没有经过系统化和专业化的培训，致使合同管理专业化水平不高，存在着一定的管理风险，影响合同管理的质量。

2医院合同管理产生问题的原因

(1)合同法律意识比较淡薄。有的合同管理部门的人员法律意识不强，对合同管理重要性认识不够，对外签订经济合同意识淡薄，对经济合同签订的范畴不明晰，容易忽略合同签订中的法律责任，使医院的合法权益受到严重侵害。

(2)缺乏合同管理意识。合同管理问题大多产生于合同履行、变更和终止的过程，有的管理人员不懂得合同履行过程就是权利义务的实现过程，不知道利用合同条款来充分保障医院的合法利益，导致产生合同会签把关不严、合同执行缺乏监管等问题。

(3)合同管理内部控制制度不完善。没有建立健全完善的合同管理制度和管理流程，或者有制度也流于形式，缺乏严格的考核，制度流程执行不力，没有发挥应有的把关作用。

3加强医院合同管理内部控制的有效措施

(1)加强合同风险防范意识和全员管理意识。提高对合同管理工作的重视程度，建立健全风险管理制度是及时识别、降低和化解风险的有效手段。主要是应优化合同管理业务流程理顺各方关系、建立风险管理制度和完善风险监控机制，建立健全监督机构，实行责任追究制。

(2)建立健全合同管理制度。合同管理是由各相关部门相互协作的一项系统工程。建立合理的切实可行的合同管理制度是合同管理规范化、制度化、效率化的前提和基础。合同管理制度应针对合同管理各个环节的业务流程、各风险领域查找关键控制点，对合同的起草、谈判、审批、生效、订立、履行、纠纷处理等工作流程进行严格控制，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范。明确业务部门、财务部门、审计部门、合同归口部门的管理权限，确保医院各部门在权限范围内审批合同。规范经济行为，强化风险管理，保证合同管理业务全过程得到有效的控制。各部门之间进行有效的沟通，采取相应的控制措施，促进合同有效地履行。

(3)充分发挥内部审计在合同管理中的风险防控职能。医院的内部审计部门应依据国家合同有关法律法规和单位内部合同管理规定，运用规范的审计程序和方法，充分发挥审计监督职能，对医院签订合同、履行合同的过程和结果进行监督、检查和评价。通过内部审计事前、事中和事后的全过程监督，完成对合同的可执行性、合同的合法合规性、合同的完整性、合同履行的有效性等监督把控，提高医院合同的履约率，帮助医院避免出现经济合同风险。①对医院内部控制制度评价。审查评价合同管理内部控制制度的健全性和有效性。审查评价是否建立了适当的合同管理制度。审核合同承办部门是否按照职能分工在其职能分工范围内承办相关合同业务，岗位设置及职责的合理性。②对合同管理实现分级控制管理。分层次对合同管理实行日常性监督管理、资金流控制监督和独立性监督。第一个层次在经济业务发生部门，建立第一道监督防线，监督其是否严格按照医院内部控制的程序、不相容职务岗位等制度进行合同签订和管理。第二个层次在财务部门设立第二道监督防线，对金额、付款条件、结算、索赔和发票等主要内容进行检查复核。第三个层次由具有一定独立性的部门建立以审核控制为主的监督防线，通过内部控制测试发现合同管理流程中的问题和风险，做出评价意见，提出整改措施。通过三层监督防线分别对经济业务发生部门、财务部门和独立的审核控制部门进行监督控制，促进合同管理内部控制更加完善。③抓牢合同管理内部控制中的关键点。加强合同管理内部控制，应按照全面性和重要性等原则，对容易出现的问题以及内部控制薄弱的环节实行重点管理，实行授权审批、资金流向控制、责任追究到人等内部控制制度。合同管理应重点抓好以下四个控制点:第一，严格控制合同签订环节。严格审查合同签约对方的主体资格、履约能力和资信情况。包括对方资质证明、法人代表或委托人的身份证件、授权委托书等证明原件。了解清楚对方市场准入情况、资格、信用等级、履约能力，是否有不良记录等，切实从源头上防范合同管理风险。确保合同符合医院运营活动，确定现有条件下，所签订的合同标的物是否符合医院运营需要，现有医院的人、才、物是否可以满足合同执行，现有的合同是否有相应的财务预算、计划、资金来源等。完善主要经济业务合同模板，规范合同格式和内容，审查必要条款是否完备，意思表达清楚准确，合同是否合法合规合理，是否违反公共利益和国家利益，避免经济纠纷，预防运营风险。第二，严格控制大额资金合同付款。财务部门接到业务部门付款申请，审核合同条款、发票等原始凭证交医院领导审批后办理结算和账务处理业务。严格按照合同约定付款，确定应付合同金额是否正确，及时催收到期应收款。对于未按合同条款约定的付款申请，财务部门有权拒绝付款，并及时反馈业务部门同时向医院分管领导汇报。审计部门审核合同付款是否遵循合同需求，整个合同履行过程是否得到监控，合同履行结果是否符合合同需求，是否达到单位的使用要求，避免医院资金流失，维护正常的医院财经秩序。第三，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收。敦促各方积极执行合同，确保合同全面有效履行，一旦发现有违约可能或违约行为，应及时提示风险，并立即采取相应措施将合同损失降到最低，同时追究违约方责任。根据需要及时补充、变更甚至解除合同。第四，建立并切实执行责任追究到人的机制。医院应详细规定各业务部门的工作责任、业务范围和签约权限，各业务部门应明确每个工作岗位的职责，健全不相容职务分离制度、授权审批制度和责任追究制度。

4加强合同管理人员培训，提高合同管理水平

合同管理人员素质高低影响着合同管理质量，医院应发掘和培养能力合格的医院合同管理人员，加强合同管理人员法律知识、谈判签约技巧和风险防控能力等方面系统化、专业化培训，有针对性地培养思想觉悟高、素质优良、专业技能合格的人才，加强风险防范意识和能力，提高合同管理水平，防范和降低合同管理风险，保证经济合同管理工作的持续稳定发展。

5建立信息化合同管理系统，提高合同管理效率

合同管理模式的规范化、标准化和精细化，是医院经济效益和风险管控的有力保障。合同管理系统软件能够提供动态合同信息管理、分析统计和决策支持，便于及时处理合同相关问题，减少人为操控因素，避免合同管理中的各种疏漏。医院通过选择适合的经济合同管理软件和网络化建设，建立经济合同档案库，既有利于提高工作效率，又有利于强化监督管理医院经济合同。加强医院合同各环节管理，不仅有利于促进医院规范经营行为，维护自身合法权益，而且能够预防和降低管理风险，增创医院经济效益，从而提高医院管理水平，增强医院市场竞争力，保证医院经济健康发展。

参考文献:

［1］吴龚．医疗卫生机构内部审计精细化管理［M］．北京:企业管理出版社，2016.

作者：郭伟 逄青 丁菡容 王靖 单位：青岛市肿瘤医院