现阶段施工企业合同管理重要性分析

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摘要：在改革开放和共产党领导人的正确决策的带动下，我国经济在持续高速发展，在我们一个大的土木行业下，公路工程占据十分重要的地位，伴随着这样高速发展的经济体制下，合同管理就显得尤为重要，虽然很多企业对合同比较重视，但在管理理念和企业体系建设管理方面仍存在一些不足。比如：合同过程管控不到位，交底不明确，管理层认识不到位、存档不及时等问题。因此为了保证企业的项目综合管理水平以及施工成本的过程管控健康有序的发展，就必须加强对施工合同以及材料、专业分承包等各类合同的管控，合理优化管理程序，参照国家现行的法律法规制作本公司的合同模板，完善落实合同审批程序，提升专职合同管理员及评审小组人员的综合素质，这样才能更好的评估合同签订时的风险。本文就针对我们常见的合同管理方面的一些问题讨论一下合同管理的重要性。

关键词：企业；合同管理；风险；资料；重要性

1合同管理的概念

合同管理是指对合同签订生效后产生的全部活动的管理，主要包含合同的履约、变更、违约索赔、争议处理、终止或结束。合同管理要做到签订的事前控制、过程管控和事后处理三个阶段，它还需要按照国家的法律法规以及企业相关管理制度并遵循依法履约原则、诚实信用原则、全面履行原则、协调合作原则、维护权益原则、动态管理原则进行实施。

2合同管理的重要性

合同管理是市场经济条件下企业经营管理的一种重要方法，是经济手段法律化的形式之一，说到底就是企业项目综合管理的一部分，是企业获取成果、增长利益的保证，也是企业防范风险的一道屏障。而要做好相关的管理工作就必须进行全方位的考虑、全过程的动态控制。要制定好合同签订前的预防措施、过程控制以及如出现违约的处理措施，只要一开始从源头上抓好合同管理的制度措施和管控力度，就可以使得企业获取更强的市场竞争力，做到可持续发展。归根结底，合同管理的最终目的就是为企业创造经济效益，获得利润收入，最终达到增值的目的。

3合同的过程管理

只有建立精细合理的合同管理制度，抓好合同签订前的招标工作，做好合同订立时的评审工作，保障合同的履约率，这样才能更好的了解合同从准备、订立、直至履行结束各阶段的重点工作与注意事项。

3.1建立健全合同管理制度

1）首先应该制定各类常用合同的模板。我们施工企业可能平时会用到项目材料采购合同、工矿产品买卖合同、劳务施工作业协议书、机械设备租赁合同等合同类型，为了规范项目合同管理且尽量的规避和减少合同风险，工程合约部会同公司财务部、法律部门一同制定适用于本单位的合同范本。通过合同范本的使用，不但提升项目的合同管理水平，同时也减少了合同管理中出现“五花八门”，切实提高了合同管理意识，建立健全了合同管理机制。对于一些特殊情况如若不能使用本企业制定的合同范本需要使用签订方的版本时，需要进行认真的分析研究，还需经上级财务管理、法务清欠等部门进行审核，确保合同各条款切实可行，权责明确。2）制定内部合同流程及评审制度：首先各项目部应按规定将草拟的合同以及合同审查会签表报送至公司的合同管理部门；由合同部门负责人对合同中的条款要进行全面审查，对比掌握标的物的相关信息，如：名称、数量、合同金额、质量标准、交货期限与方式、结算方式、税务计算及违约处置、合同解除及其它约定事项，最后提出审查意见；其次合同评审小组在审查合法的基础上，针对自己的对口范围内签署会签意见；合同主管部门把合同会签意见呈报上级主管部门和领导进行审核审批；签批完成后，加盖合同专用章完成合同的签订。

3.2抓好合同四个阶段的工作

1）严把合同签订前的事前控制。合同签订前的准备工作一定要抓实写细，分析考量到位。企业往往是通过公开招标的方式来确定签约方的，即便不是公开招标，也必须经过一定细致的洽谈过程再确定。对于必须公开招标的项目，应按照国家法律法规及公司的相关规章制度来履行招标流程，中标人的主体资格、资信等级及履约能力在招投标过程中就显得尤为重要；如果是非公开招标，业主方应最好采用邀请招标，从企业的“合格供应商”库里选择三个以上具备承担该招标项目的单位作为合作方，通过向对方发出招标邀请书的方式，来确定签约方。应注意不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与履约能力不符的公司发生经济合同。2）加强合同在订立过程中的管控。首先，要做好对合同文本的审核。合同文本一般要包括以下要素，签约双方单位名称、标的物名称、数量、质量标准、价款或者报酬、履约期限与方式，结算方式、违约责任。为了确保合同的有效性，合同审核者必须对合同文本、内容、各条款都要进行严格审查。合同中的各条款必须表述准确、用词严谨、规范、不会产生歧义和有损我方利益。其次对合同中的重要条款，如质量标准、违约责任、结算方式等要重点审查。最后应注意合同签字和盖章以后才能生效。在签字和盖章时必须注意以下几点：（1）只有法人、委托人或委托授权人才能签约；对于授权委托书，必须有授权人亲笔签名，且加盖公章。签名、盖章均应清晰可见。同时还要注意人的行为是否超越了权限和期限。（2）加盖合同章时，应注意必须加盖与落款单位名称一致的合同专用章，且加盖位置应恰当。加盖骑缝章时，要确保盖完章后的合同每一页都均有红印，不应有漏页，最好合同的第一页和最后一页最好同时有字，并且合同展开应该能够将骑缝章还原成原章。（3）对双方无法同时进行签字盖章的合同，应尽量让对方单位先签字盖章后报送至我方公司签字盖章。3）做好合同履约管理和跟踪管理。合同签订完成后，应该由工程合约部人员牵头，协同项目部和财务部等相关人员通过经常性的深入项目一线对合同中的履约过程进行跟踪落实，并及时分析和判断在履约过程中的风险，从而来保障项目计划的顺利实施，如若过程中发现了问题应当及时进行责任分析，并留存证据，从而将风险损失降到最低。同时对下一步的工作进行预测，防范出现履约不到位的事件。在实际工作中，首先合同所要求的内容必须严格按照我国合同法及相关法律法规制度办事，当事人必须在法律框架内行使自己的权利和义务。其次甲乙双方必须积极努力践行“约定”，才能有效保证合同的履约。在合同的实施过程中，如若有超出合同的工程量，首先应当分析这部分工程量的是否存在风险，如若无风险就应当及时办理相关的经济签证，如遇建设单位自身原因或不可抗力因素影响，就应当及时办理相关的索赔和合同纠纷事宜。4）合同的变更管理。合同变更无形的意味着增加企业的经营风险或者经济风险，企业的合同管理部或风险控制部应当在发出变更前充分评估可能发生的风险，判断带来的风险是否可控，如若可控，可在合同变更中重点注明，以免因变更给企业带来不必要的损害。而且变更管理作为合同管理的核心内容应加强主动性管理，结合利益相关方管理策略，牢牢掌握项目变更的主导权，才能做到企业利润收益最大化。

3.3合同资料的管理

合同的归档一定要及时，合同文本一经签字、加盖单位的合同专用章（单份合同文本达二页以上的需加盖骑缝章）后应及时将合同原件进行归档，同时应扫描合同电子版本进行留存。归档合同文本和相关资料都应收集完整，并建立合同登记台账清单（需按照项目逐一分类）。合同台账要清晰显示合同类型、合同编号、签订时间、对方单位、合同内容、金额、税率、开具的发票是否是增值税专票以及付款方式等相关信息，做到合同状态一目了然。在一般的情况下，合同资料的收集由以下几个方面内容组成：(1)合同文本原件（保留合同的发放台账）。（2）合同审查会签表原件。（3）合同签订审批表原件。（4）合同的附件（合同有附件的不可缺）。（5）变更、转让或终止等合同的补充协议，付款凭证，交货凭证，有关出现问题后双方处理问题形成的协议，备忘等。（6）合同资质文件，包括企业营业执照、资质证书、安全生产许可证（如需）、开户许可证、法人身份证明或授权委托书及报价清单。（7）合同签约依据性材料，包括：企业内部合格供应商库、询价及招投标资料、会谈记录、中标通知书等。（8）合同履约过程资料，有相关签证必须收集原件。（9）合同验收材料包括合同竣工（交货、发货）确认单、验收入库单、检测报告、验收报告等。（10）合同终结表（需进行终结性履约评价）。

3.4合同的借阅管理

首先我们要制定合同借阅的管理制度。原则上讲合同原件不予借阅，如特殊情况，需要办理借阅手续，包含借阅日期、原因、借阅人签字，必须注明预计归还日期和联系电话，同时须经公司相关领导批准，方可借阅。

4结语

拥有高标准的合同管理水平直接决定着一个企业的高水平的发展，它能够保证企业的生产经营高效发展，我认为任何企业都必须要重视合同管理，只有我们对合同的审批、签订、履约、变更、终止、违约处理等过程进行全过程、全方位的的管控，才能做到真正的维护企业的合法权益，减少合同纠纷，对各种违约情况能提前做好防范和协调措施，力争实现企业经济利益最大化。

参考文献：

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[2]尚文英.施工合同管理对工程结算的重要作用[J].建材技术与应用，2008，1(10)：107-108.

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[4]魏振瀛.实用合同手册[M].北京：海洋出版社，1991.

[5]冯杰.关于建设项目合同管理[J].山西建筑，2008，(10)

作者：杨丽红 单位：甘肃恒和交通设施安装有限公司