医院经济合同管理问题探讨

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摘要：经济合同管理贯穿于医院经济活动的各个方面，随着合同签订数量的增加，合同管理存在的问题也日益凸显。本文指出了合同管理过程中存在的问题，并提出相关建议，以降低合同风险，确保经济活动正常进行。

关键词：经济合同；医院；内部控制

随着公立医院改革的不断深入，医院经济活动日渐活跃且竞争激烈，其涉及的范围也越来越广泛，包含设备、卫生材料、宣传、后勤等各个方面，为了规避风险、确保医院的合法权益不受损害，签订经济合同成为医院规范经济活动、维护自身利益的必要手段。由于经济合同种类与数量的增多，合同管理受到了越来越多的重视，成为医院内部控制的重要组成部分。本文通过对合同签订至执行各环节的梳理，指出可能存在的风险点，从而提出加强各环节管理与控制的有效办法。

一、存在的问题

经济合同不仅受《合同法》的约束，还受《政府采购法》《招投标法》等相关法律的调节，并在很大程度上影响着医院的收支。而目前有些医院更加重视医疗纠纷产生的法律责任，往往忽视了经济合同，容易给医院造成经济损失。主要存在以下几个问题。

（一）部门之间缺乏协调一份经济合同的签订往往涉及多个部门，大概流程如下：首先由主管职能部门拟定合同初稿，之后律师审核、合同会签，最后合同一式五份加盖合同专用章，至此合同正式生效。然而，上述流程在实际推进过程中缺乏统一调控，各环节之间配合度不高。例如使用科室或部门提交的需求描述不够详细，导致主管职能部门对需求的理解产生偏差，从而对后续的合同签订与执行产生影响。当合同出现问题时，容易出现各部门之间相互推脱责任的情况，最终使医院的利益受到损失。

（二）合同签订及执行程序不规范经济合同的正常流程应为：先签订合同再按合同执行。而目前经常以紧急事项为由，出现先执行后补签的情况，这样会使医院在补签合同时处于被动的境地，在没有合同约束期间，医院的合法权益得不到保障。1.合同签订时间过长。一般来说，经济合同应在《成交通知书》规定的时间内完成合同的签订，但实际操作中，往往因为医院的会签流程较为复杂、各部门工作效率差等原因造成合同无法按时签订，从而影响科室的使用。2.合同文本缺乏统一规范。目前，医院大部分的合同可以使用医院统一的合同文本，但仍然有一部分合同文本由合同另一方起草拟定，这种合同中极易隐藏对对方有利的条件，侵犯医院的利益。例如在服务合同中，对方往往倾向于一次性签订长期合同，然而，长期合同的约束力明显低于多个短期合同。3.合同执行缺乏后期监管。合同签订后，合同双方应严格按照合同条款执行。但目前经常由于各种各样的原因，出现合同延期执行的情况，长时间的超期容易造成合同烂尾、无法继续执行。另外，在岗位分配时，存在合同信息录入与付款审核为同一人的情况，因为缺少必要的内部控制环节，容易造成重复付款或者遗漏款项。例如，已审核支付的款项，如果工作人员忘记录入合同支付信息，在合同管理表格中会显示该笔款项尚未支付，导致重复付款。

二、原因分析

（一）重视程度不够目前，医院的法务部门往往将工作重点放在医疗纠纷的处理上，而忽略了经济合同中涉及的法律责任。究其原因，是医院对经济合同的法律风险认识不足，从而缺乏重视。在签订合同时，经手部门只是例行签字审批，缺乏认真审核合同条款的环节，合同生效后，容易对医院产生不利影响。当然，对合同中法律风险的防控不能完全依靠法务部，应该由所有的经手部门共同担负风险防范的责任。

（二）风险意识弱合同风险往往包括很多方面，例如，因合同约定的采购价格过高或者物资品质较低引起的运营风险；因安全与消防设施未达标带来的安全风险；因签订了不利于医院的条款、合同执行中违约而导致的经济损失，并造成法律纠纷。以上这些风险往往是由于风险意识薄弱，容易给医院造成经济损失。

（三）管理制度不完善医院经济合同管理应当本着“统一控制、加强内部审计、各部门相互协调”的原则。然而现行的管理办法仍处于待完善阶段，缺乏细节性的补充规定，因此，应当明确各职能部门的责任，使合同自签订至执行结束的每一个环节都有所依据与约束。建立严格的追责制度，将合同执行情况与责任科室的绩效挂钩，起到监督执行的作用。完善并落实管理制度不仅有利于形成良好的医院风气，而且能大大提高医院的运行效率。

（四）信息化建设滞后现在大多数医院没有开发合同管理信息系统，经济合同管理人员只是使用原始的EXCEL表格进行合同登记，这种方法风险较大，难以实现合同信息共享，容易产生漏登、错登的情况，而且缺乏监管，易发生岗位舞弊。应充分发挥信息化在合同管理中的作用，建立以合同为核心的预算管理、合同会签、合同执行、档案管理、成本控制等信息化布局。

三、改进建议

（一）规范经济合同管理制度医院目前现有的合同管理办法大多流于形式，缺乏监管，执行力较差，因此，需要建立健全《经济合同管理办法》，明确合同签订、执行、归档等各环节的具体要求，结合医院的实际情况，建立以审计部为首的合同事前、事中、事后监督管理机制，充分发挥内部控制在降低经营风险方面的作用，提高医院的经营管理水平。1.规范合同签订流程严格按照《经济合同管理办法》规定的流程签订合同，坚决杜绝先执行后补签。一般来说，使用科室应在上一年度将需求报送职能部门，并进行预算申报。资产与招标部在对候选公司的资质等进行筛选后，组织招标采购。职能部门根据《中标通知书》或《办公会纪要》起草合同初稿，经律师审核、修改，合同对方盖章确认后才可进入合同会签环节，会签一般在7个工作日内完成，会签完成后由财务部加盖合同专用章与法人章，此时合同正式生效。为确保合同能及时完成签订，签字确认的各职能部门应积极配合、认真审核，避免因审核不仔细造成的合同瑕疵，事后弥补会浪费大量不必要的人力物力。生效后的合同经统一编码后保存于财务部，并由合同管理人员进行合同录入，以便于后期款项支付工作的开展。2.规范职能部门的合同管理职责各职能部门在加强部门间的沟通、协调、控制与监督的同时，应对其业务范围内的合同负责，例如，合同拟定部门应根据《中标通知书》对合同的基本内容进行审核确认；律师在审核过程中，更应加注意合同的内容与形式是否符合相关法律规定，合同条款是否齐全，合同内容是否有利于双方实现合同目的与维护双方合法权益；资产与招标部需要关注标的的型号与金额等方面；审计部应重视合同的合理性、可行性，比如履行合同必备的资质等；财务部则需侧重审核该合同是否在预算项目范围之内，以及标的的名称、数量、金额，付款条件及方式，等等。3.规范合同文本签订经济合同时，应尽可能地使用规范统一的合同文本。合同的内容应秉承着公平、公正的原则，明确合同对方的名称，标的的名称、数量、金额，合同起始日期，验收标准，支付方式，双方的权利与义务等。4.规范合同执行审计处应对合同执行的整个过程进行监督，例如产品质量、收付款执行情况、服务考核评分、工程验收等。对于服务类合同来说，付款时应注意服务期间的连续性，既不能间断也不能重合；对于即将执行完毕的合同，应及时通知使用部门，提前进行招标工作，确保下一期的合同能够按时签订，避免影响医院的正常运转。为了确保合同能够按期执行，财务部应定期进行合同梳理并向各职能部门反馈、核对合同的执行情况，确保按时完成合同规定的进度。同时，向管理层汇报，将合同执行情况与部门绩效关联，定期考核，起到督促合同执行、维护医院应有利益的作用。合同执行结束后，应对合同进行归档整理，并对合同流程中的每个环节认真总结，找出问题，优化改进，防止再次发生类似的错误，在合同流程制定后，需要在实践中不断优化和改进，才能不断提高医院的管理水平。

（二）增强风险管理意识目前大多数合同管理人员的法律意识较为淡薄，对合同签订及执行过程中产生的法律责任认识不足，不知道合同的执行就是双方权利与义务实现的过程，经常忽略合同条款的重要性，容易导致医院的合法权益受到侵害，因此，医院应在全院范围内进行内部控制、合同风险防控等知识的培训，增强工作人员的法律意识，有效降低合同管理风险，确保合同能够按时准确完成。根据内部控制的要求，分离不相容岗位。明确各职能部门在合同签订与执行中的职责，建立相互监督的制衡机制，同时，为了做好经济合同管理中的内部控制，应对不相容岗位进行分离，例如，在合同管理岗下设合同录入岗与付款审核岗，分别由不同的工作人员负责，从源头上杜绝付款重复与遗漏的问题。

（三）加强医院信息化建设医院应在会计电子账中设置经济合同管理模块，该模块应具备电子会签、付款、电子合同档案等功能。使用线上电子会签，便于平行部门同时审核合同并签字确认，能够在很大程度上提高会签效率，节约合同的签订时间，有利于按时完成合同签订工作。而且，相比于纸质版合同的签订，电子会签在风险防控上更占优势，因为纸质的合同在会签的过程中极易被替换或丢失，签字确认时的合同与最后加盖合同章的合同有可能存在偏差，并且纸质合同一式五份，想要规避风险，就需要合同审核人员反复确认每一份合同的真实性与合理性，无形中会大大增加审核人员的工作压力。合同会签模块应与合同执行模块、付款模块、记账模块对接，合同会签完成后，该合同自动转入未执行合同中去。按照合同规定付款时，合同录入人员需要在合同执行模块进行录入，由付款审核人员复核后，该流程进入付款阶段。由于合同执行模块与付款模块相关联，付款确认后，合同未付余额会相应减少，因此可以杜绝重复付款的状况发生。由此可见，合同信息化管理相比使用EXCEL管理具有明显的优势。除此之外，经济合同信息化管理与纸质合同管理相比，在合同借阅等方面也更加安全、便捷，不仅克服了纸质合同在借阅过程中容易丢失和保管不当造成破损等缺点，还在很大程度上降低了合同签订环节的风险。总之，经济合同的各个环节都需要在实践中经过反复的检验和优化，才能形成一套有效的合同管理流程。该任务重大而艰巨，需要医院各个部门相互配合、共同努力，从而提高内部控制水平，防范风险，为医院的发展贡献力量。

作者：仇惠 单位：青岛大学附属医院