高校合同管理规范化浅议

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【摘要】在高校合同类型持续丰富的前提下，对合同的科学管理成为高校总体管理工作的重要组成部分，与高校的权益高度相关。因此构建科学的合同管理体系成为提升高校管理职能和法治效果的重要渠道。

【关键词】高校；合同管理；规范化

新时期，随着高校教育教学水平的不断提高，在开展高校合同管理过程中，应结合工作实际，有针对性地开展管理实践与创新研究，从而全面推进高校合同管理规范化水平，为高校各项工作的开展提供有效保证。本文分析了高校合同管理内涵及其特点，总结了高校合同管理的重要性以及相关规范化管理措施。

一、高校合同管理内涵及其特点

高校合同是以高校为法人，与其他主体的自然人、法人和相关组织，基于公平和自愿等原则签订的协议。一旦签署法律合同，便同步产生了法律效力。合同主体均需严格依据合同的约定条款执行相关工作，如果有任何一方违背了合同约定，便需承担相应的责任。高校的合同管理工作是高校在法律的指导下，依据既定的法律和行政等手段对合同关系进行的组织、协调等工作，从而捍卫合同主体的合法利益，并在出现合同纠纷时能够妥善处理，避免发生违法行为，保证顺利履行合同内容。可见，高校合同管理工作的实施效果直接关系到高校所开展的各项活动的合理性与合法性。当前，高校签署的合同类型主要为商品买卖、建设工程、联合办学、科技服务、债权债务、捐赠等多种类型，上述合同广泛涉及经济事项。除此之外，还有部分并不涉及经济的合同类型，如人事管理、知识产权等合同，充分体现出高校的教学、科研与服务职能。与一般性的企业相比，高校所使用的合同类型较多，涉及的金额较大，需多个部门共同参与，这决定了高校的合同管理工作具有明显的特征。

二、高校合同管理的重要性

从内容来看，高校合同具有明显的高校特征，其紧紧围绕教学、科研与服务的职能来完成硬件的建设与维护、设备采购、技术研发、房产租赁等经济活动，以市场化的模式进行操作，通过合同方式在高校和不同市场主体之间建立了权利与义务关系。对高校的合同进行管理，需围绕上述合同类型实施。在具体开展合同管理工作时，需高校的不同职能部门共同参与，其程序性较强，合同的审查和执行均由不同的部门完成，具有高度的分离性特征。如高校签署的采购合同，通常需物资的需求部门提出采购申请，经由领导审批后交到采购部门形成计划。如果条件允许，还需以招标的方式来确定供应商。经过一系列的谈判后形成合同初稿，由法务部门审查后，高校法人可签署合同。而履行合同则由需求方和主办方共同完成。合同中约定的校方所需履行的权利和义务可由具体涉及的部门完成。可见，参与高校合同管理的部门较多，需求部门、主办、审查、财务、法律等部门均需协同配合，各部门均与合同存在密不可分的关系。因此高校在管理合同时，不能仅将管理工作局限于对合同的起草、修改等工作，同时还需以专业化为指导原则，通过构建相对健全的合同管理体系来形成动态化的管理机制，从而不断优化高校合同的管理效果。

三、高校合同管理规范化措施

（一）建立高校合同管理组织体系。首先，合同管理工作牵扯的部门较多，且上述部门有些已经不在高校范围，因此高校与市场主体之间的法律关系也更为复杂。高校若想提升合同管理工作的效力，便需形成具有权威性的专业化管理小组，主要可由高校领导、技术、财务、监察等人员组成，校领导发挥牵头作用，依据合同的类型具体分为基建、采购、资产管理等不同的小组，并设置主要负责人来深化提高合同管理的专业化水平。其次，高校可从降低法律风险方面，尝试设置专门的法律工作组来作为合同管理小组的辅助，主要完成合同的审查和管理工作，全面参与到合同的谈判中，对合同的合法性与严谨性等特征进行把关。同时在履行合同阶段，还需在合同发生变更时提供必要的法律指导，技术发现可能产生的风险，并采取法律手段进行处理，高质量完成合同管理，以此来提高合同管理工作的合规性。最后，合同管理工作所涉及的主体和部门较为复杂，这便使管理工作呈现出更高的综合性特征。从合同内容方面来看，广泛涉及财务、法律等内容。如果上述任何一方面内容存在问题，均会导致合同纠纷。因此需细化明确不同部门在合同管理工作中所需承担的职责。主办方在立项后和签署合同前，需对目标合作客户的经营能力、信用情况进行全面的调研，避免与资质不佳、信誉度较低的主体开展合作。需求方和主办方也需依据项目的具体特征来协调谈判工作，依据法律部门提供的合同范本来形成合同初稿，依据具体的会签制度要求，联系业务、财务及审计等相关部门对合同内容进行审核，衡量其技术性等方面约定的准确性。合同的主办部门则负责后续的履行工作，定期将履行的具体进度和效果向校领导反馈。

（二）健全高校合同管理制度体系。1.合同管理办法。合同的具体管理办法则是高校实施合同管理工作的主要指导性文件。在办法中需明确列出管理部门所需承担的职责，并规定合同的立项、审查、签署、变更、纠纷处理等方面所需遵守的程序和规范，以及合同用章、归档和处罚等方面的内容。2.合同审查会签制度。合同需具有技术、财务和法律相关内容，才能具有预期的完整性。因此，需对合同的技术、商务及其合法性进行严格的审核。在制度中明确规定合同条款所需具备的经济和技术性特征。相关部门完成合同的审查后，再将其移送到法律部门，对合同的合规性与完整性进行审查，重点对合同主体的资质进行查验，以及合同是否符合法律规定，条款的完备性以及内容的严谨性，衡量合同主体的权利义务的均衡性等。需提前预计可能发生的不利情况和风险，避免由于合同缺乏严谨性而导致高校承担不必要的风险。3.授权委托书证管理制度。高校在与外部主体签署合同时，可由法人完成。任何人不能在未经授权的情况下擅自以高校的名义来签署合同，严禁职能部门或二级学院以各自的名义签署合同。为提升签约人行为的规范化程度，需形成委托书证的管理机制，委托书需明确标注代理人的姓名、事项和期限，并由法人签名确认，加盖高校的公章。代理人需在授权的范围和期限内行使权利签署合同，授权书需由高校统一印制和管理。4.合同履行、纠纷处理制度。高校需形成合同的跟踪机制，对合同主办方所需履行的职责以及管理部门的监管职责进行细化明确，不断提高合同管理工作的规范性。主办部门需扎实履行合同的义务，如果由于合同约定不明确而影响履行效果时，便需及时进行协商处理，按照法律要求对合同条款进行修改，并依法履行自己的抗辩、解除等权利，并将合同的具体履行效果与法律部门沟通。形成的纠纷处理制度，要求主办方需及时将情况与法律部门沟通，争取以协商的方式进行妥善处理。法律部门也需在整个协商的过程中提供法律指导，并在需要的情况下参与谈判。如果无法协商解决，便需通过仲裁或者诉讼的方式解决，需将合同档案移交到法律 部门。

（三）构建全程、动态的合同管理体系。1.签订前。在签署合同前，需重点对合作方的资信进行调查，重点对招投标工作进行严格管理。需从多个渠道全面搜集目标合作对象的经营情况，形成拟合作对象的信用管理平台，将风险的防范工作前移，有效从外部条件入手来提高对合同风险的防控能力。在完善信用管理工作方面，主办部门需在签署合同前，先对拟合作主体进行调研，全面掌握其资质、履约能力及信用记录等，同时了解该企业以往的履约情况，对信用指标进行完善设置，形成不良记录体系，将被列入不良记录名单的企业拉入合作企业的黑名单。通过开展合作企业的资信信息、档案和信用等级的管理制度来降低合作企业的信用风险。高校开展的招投标工作便是选择合作对象、签署合同的过程，在合同中，需包括招、投标文件、答疑和承诺等内容。因此若想提高招投标工作实施的规范化程度，为后续合同的签订和履行提供良好的基础，需尽量提升招标文件的规范化程度，需尽量形成内容完整、条件清晰、文本规范的文件内容，尽量降低在招投标和合同履行期间发生纠纷的几率。此外，还需保证招标工作的各环节均有序实施，提升对资质的审核力度，细致检查参与投标方的资质。要求中标人以书面形式形成承诺等文件，并将其作为合同的重要内容。2.签订中。需提高对合同内容审核的重视程度，尽量优化合同的规范性。合同的形式和内容需合法合规，条款设置完整，表述清晰，这样才能有效避免发生法律风险。高校需对合同的内容进行严格把关，以此来提高合同的履约率，避免承担不必要的法律风险。通常，完整的合同主要需包括业务、财务和法律几部分内容，如果上述任何内容出现问题，均会导致合同纠纷。因此高校需建立合同会签的机制，由技术、财务和法律部门重点对合同的经济性及技术性等内容进行把关，此后由法律部门对合同的合法性进行审核。合法性方面的审核内容主要为：合同主体的资质、签约代表的资格、合同内容的合法性等。完备性的审查内容主要为：条款的完备性、内容的严谨性、合同措辞的准确性、权利义务的对等性，以及一旦发生不利情况，是否存在较大的风险等。3.签订后。高校需切实提升对合同履行期间的管理工作质量，形成动态化和全程化的监督机制。建立合同履行跟踪的制度，在签署合同后，主办方主要需对合同的具体履行情况进行跟踪，随时掌握动态变化情况，如果合作方出现违约等行为，便需及时采取必要的措施止损，避免承担更大的风险。如果合同发生变更时，需依据法律规定来对合同条款进行修改和补充，不能以内部报告等方式来作为补充协议。如果在履行合同期间必须对合同进行变更，便需形成书面文件，并将所有文件内容进行归档管理，以此作为履约的证明材料。这样便可明显提升合同管理工作的实施质量，形成顺畅的管理渠道，及时发现履行中存在的问题并进行处理。此外，审计和财务等部门也需依据合同约定来完成结算工作，及时对应收款项进行催收，严控对外付款，避免发生超进度付款的情况。4.履行毕。高校需建立完善的合同归档的信息化系统。在高校合同数量不断增加且履行合同的期限不断延长等情况下，高校需提高对合同保管工作的重视。承办部门在完成工作后，需建立档案，对合同的正本、附件和谈判及签收记录、合同的履行、变更及解除等各类文件信息进行妥善管理，定期向高校的档案管理部门移交。此外，高校还可利用信息化手段来构建专门的管理平台，主要为档案库、合同分析系统等。需更为重视对合同内容的细化分析，结合合同履行过程来总结经验，确定高校的风险承担能力，预测可能的风险点，以此形成后续合同履行的有效措施，避免发生相同或类似的风险，全面迎合高校合同风险防范和管理工作的要求。高校可通过信息化的手段来构建更有效率的档案管理体系，不断提高管理工作的质量，为高校招投标和合同签订等工作提供必要的支持，为后续的合同管理工作提供有益的借鉴和参考。

（四）合同管理应贯穿依法治校理念。为深入贯彻依法治理的意识，高校的合同管理人员需从意识层面来提升对合同管理工作的重视，形成合法的管理机制，同时高校也需形成更高的法律意识，在合同的内容、程序等方面提高规范化程度，全面提升相关人员的职业素养，从而优化合同的管理工作效果。高校实施的合同管理工作需达到法律要求，依据制度来提高合同管理的规范性。“法”便是国家机关制定的法律要求，并对其进行的细化解释。“章”便是高校结合自身的具体情况制定的规章，如高校针对合同的搜集、管理程序、授权及归档等工作形成的要求。合同管理办法便是以程序化的手段来对高校的合同进行管理的制度，能够明显提高合同管理工作的实施效率，不断压缩管理成本，同时还可作为管理人员的方向性指导，避免出现人为错误。合同的审核制度便是提供给合同管理人员的参考，让其在审核合同内容和程序等方面能够更为细致和全面，具体到合同的主体、时间、流程和附加条件等内容，这样便可发挥不同专业的人才在合同审核方面的优势。高校内部需建立自身的授权制度，高校的法人为行政的最高负责人，如果二级学院或职能部门以高校的名义签署合同，需获得校长的授权方可执行，这样才能保证合同的有效性，避免合同的内容对高校的名誉或利益产生负面影响。合同的归档管理制度可作为对合同存档工作的优化完善。合同是高校开展经济活动的法律凭证，对归档制度内容进行细化完善，便可为其他部门提供信息资源，作为查账、清算等工作的重要依据。上述形成合同管理办法、授权、归档管理制度等措施，均需以法治理念实施，这样才能明显提高高校合同管理工作的标准化水平，以此提升高校管理工作的有 序性。

四、结语

高校合同管理规范化是推进高校稳定发展的重要途径，为了进一步加强高校合同管理水平，应结合具体合同内容，科学制定更加完善的规范化管理方案，有效发挥合同规范化管理的价值，进一步为高校发展提供有效保证。总之，在管理过程中，需要积极寻找适合本学校的合同管理方式，这样才能更好实现高校有效防控经济风险，促进高等教育事业健康发展。

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作者:翟智拓 单位:南京特殊教育师范学院后勤基建处