出版企业涉外合同管理研究

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[摘要]国际版权贸易中，国内外出版企业之间的一切贸易往来最终都是以合同的形式来体现的。随着我国国际版权贸易的蓬勃发展，涉外合同激增，涉外合同管理正逐渐成为现代出版企业经营管理的重要组成部分。本文从目前涉外合同管理中存在的问题入手，分析了问题产生的原因，并针对问题的解决提出了解决问题的两个关键。

[关键词]涉外合同;版权贸易;版权合同

自1992年我国加入伯尔尼公约和世界版权公约，特别是加入世界贸易组织后，以版权为标的的国际版权贸易在我国逐步成长、成熟并迅猛发展起来。随着国际版权贸易总量的逐年增长，出版企业涉外合同的数量也与日俱增，涉外合同管理已逐渐成为现代出版企业经营管理的重要组成部分。出版企业的涉外合同通常指的是国外出版企业与国内出版企业就出版作品所达成的明确彼此之间权利义务关系的协议，主要包括版权引进合同和版权输出合同两大类。涉外合同管理是企业依据合同法等相关法律法规，结合企业实际情况，为实现合同目的，对以自身为当事人的合同的订立、履行、变更、解除、终止、纠纷解决整个过程进行监督、控制所采取的一系列法律行为。在国际版权贸易中，出版企业之间的一切贸易往来都是通过合同的形式来体现的。但是由于国内出版企业对国外出版企业、国外著作权人、国外图书市场环境、国际惯例、境外法律等缺乏必要的了解，再加之语言方面的障碍，涉外合同的谈判、拟定、审查、签订、履行、变更、解除、终止及争议解决方面会比本版书合同遇到更多的困难。鉴于涉外合同的特殊性，出版企业从企业自身实际需要出发，按照合法、科学、规范、高效的原则，对涉外合同整个过程的每个环节实施有效的监控，可以维护企业的国际品牌形象，提高合同履约率，减少合同纠纷，有助于企业的持续、稳定发展。

一、现阶段存在的主要问题

由于国际版权贸易在我国起步较晚，我国出版企业直到上世纪90年代初期才开始接触涉外合同，涉外合同无论在数量上还是规模上，都难以同本版书合同相匹敌，因而涉外合同的管理工作始终没有得到足够的关注，管理方式上颇为简单粗放，导致各种违规、违约现象时有发生，问题集中表现在以下两个阶段。

1.合同订立阶段

涉外合同的逐级审核制度流于形式，无法发挥应有的作用。合同签署不按规定流程办，有的业务部门为了图省事，将按规定必须由企业法定代表人本人签署或授权签署的涉外合同随便请没有获得授权的分管领导一签了事。还有个别业务部门无视涉外合同管理规定的存在，习惯于绕过合同管理部门，直接找领导“特批”，干扰了合同管理部门管理工作的正常进行。

2.合同履行阶段

严格按照合同履约意识不强，特别是版权引进合同，做过版权登记，支付完预付金之后便被束之高阁了，忘记了对履约全过程的监控，使得下面这些现象时有发生。例如，引进版图书的封面不合外方要求，遗漏版权声明，出版前未按合同规定提请外方出版社审核译文，未经许可擅自删除索引、图标，超过或不足约定印数，图书出版后不及时告知外方并寄送样书，每年年底不主动提交版税报告，外方来信催要，亦置之不理；不按约定时间结算版税，合同约定的库存销售期限结束后照常销售，等等。以上种种对管理制度和合同约定的无视与怠慢，也许短期内不会引起不良后果，但是长此以往会给出版企业的国际品牌形象造成很坏的影响，在国外出版商中形成不好的口碑，甚至进入黑名单，给企业今后与国外出版商的长期合作设置了障碍。

二、出版企业涉外合同管理存在问题的主要原因

涉外合同风险管理意识缺乏。一些出版企业中从企业管理层到员工对涉外合同的风险管理意识普遍较为淡薄，对市场与合同、合同与合同管理之间关系缺乏正确认识，认为国外出版商远在国外，一旦违约也不易被发现；即使发现，图书标的小，国外出版商也不至于远渡重洋来追究，于是乎，守约的诚信度大大降低，直接造成了涉外合同订立阶段和履行阶段的管理难以到位。涉外合同管理制度不完善且执行不力。近年来，随着出版社转企，现代企业经营管理制度逐步引入出版企业，出版企业的涉外合同管理制度也从无到有，开始有了一些成文的简单规定。但是，由于不够系统不够完善，尚未形成一套完备的、切实可行的涉外合同管理制度体系，无法保证涉外合同管理工作走上制度化、规范化管理的轨道。在实际工作中，即使是一些简单的管理规定，也很难获得上下一致的遵守，常常有章不循，使得规定难以落实。涉外合同管理工作还尚未被当作一项必不可少的企业管理工作来抓。涉外合同管理人员缺乏必备的素质和必要的培训。涉外合同管理是专业性要求较高的岗位。涉外合同管理员业务素质的高低，直接关系到涉外合同的管理质量。涉外合同管理是对涉外合同全过程、全方位的管理，管理工作应当渗透到合同的谈判、草拟、审查、签订、履行、纠纷处理的所有过程、环节和细节当中。无论合同处于哪种状态、运作到哪个阶段，合同管理工作都必须跟上，不能掉以轻心，高度的责任心是做好工作的首要条件。涉外合同大多是英文合同，忠实、准确地翻译英文合同是每个涉外合同管理员必备的基本功。审核英文合同，及时指出合同中存在的法律问题及缺陷并提出修改、增删建议以及督促合同的履行是涉外合同管理员的职责。此外，一定的涉外合同管理经验和技巧也是合同管理工作顺利开展的保证。再好的制度设置、流程设计，如果涉外合同管理员不同时具备以上四个条件，涉外合同管理工作也是无法顺利开展的。

三、解决涉外合同管理存在问题的具体措施

杜绝涉外合同管理问题的产生要从细节入手，关键是把好两道关。一是合同签订关，二是合同履行关。

1.把好合同签订关

涉外合同逐级审核制度和涉外合同会签制度是把好合同签订关的制度保证。业务部门、财务部门、涉外合同管理部门各司其职、分工合作，严格落实这两项制度，可以从纵向和横向两个维度将合同风险防患于未然。涉外合同中涉及预付金、后续版税的支付、付款的币种、扣税、银行手续费的承担以及银行信息的完整性部分可以请财务部门进行专项审核并提出意见。一般情况下，版税支付手续由涉外合同管理人员而非编辑办理，因此，虽然从编辑到业务部门的领导对预付金、版税率等这些涉及成本和费用的问题十分敏感，特别关注，但普遍对于财务方面的事情不是很清楚，往往会忽略涉外合同中一些看似不太重要的“小事”，以致这些问题在合同履行阶段才会逐一暴露出来，使得版税无法按时顺利支付。比如说，涉外合同中外方提供的银行信息经常不完整，财务真正想要的信息找不到，只好中止付款，请编辑再次联系方或外方出版社要求补充信息。有时，就像币种这样的小问题也会因考虑不到而造成麻烦。涉外合同条款的法律审核由涉外合同管理部门负责。出版企业常见的涉外合同一般以版权使用许可合同为主。授权人的签约资格、授权性质、授权内容、授权地域、授权有效期、授权费用、违约责任等条款都是涉外合同管理部门审核的重点。除了这些常规性条款外，一些特殊性条款也不容忽视，需要特别加以留心。例如，笔者曾和国外一家出版社洽谈引进一本图文书，前期进行得非常顺利，很快对方发来了合同，审核合同时才发现，这家国外出版社并不拥有该作品全部内容的版权，书中许多图片的版权是属于第三方，需要再次清理版权。如果继续引进这本书，要么由国外这家出版社负责为我们再次清理版权，并收取费用；要么由国外出版社提供图片版权所有人的联系方式，我们自行清理版权。可见，图文书中的图片可能涉及较多的权利人，再次清理版权的成本是相当高的，而且无论从时间上还是费用上都有不可控的风险。遇到类似的问题，涉外合同管理部门有义务提醒业务部门，请业务部门权衡利弊后作出决定。一份涉外合同，经过三个部门分别从三个不同的角度层层把关，最后放到企业法定代表人的案头最后进行拍板签章时，已经最大限度上规避了合同签署的盲目性，把决策风险降到了最低。

2.把好合同履行关

顺利签订合同，只是一个良好的开始，合同的履行才是真正重要的环节。它既是出版社利益实现的过程，也是最容易出现问题的阶段。一位有责任心、耐心和细心的涉外合同管理员和较为完善、切实可行的制度是把好合同履行关缺一不可的两个要素。涉外合同的有效期通常是5年。如果合同期满后，仍有库存，那么还将会有一个继续销售期，所以说涉外合同履行是一个较为漫长的过程，从管理难度和复杂度上讲，都远远大于合同的签订。涉外合同一旦签署，涉外合同管理人员办理完版权登记手续，支付过预付金后，将合同归档，看似合同管理人员的工作完成了，剩下的工作都是编辑的事了，其实不然。涉外合同管理人员有责任自始至终地关注每份合同的进展，与编辑耐心沟通，密切配合，协助编辑严格落实合同条款，担负起合同履行支持和监督的职能。然而在实践中，涉外合同管理人员对合同履行的有效管理其实是受到很大限制的。如有的出版企业，涉外合同文本由涉外合同管理人员审核，出现纠纷要涉外合同管理部门全权处理，但是涉外合同的履行却没有涉外合同管理人员介入。以至于合同履行出现问题时，涉外合同管理人员才被动处理，严重影响了其合同管理职能的发挥。特别是引进版图书从引进、翻译到出版历时较长，在此期间，如果涉外合同管理员和编辑之间缺乏有效沟通的话，涉外合同管理员根本无从知道这本书在编辑过程中是否出现了与合同约定不符的漏洞，甚至这本书出版了没有？什么时候出版的？出版后是否告知了外方？版税报告按时提交了没有？往往是书已经出版了，不该发生的事情已经发生了，涉外合同管理部门收到了国外出版商或机构发来的信函，要求告知进展并提供版税报告时，才开始介入，联系编辑，督促履行约定。涉外合同管理人员此时所为已经属于事后补救行为，难免会给合作方留下诚信度不够、管理不到位的印象。要想防止这些漏洞发生，企业内部必须建立引进版图书定期检查制度和信息提供、反馈制度，以保证涉外合同管理部门参与涉外合同履行阶段的管理，有效发挥其管理职能。引进版图书定期检查既包括编辑自查也包括涉外合同管理人员的监督检查。一般情况下，涉外合同中，除去权利部分，剩下的关于出版方的义务的约定就是我们合同履行过程中的关键点。外方出版社通常在合同中都对出版时间、封面设计、版权声明、译文审核等方面有严格规定，在图书出版之前，要将涉外合同中外方出版社对我们出版方提出的各项出版要求逐一对照检查，发现不符及时做出纠正，既可保证图书质量、防止事故发生，又可避免图书出版后可能会造成的难以预料的损失。图书出版后，按照合同要求，每年年末由涉外合同管理部门牵头集中督促检查引进版图书的样书寄送情况、版税报告情况和后续版税支付情况，协助编辑全面、适当履行合同义务。信息提供和反馈主要是针对图书编辑与涉外合同管理员之间由于信息不通畅而造成的管理脱节，保证编辑和涉外合同管理人员之间保持有效的沟通与合作。编辑遵守社内规定，及时告知涉外合同管理人员图书进展情况和合同义务履行情况，涉外合同管理人员根据编辑提供的信息，做好完备的涉外合同管理工作档案，详细记录每一份合同的履行情况，一旦出现问题，及时提出反馈意见和建议，督促编辑照约办事。只有编辑和涉外合同管理人员在诚信的前提下，分工协作，互相配合，才能共同把好合同履行关，共同维护好出版社的信誉，为出版社和外方出版社之间今后长期合作和更广泛的合作提供可能。

总而言之，涉外合同管理是一项实践性较强的综合性管理工作，需要我们在实践中，不断地积累经验，不断细化、优化各项制度和流程，并将各项制度和工作流程在实践中严格加以落实，这是提高出版企业综合管理水平的需要，也是加快建立现代企业制度的需要。

参考文献：

[1]姜汉忠.版权贸易十一讲[M].外文出版社，2010

[2]吴江水.完美的合同——合同的基本原理及审查与修改[M].中国民主法制出版社，2005

作者：刘稚清