中小型企业合同管理系统的设计

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摘要：当前我国社会经济正处于转型发展的关键时期，通过扶持中小企业发展来带动经济社会建设，这一观点已被全社会所广泛认可。通过加强信息化管理水平，将有助于引导并推动中小企业发展方式的转变，使其管理体系将更加完备。本文将基于对目前我国中小型企业合同管理现状的分析，来进一步指出合同管理系统设计所应达到的目标，最终就系统结构设计做了具体阐述。

关键词：中小企业；合同管理；研究；设计

提升中小企业的信息化水平，可实现对中小企业发展方式的积极扭转，从而推动中小企业的内部管理体系建设，使之在持续发展的过程中得以不断完善。而在中小企业的日常运行管理工作中，合同管理工作存在着诸多的问题与不足，亟需解决，对此下文将重点就当前我国中小型企业的合同管理问题分析及其系统设计来展开深入的探究工作。

1中小型企业合同管理现状

当前，我国绝大部分中小企业的合同管理工作还主要是依靠人工来进行操作，利用各类办公软件对合同管理文档与统计数据进行归类处理，但这一方式存在着极为明显的缺陷与不足，具体体现在以下几个方面：第一，文档管理难度大。电子版的文档内容和传统的纸质合同内容同时存在，然而在需要调阅相关的文档内容之时便会耗费大量的查找时间，查找过程十分不便。特别是在企业领导要对合同等有关重要内容进行查看时往往会耽搁很久，效率极其低下。第二，信息汇总难度大。采取人工方式或利用相关的办公软件如Excel进行信息汇总管理，常常会因为各部门所采用的数据格式完全不同，在信息获取搜集时也存在有较大的难度挑战，汇总工作便会耗费其大量的时间成本，且还无法保证最终结果的确切性。进而也将会对领导的决策工作产生不利影响。第三，进度控制难度大。往往公司的合同文件数量众多，其中所牵涉的各方人员数量更甚，因此在对合同进度进行控制时仅仅是凭借人工管理以及应用各类办公软件显然是无法满足于公司的实际发展需求，同时在领导要想掌控全局情况时也会出现较大的困难性。另外财务人员在进行款项结算时往往也要参考合同的完成进度，因此也会导致财务工作受到不利影响。第四，预警能力不足。缺乏对于合同进度、款项结算等核心节点位置的有效预警，无法对短期内有可能获得的收支内容作出精确化的预测，对于企业的财务规划工作也不能够提供应有的支持、帮助，进而导致企业的现金流分配不够合理，对资金的利用率不能够达到最大化。

2合同管理系统设计目标

信息化管理方式是当代企业开展管理工作所不可或缺的一项关键工具手段，本文就基于对中小企业的实际情况分析，应用以现代企业先进性的管理思想与方法，选用直接面向目标对象的分析手段，来设计出了基于信息化手段之下的中小企业合同系统管理框架，以期能够达到以下几点合同管理系统设计目标：第一，明确各工作岗位上的人员职责，提升其责任感。协助企业能够将各工作岗位上的人员职责予以明确，确保相应的工作责任可落实到每一个具体的个人身上，保证责任明确，防止越权行为的出现；将合同内容在实际履行过程当中的多个部门、岗位的工作协同问题予以妥善安排，以期达到高效化的办公效率。第二，加强对工作进度与状态的监控力度。对企业各部门人员的工作状况采取切实有效的监控措施；及时了解并掌握各部门人员的实际工作状态，将所存在的问题与不足要确保能够在发现的第一时间便予以解决，进而降低差错事故的发生率。管理系统还可对每一项工作的具体完成进度进行实时性的监测与控制。第三，依据权限与职责的不同来对各级别资料内容予以管理。综合考虑文件的性质及保密性需求，向每一级别的人员给予其相应级别的操作及访问权限，以此来达到保障数据安全的目的。第四，尽可能降低办公资金支出，缩减企业的管理成本。

3系统结构设计

依据中小企业的实际特征出发，综合考虑企业的一般组织结构，管理系统主要可分为市场部、业务部、综合部等三个主要结构部分，现具体分析如下。

3.1市场部

此部门主要需完成的工作内容具体就包括了合同下发、登记、报批、作废等具体工作内容。其中合同的下发与登记即为向市场部的工作人员下发空白合同统计予以等级。市场部工作人员在掌握了业务信息内容之后到公司中获取空白合同，在进行合同内容的签订之后便会进入管理流程之中，而后再将空白合同返还公司。在这一管理系统当中可进行合同编号、经办人员、空白合同回收提示时间等内容的登记，合同登记其中就牵涉到了项目类型的划分、项目、金额大小等等。合同上报审批即为市场部工作人员依据合同签订内容逐级向上报告审批。

3.2业务部

业务部则主要是依据市场部工作人员所签回的合同服务内容，再安排人员来进行合同内容的实施，从而将有关的合同条款履行完成。其工作任务的安排，是通过业务部的主管来对合同内容分配项目的主要负责人来进行实施。计划报批，即为业务部门的工作人员对于自身所负责的项目来将工程在实施过程之中的相关意见与材料在系统之中予以等级，而后送报管理领导予以批准。关键项目的审批即为业务人员对于自身工作之中所发生的关键事项对主要负责领导汇报，并且将自身的一些想法建议也作以说明。结合实际需求，业务部门还可进行报告登记及部门提成登记的设立。其中报告登记是业务人员在将有关的合同内容完成以后所撰写的，对报告也要予以等级。部门所获得的项目提成，一般是项目经理依据合同的实际执行状况来依据一定的比例对各个部门所应当获得金额予以登记，从而为年终结算时提供依据支持。

3.3综合部

此部门的工作内容具体为合同盖章登记、发票开出登记、提成登记、收费登记、报告送达登记等。合同盖章登记即为对合同签订之中合同公章的应用状况予以等级。而发票的开出登记则为在合同履行当中对发票的开出情况作出等级。提成登记是依据合同所规定的提成额度来在提成分配时所进行的登记。报告送达登记是将合同当中所包含的有关报告内容在送至接收人员以后所进行的登记内容。

结束语

此系统项目的建立是基于信息技术的基础之上，通过应用以现代企业先进性的管理思想，来向企业提供合同管理平台。以加强企业的内部合同管理水平，同时兼备财务处理、业务查询与统计等各方面的功能要求。同时综合考虑公司的具体情况，把项目与客户两方面的管理内容也一同并入到合同管理工作之中，确保实现企业资源的高效化配置。

参考文献

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作者：闪新燕 单位：平高集团有限公司