谈医学院校学业成绩证明信息化管理

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摘要:根据高校的现实情况，教务服务管理中的学生学业成绩证明等材料制作与开具面临困难与挑战。本着教务管理无小事、常规工作重细节的理念，在教务服务管理工作中利用信息化手段构建新的工作流程，满足申请者对学业成绩证明材料的多种需求，发挥教务服务管理在医学生人才培养过程中的作用，同时提升教务服务管理人员的教研能力、应对突发事件的能力。

关键词:高等教育;学业成绩证明;教务服务管理

突发的公共卫生事件对于医科大学的师生来说是一次直面传染性疾病救治实战的考验，对于教学管理人员来说更是一次教学管理、教务服务应急能力提升的机会。学业成绩证明管理是教务服务管理中非常重要的一项，关系到学生的就业、继续教育、研究生深造、出国进修、评奖评优、助学贷款、学历学位认证等。本文旨在剖析医科大学学业成绩证明管理所面临的问题，探讨如何利用信息化手段优化教务服务管理工作流程，保障高校人才培养目标的实现。并以此为契机，提升教务管理人员的业务水平及应对特殊情况的应急能力。

1学业成绩证明管理常规工作的特点

1．1内容繁杂，服务对象广泛

学业成绩证明管理的内容包括:出具学生中/英文版课程成绩单、制作毕业证书/学位证书英文翻译件、提供班级/专业成绩排名、核验学生成绩单、毕业证以及学位证等。服务对象主要包括个人及团体两类。个人主要包括:在校生、毕业生、往届生(以上均含留学生);团体包括学校各部门以及用人单位或社会机构，如学生处、就业办、各学院(临床医院)教学办公室、各学院(临床医院)学生办公室等，用人单位、高等学校学生信息咨询与就业指导中心等。加之医学教育专业培养层次广，多种学制并存，因此，学业成绩证明管理工作内容琐碎，但责任重大。本着教务管理无小事、常规工作重细节的理念，管理人员需要做到严谨细致，一丝不苟。

1．2人工办理与自助打印相辅相成

目前高校学业成绩证明多数是人工办理与自助打印并行，对于成绩单、学历学位证明等材料部分通过自助打印盖章一体机可以完成。自助打印系统与高校主数据中心实现对接，可直接读取学生基本信息并进行身份匹配，集成信息读取、刷卡扣费等功能。但对于毕业较早的学生的学业成绩证明材料、班级成绩排名等个性化要求的证明材料需要人工办理。拿成绩单申请来说，人工办理需要提交申请，教务人员进行审核、打印、校对、盖章等操作，制作完毕后，申请人按照约定的办理时间进行现场办理。

1．3协同工作，涉及多个部门

学业成绩证明管理工作是教务管理中的一部分，由教务处负责。但由于内容繁杂，服务对象广泛，因此需要与各职能部门协同配合，例如校长办公室、学生处、就业办、档案馆、财务处、各学院、教学医院等。

2学业成绩证明管理面临的挑战

2．1居家防控，无法自助及现场办理

突然而至的疫情打乱了我们工作、学习和生活的节奏。为做好疫情的预防和控制工作，高校师生在科学部署、精准防治的前提下，居家工作和学习，最大限度减少交叉感染风险。在线教学运行的同时，对于学业成绩证明等材料的需求和师生无法正常返校办理的矛盾日益凸显。

2．2教育国际化使得个性化需求增多

教育供给多样化的背景下，中国高等教育的国际化进程也在不断提速，掀起了大学毕业生出国留学深造的热潮，高校国际交流、联合培养机会不断增多，出国留学人数逐年增长［1］。出国留学已经成为我国教育体系的组成部分。国外不同高校对出国留学申请者提交的证明材料要求有所不同，但其原在国内院校的学习学业成绩证明必不可少。此外，医学专业以其特有的优势吸引了大量来华留学生，他们因申请本国的医师资格、各级各类奖学金、助学贷款等对于学业成绩证明材料的需求量即便是在疫情期间也是与日俱增。由于申请的目的与用途的不同，申请者对学业成绩证明材料的需求呈现个性化趋势。其中，出国学业成绩证明学分绩点制的需求与目前高校主要采用的百分制成绩的矛盾凸显。

2．3疫情导致申请者心理压力增加

疫情传播速度之快，播散范围之广，对人类生命健康以及社会运行影响之重让世界始料不及。目前尚无针对病毒的特效药，只能依靠正确的防护手段预防感染以及传播。长时间居家防疫，加之对于未来的毕业、就业、学业等不确定性的担忧，可使学业成绩证明申请人产生焦虑、急躁等负面情绪，造成学业成绩证明申请信息不准确或缺漏，理想化、个性化需求过度。这都会对学业成绩证明服务管理造成一定的影响。

3学业成绩证明管理对策

3．1充分利用信息化手段，调整优化管理工作流程

为了应对疫情防控常态化的形势，教育信息化的提升不仅仅是在教学领域，加强教务管理信息化已然成为高校信息化建设的重点。信息化的实质是以现代通信、网络、数据库技术为基础。教务管理人员应充分利用信息化手段使管理更加科学化、规范化和精细化，提升学业成绩证明服务管理工作效率，助力医学人才的培养。教务服务管理的职责是负责落实和执行各项管理指令，并将一条条管理指令转换成可操作的程序，即工作流程。如何应对疫情这样的突发事件及时调整并优化服务管理流程，是值得管理人员思考的课题。针对个人办理学业成绩证明申请的业务，在教务处网站上更新办理通知。申请者将申请信息发送至指定邮箱，管理人员根据申请人提供的相关信息，依托教务管理系统中的学生成绩数据库导出成绩信息，生成学业成绩证明材料。由于电子成绩单易篡改，且不留痕迹，使得电子成绩单在生成、流转、存储及应用阶段存在很多潜在的风险［2］。为了切实保证学业成绩证明材料的可信度，我们采用学业成绩证明专用纸进行打印、盖章，通过快递的方式将纸质学业成绩证明邮寄给申请人。借助信息化手段，完成学业成绩证明服务中通知、申请、制作、缴费、递送等一些列工作，既最大限度地避免了人员接触，又保障了疫情期间申请人对学业成绩证明材料的需求。针对部门组织需求的学业成绩证明业务，主要通过邮箱、网络办公系统、移动办公系统、企业微信、OA办公平台等进行有关信息的沟通与协作。

3．2建立畅通的信息反馈通路，在规范中体现服务

信息反馈的及时性有助于提高学业成绩证明服务管理的效率，同时也是缓解申请人在疫情期间针对升学、就业以及出国等因素导致的焦虑、紧张以及急躁等心理不适的最直接有效的方式。申请者与教务管理人员、申请者与学生管理人员、学生管理人员与教务管理人员之间均建立畅通的多维度沟通渠道，提升信息的传递效率。针对学业成绩证明申请人的个性化需求，应在严格成绩管理规范的前提下不断加强人性化服务。规范是前提，服务是目的。教务管理运行必须是在规范的前提下提高服务，提高服务不是无限度地满足每个人的个性化需求，无原则的服务就意味着最基本的教学秩序和成绩规范会受到冲击，教学的公平性将会受到极大的挑战［3］。

3．3加快推进学业评价体系，学分绩点制势在必行

出国学业成绩证明申请所面临的最大问题是国内多采用的是百分制成绩计算方法，而国外院校需要的成绩呈现方式是学分绩点制。学分绩点制可以综合、全面、动态、量化地反映学生的学习质量。但学分绩点制在我国实行时间较短，没有建立统一的标准，甚至很多高校的学分绩点制形同虚设，并未得到切实有效的实施［4］。随着高校教育国际化的发展以及国内外交流规模的扩大，学分绩点制逐渐得到重视，并成为学界公认的改革当前教学管理体制、提升教学质量的重要举措之一。但由于国内高校传统的教学评价体系影响，使学分绩点制在实践应用过程中一直是形式大于内容，未能全面普及。诚然，学分绩点制的施行不是一蹴而就的，需要结合医学院校自身的专业特点，顶层设计，全盘考量，重新配置教学资源，实行科学合理的选课制［5］。不同的高校根据自身实际需要量身定制不同的绩点转换标准。针对目前还未进行学分绩点制改革的高校，当务之急是在现有的成绩管理制度下调研以确定绩点转换的标准，以便为申请人出具学分绩点制的出国成绩单。学业成绩证明服务管理工作琐碎而具体，不但关系到申请者的切身需求，也是学校教务顺利运行不可分割的重要部分。如何提升应急状态下的教务管理与服务核心能力是值得教学管理人员思考与研讨的课题。

参考文献:

［1］王磊．高校研究生教育国际化的对策与建议［J］．中国管理信息化，2020，23(7):239－240．

［2］尹佳，徐静．可靠电子签名在高校可信电子成绩单中的应用研究［J］．中国教育信息化，2018，(15):18－20．

［3］张强．教务运行中如何在规范中体现服务［J］．甘肃科技，2017，33(8):67－69．

［4］吕晓芹．我国高校学分绩点制建构定位［J］．高教探索，2017，(6):51－55．

［5］李楠，俞洋，徐涛．医学院校学分绩点制的有效性研究［J］．中国高等医学教育，2020，(2):51－52.

作者：王跃秀 赵丽莉 郭多 阳方 单位：首都医科大学教务处