企业档案管理系统建设研究

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【摘要】随着当今社会经济发展的不断前进，信息技术的应用已经发展到了各行各业，这就为企业档案管理工作带来有利契机。档案管理系统，既可以解放人力，减轻档案管理者的工作负担，又可以提升企业资源的调取和共享效率，有效服务于企业的经营和发展。企业在档案管理系统的建设中，要积极引入信息化工具，创新管理手段，让信息化工具服务于企业的发展战略。本文从企业档案管理系统的建设目标入手，进而分析了系统的建设内容、设计原则、体系架构、系统功能，希望能够为相关研究提供借鉴。

【关键词】企业；档案管理；建设；研究

前言

档案管理系统的建设，可以解决企业实时快速办公的需求，可以提高企业的工作效率，可以实现灵活高效的管理模式，可以转变服务方式从资料提供者向信息服务者转变。因此加大档案信息化建设的力度，切实提升档案管理水平，是服务企业生产经营的职责所在。

1系统建设目标

1.1总体目标

建设一个能够覆盖整个企业，包括企业总部、分公司、项目部三级机构均可使用的、灵活的、易扩展的档案管理平台。达到系统内协同管理的体系平台，满足各个机构的档案管理规范、数据类型统一、信息显示完整的目标。达到档案资源的储存安全性高，利用率高，档案管理实现数据化、档案收集实现自动化、档案访问实现安全化、档案利用实现简便化，使之成为企业发展的重要信息管理平台。

1.2具体目标

（1）实现整个企业范围的档案系统“一体化”。形成上下互联互通、覆盖全部档案资源一体化的档案管理平台，推动档案工作规范化和科学化，实现档案资源充分整合和共享。（2）实现与OA、工程管理系统、统一身份认证等系统的“全集成”。实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统形成的电子文档能够实时归档、实时接收，真正实现文档一体化和文件全生命周期管理。（3）实现档案工作、业务过程及数据的全管控。通过档案管理系统，实现档案收集、移交、归档、借阅、查询、利用等业务的全程信息化管理；通过上下一体化的档案系统，实现上下级档案业务指导和监督；通过统一的平台，及时档案工作相关制度，方便档案人员及时了解和掌握；通过数据目录，可对全部档案数据进行维护，确保档案数据的安全。（4）实现档案资源及其它相关资源的全覆盖。档案资料包含文件档案、工程档案、财务档案、人事档案、音视频档案等相关信息。系统不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广泛的领域，从而使档案信息资源成为一个超大规模的知识库。

2建设内容

档案管理系统的建设需要从规范制度、数字资源、技术平台和保障体系四个维度进行建设，分步实施，最终达到“组织精益、流程规范、资源丰富、技术先进”的管理目标。

2.1规范制度

通过逐步建立统一的制度规范体系，为档案的科学管理提供基本方向和更为细致的操作指南，为实现档案管理各环节的控制和管理提供更具操作性的指导和规范。

2.2数字资源

梳理各级单位档案资源已有情况和未来规划，推动档案资源数字化，对整个企业档案信息资源进行整合，确保业务的全覆盖，实现信息的充分共享。

2.3技术平台

在信息化建设基础上，充分利用企业已有基础设施，以先进的信息技术为手段，适应网络平台，建设符合规划和设计要求的档案信息化管理系统，实现由传统管理向信息化、知识化管理发展。

2.4保障体系

做好人才队伍、项目资金、技术支撑、安全保证、运营维护等多方面的保障措施，确保顺利完成建设以及后期系统正常运营。

3设计原则

3.1先进性

系统在设计过程中，应当采用目前国内先进同时国外也广泛应用的技术来开发设计系统的架构。系统应采用HTML5+CSS3、工作流技术、全文检索、Ajax技术等，并把各种先进技术整合在系统中。

3.2安全性

从系统访问安全、程序访问安全、功能安全、数据安全四个方面进行控制。系统访问安全采用限制访问IP地址、访问时间、访问次数等方面进行。程序安全采用对程序资源访问控制方面进行。功能安全从对系统的操作方面进行，如上传文件的大小、非法输入的限制、权限控制等。数据安全从数据的存储和传输方向进行，如数据加密等。

3.3扩展性

可扩展性是高性能、低成本和可维护性等诸多因素的综合考量和平衡，可扩展性讲究平滑线性的性能提升，更侧重于系统的水平扩展。系统设计完要留有升级接口和升级空间，对扩展开放，对修改关闭。在数据、业务、服务方面可根据需求灵活实现扩展。

4体系架构

4.1技术架构

（1）展现层。使用Struts框架的展现层。显示的图形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其优势有三点：①代码可重复利用，并且在不改变系统核心功能的情况下展现多种图形页面。②开发的协同性，前台开发人员和后台开发人员可以同时独立的进行工作，并且系统界面的变化不会造成核心处理功能的变化。③可靠性，处理功能和显示功能可以分开，在无需重新编译逻辑功能的情况下可以修改系统的展示界面。（2）应用层。实现系统中全部的业务功能。包括档案管理中的档案登记、维护、保存、使用、访问、权限控制等功能。其中流程引擎控制着整个系统的业务流程，使各个相对独立或有先后顺序的功能可以有效的结合起来，功能之间的访问可调用对应的接口。（3）服务层。作为系统的服务总线，可以为系统提供面向服务的开发工具集。原理是将基本功能包含到开发工具集里面，并提供统一的数据访问接口供应用层使用。（4）逻辑层。它处于数据层与应用层中间，是二者之间的纽带，起到了数据交换中承上启下的作用，是一种弱耦合结构，层与层之间的依赖是向下的。主要负责制定系统中的业务规则和实现业务流程。（5）数据层。储存系统中使用的数据信息，为前台展示提供数据源。数据源可以采用数据库、XML数据集、Excel表格等形式。

4.2接口设计

档案系统需要实现与业务系统、基础平台的“全集成”，即实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统形成的电子文件实时归档、实时接收，其中需要和业务系统、门户系统等集成的方式调用外部接口或者提供对外接口。（1）接口设计的特点。应采用松耦合的方式，使系统内部的接口变得更加易于调整。并使用数据交换平台统一对外接口，避免了单一系统内部逻辑变化引发的异常，可以很方便的更新应用接口。应可以扩展数据交换平台的程序接口，以方便系统进行业务扩展。（2）与OA系统的接口。OA系统中需要归档文件首先进入档案系统整编库，管理员做好档案整理后，对档案归档，入库并上架；档案系统归档后，文件的正文附件做内容抽取，供系统用户检索；档案系统归档后，回调OA的归档状态接口，通知OA系统归档已经完成。（3）与门户系统及身份认证系统的接口。与门户系统的单点登录接口和与统一身份认证系统的接口，其基础都是档案系统通过LDAP服务与企业的用户管理系统目录保持同步更新，实现用户的统一管理。在统一的用户管理基础上，统一身份认证，是指用户登录各个应用系统时，都只需要一套身份识别代码和相应密钥，通过统一与LDAP服务进行验证以保证系统的访问安全。

5系统功能

系统功能主要分为档案采集、档案利用、档案业务和系统管理四大部分，使用户可以轻松掌握系统的应用。档案采集强调简便，档案利用强调易用，档案业务强调个性化，系统设置强调功能强大，这样的系统划分，能够更加符合档案使用者的实际情况，实现了功能强大和简便易用的完美结合。

5.1档案采集

分为档案信息采集、归档档案管理、鉴定销毁、备份恢复等，涵盖了档案管理的生命周期，涉及到收集，整编，鉴定、销毁和导入导出的日常管理工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，自动或辅助手工实现档案的采集和管理工作。

5.2档案利用

分为数据查询，档案借阅、档案推送、档案赋权、档案编研、光盘制作等，提供给企业员工查阅档案，借阅原件，申请权限等综合利用能力，以确保档案变成企业的知识，提升竞争力。

5.3档案业务

分为温湿度展示、信息、档案年报等档案管理方面的应用，管理员能更好的完成对档案业务的开展情况的掌控，及时考核和管理上下级档案的进展情况。

5.4系统管理

分为档案配置、系统配置、统计日志三部分。管理人员可以针对不同类型的档案资料进行定制化配置。系统配置可以创建部门，管理人员和角色，进而设置档案权限，同时也提供了报表设置、日志管理，档案使用情况、工作情况等统计，针对档案管理员和系统管理员，结合本单位的实际情况设置系统以保证档案的业务流程有序地进行。

6结束语

档案管理系统的建设，为企业员工提供了快捷方便的办公手段，企业的办公效率得到了显著的提升，同时企业的信息化管理水平也上升到了一个新的高度，对企业的发展和进步起到了极为重要的作用。

参考文献

[1]陈月霞.企业档案信息化建设的实践与思考[J].现代国企研究，2016（22）：45.

[2]毛莉君，张燕.企业档案管理系统的分析与设计[J].电子测试，2017（07）：65-66.

[3]林文敏.企业档案管理信息系统建设的基本原则[J].企业改革与管理，2016（06）：8.

作者：韩晋 单位：中国电建集团港航建设有限公司